Microsoft Outlook ofrece sus propias herramientas y trucos para ayudarle a reducir su archivo PST. Aprenda a utilizar la utilidad de limpieza integrada de Outlook.
Utilice Microsoft Outlook y confíe en un archivo PST para almacenar sus mensajes, citas de calendario y otros datos. Su archivo PST puede crecer fácilmente en tamaño, lo que puede obstaculizar el rendimiento de Outlook y aumentar el potencial de corrupción de archivos. De forma predeterminada, Microsoft limita el tamaño del archivo PST a 50 GB en Outlook 2010 a Outlook 2019. Puede aumentar ese límite a través de un hacker del registro, pero es mejor que intente reducir el tamaño; para ello, puede recurrir a la utilidad de limpieza integrada de Outlook.
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La herramienta de limpieza del buzón de correo realiza un seguimiento de los mensajes en función de determinados criterios, como la antigüedad, el tamaño y los archivos adjuntos, para que pueda verlos y decidir cuáles desea eliminar. Después de eliminar una gran cantidad de mensajes, puede compactar el archivo PST para comprimirlo a su tamaño más pequeño.
Su primera tarea es confirmar el tamaño de su PST: puede hacerlo rastreando la ubicación del archivo en el Explorador de archivos y comprobando sus propiedades. Pero ese número puede no ser exacto, según Microsoft, ya que no tiene en cuenta necesariamente los archivos eliminados. En su lugar, utilice la herramienta de limpieza del buzón de correo para obtener una lectura más fiable. Abra Outlook, haga clic en el menú Archivo, seleccione el icono Herramientas y abra Limpieza del buzón de correo (.
En la ventana Limpieza del buzón de correo, haga clic en el botón Ver tamaño del buzón de correo . Outlook le muestra el tamaño total de su buzón de correo y el tamaño de cada subcarpeta.
A continuación, comprueba la opción de búsqueda para encontrar mensajes específicos que puedas querer eliminar. Para rastrear mensajes anteriores a una fecha determinada, seleccione la opción Buscar elementos anteriores a esa fecha e introduzca un número específico de días hasta 999. Para buscar mensajes de tamaño superior a un determinado tamaño, como los que tienen archivos adjuntos, seleccione la opción Buscar elementos más grandes que y escriba un número específico de kilobytes de hasta 9999 (aproximadamente 10 MB), y haga clic en Buscar .
En la ventana Búsqueda avanzada, Outlook muestra todos los mensajes resultantes que coinciden con sus criterios de búsqueda. Haga clic en un mensaje específico si desea verlo. En los resultados de la búsqueda, haga clic con el botón secundario en cualquier mensaje que desee eliminar y seleccione Eliminar .
Puede modificar las opciones de la ventana Búsqueda avanzada para buscar otros tipos de mensajes en ubicaciones específicas. Puede hacer clic en el campo Buscar y elegir un tipo de contenido distinto de los mensajes, como Citas y reuniones, Contactos, Archivos (en Outlook o Exchange), Notas y Tareas. Limitaría la búsqueda inicial a los mensajes, siempre se puede expandir a otros tipos de contenido después. Haga clic en Examinar para elegir una o varias carpetas específicas; de lo contrario, la búsqueda se realiza en todo el buzón de correo .
En los campos de texto de la sección Mensajes, puede buscar palabras específicas en el campo de asunto y en el cuerpo del mensaje. A continuación, puede seleccionar un remitente y/o destinatario específico. Puedes marcar la casilla Dónde estoy y elegir los mensajes para los que eres el único en la línea Para, no eres el único en la línea Para, o estás en la línea CC. Haga clic en el campo Tiempo y podrá limitar los resultados a los mensajes que se recibieron, enviaron, vencieron, vencieron, crearon o modificaron durante un período de tiempo específico .
Puede refinar aún más sus criterios de búsqueda. Haga clic en la ficha Más opciones para limitar la búsqueda a mensajes específicos según el estado, la bandera, el tamaño y otros factores .
Haga clic en la ficha Avanzado si necesita agregar criterios de búsqueda que no están disponibles a través de las búsquedas incorporadas. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Buscar ahora para ejecutar la búsqueda con los nuevos parámetros .
Puedes revisar los mensajes que aparecen en tu nueva búsqueda para borrar los que no necesites. Cuando haya terminado de eliminar los mensajes, cierre la ventana Búsqueda avanzada para volver a la herramienta Limpieza del buzón de correo. Puedes ver cuánto espacio has liberado al eliminar los mensajes: sólo tienes que hacer clic en el botón Ver tamaño de los elementos eliminados. Si está seguro de que no necesita ninguno de los mensajes eliminados, haga clic en el botón Vaciar para purgar todos los elementos eliminados .
Aunque haya borrado muchos mensajes, su PST no se encoge automáticamente como resultado. Piense en su PST como una base de datos: tiene que compactarla para reclamar el espacio liberado por la eliminación de registros. Para ello, cierre la ventana Limpieza del buzón de correo. Haga clic en el botón Configuración de la cuenta y seleccione Configuración de la cuenta. En la ventana Configuración de la cuenta, haga clic en la ficha Archivos de datos, haga doble clic en el archivo PST, haga clic en el botón Compactar ahora y espere a que se compacte el archivo. Puede volver a la herramienta de limpieza del buzón de correo para volver a comprobar el tamaño del PST .
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