Puede llevar a cabo reuniones virtuales de forma fácil y rápida utilizando TeamViewer. Estos son los pasos para organizar y llevar a cabo una reunión.
TeamViewer es una aplicación que permite conectarse de forma remota a otro ordenador para acceder a los archivos o solucionar un problema; también es una forma práctica y eficaz de celebrar reuniones virtuales con usuarios, clientes, clientes y otras personas. Con TeamViewer, puede realizar todas las tareas habituales de las reuniones virtuales: programar reuniones, compartir la pantalla, hablar a través de una llamada de conferencia, utilizar videoconferencias y compartir archivos.
Nube que hay que leer
El software es gratuito para reuniones virtuales personales, pero hay un costo mensual para las empresas. Desde el punto de vista empresarial, TeamViewer ofrece tres opciones: El plan de usuario único cuesta $49 por mes para una sola licencia para una sesión a la vez; el plan de usuario múltiple cuesta $99 por mes para múltiples licencias para una sesión cada vez, y el plan de equipos cuesta $199 por mes para múltiples licencias con hasta tres sesiones cada vez. Cuanto más cara es la opción, más características ofrece.
TeamViewer está disponible para Windows, macOS, Linux, Chrome OS, iOS y Android. Para este artículo, cubriré la versión de Windows.
VER: Enfoque de liderazgo: Cómo hacer que las reuniones valgan la pena (Tech Pro Research)
Descargue la versión adecuada desde la página de descarga de TeamViewer. Para instalar el software, elija el tipo de instalación que desee y seleccione si desea utilizar el programa para reuniones personales o de negocios. Durante la instalación, puede optar por instalar un complemento de reunión de TeamViewer para Microsoft Outlook. Después de la instalación, TeamViewer aparece automáticamente. Haga clic en el icono del perfil. Si ya tiene una cuenta de TeamViewer, inicie sesión; de lo contrario, haga clic en el enlace Registrarse para crear una cuenta (.
TeamViewer le envía un correo electrónico de confirmación para autorizar su ordenador como dispositivo de confianza. Como medida de seguridad, el software identifica y necesita aprobar su dispositivo basándose en la ubicación y la dirección IP. Después de responder a este correo electrónico, inicie sesión y estará listo para empezar. En la ventana de TeamViewer, haga clic en el icono Reunión. Usted tiene algunas opciones .
Para programar una reunión para una fecha y hora futuras, haga clic en el enlace Programar una reunión. En la ventana, introduzca un asunto, las fechas y horas de inicio y fin, y una contraseña si lo desea. Tenga en cuenta que el control sólo ofrece tiempos a intervalos de 30 minutos, pero puede añadir manualmente un tiempo más específico. Si planea celebrar reuniones adicionales con la misma o similar información, haga clic en la casilla de verificación Guardar reunión para volver a utilizarla posteriormente.
Si necesita configurar una llamada de conferencia, haga clic en el enlace Configurar llamada de conferencia. Puede optar por una llamada telefónica normal o Voz sobre IP y utilizar la conferencia de TeamViewer o de su organización .
Después de guardar la llamada de conferencia y los detalles de la reunión, haga clic en el enlace Mis reuniones. Seleccione la reunión que acaba de crear. Puede editar la reunión si necesita modificar cualquier información, o eliminarla si cambia de opinión. De lo contrario, haz clic en el botón Invitar para invitar a los demás participantes .
La ventana Invitar a los participantes muestra un correo electrónico de muestra para enviar a los demás participantes: edite la invitación según sea necesario. Haga clic en el botón Abrir como correo electrónico para configurar la invitación como un mensaje en su programa de correo electrónico predeterminado. Haga clic en el botón Copiar al Portapapeles para copiar la invitación y poder pegarla en otro lugar. .
Cierre las distintas ventanas de la reunión y envíe su invitación. Cuando venza la reunión programada, selecciónela en la ventana de detalles de la reunión y haga clic en Iniciar. Como opción alternativa, puede iniciar una reunión inmediatamente. Si ya lo ha programado, abra los detalles de la reunión y haga clic en el botón Inicio. Si no lo ha programado, haga clic en el icono Presentación en TeamViewer. Se abre el panel de reuniones de TeamViewer. Desde aquí, seleccione la opción Invitar a un contacto, Enviar correo electrónico o Copiar al portapapeles para notificar a los participantes de la reunión .
Una vez iniciada la reunión, aparece el panel de TeamViewer. Verá el nombre de cada participante a medida que las personas se unan a la reunión. Cuando estés listo para hablar, desactiva el micrófono. A continuación, puede controlar el volumen.
TeamViewer ofrece varias opciones para compartir. De forma predeterminada, se comparte toda la pantalla. Para cambiar esto, pase el ratón por encima de la ventana de pantalla compartida. Haga clic en el botón de pausa si desea pausar el uso compartido de la pantalla; haga clic en el botón de parada para detenerlo completamente. Haga clic en el botón desplegable de Presentar pantalla para compartir una ventana diferente .
Puede compartir un archivo con los demás participantes de la reunión. Haga clic en la entrada de Caja de archivo. Arrastre y suelte el archivo o archivos que desea compartir en esa área; los destinatarios hacen doble clic en el archivo para abrirlo en su extremo .
Para agregar videoconferencia a la reunión, haga clic en la entrada de Vídeo y desmarque el icono de la cámara para habilitar la alimentación de vídeo; ahora los demás participantes podrán verle. Cada participante que quiera ser visto debe desmarcar el icono de la cámara para habilitar el feed .
Puede mostrar una pizarra para escribir, dibujar, tomar notas y tareas similares. Haga clic en la entrada Pizarra. Haga clic en la herramienta que desea utilizar, como el lápiz, el marcador fluorescente, el texto o el globo de voz. Haga clic con el botón secundario en un icono para controlar su tamaño, forma, color y otros atributos. Puede borrar cualquier marca de revisión que necesite eliminar. Para guardar las marcas de revisión, haga clic en el botón Guardar. Para eliminar todas las marcas de revisión, haga clic en el botón Borrar .
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