Aumente sus probabilidades de tener éxito en la primera función de gestión de proyectos mediante la planificación de estos componentes básicos de un proyecto.
Una empresa creó un proyecto de análisis con fines de experimentación e implementación, pero no tenía ningún objetivo empresarial predefinido para que el análisis lo abordara. Por lo tanto, el proyecto no dio resultados, el proyecto perdió credibilidad.
Un minorista de juguetes quería desarrollar una muñeca que pudiera reproducir música pregrabada almacenada en un chip, con sólo tocar un botón. El problema era que los chips de computadora que contenían la música provenían de Asia, y en ese momento hubo una huelga de estibadores en la costa oeste que retrasó la entrega más allá de la temporada de fiestas. ¿La consecuencia? Un proyecto sin éxito y varios millones de muñecas que se quedaron en un almacén sin vender.
Más para CXOs
Se planificó un proyecto de ingeniería en torno al conjunto de competencias de un ingeniero superior, que luego notificó a la empresa para que buscara otra oportunidad de empleo antes de que el proyecto pudiera completarse. La empresa no tenía forma de llevar a cabo el proyecto sin el ingeniero.
Todos estos son ejemplos de proyectos en los que una o más personas, herramientas u horarios han fallado. Estos fiascos son las razones por las que las personas que se incorporan a la gerencia media evitan los trabajos que requieren gestión de proyectos, o al menos consideran cuidadosamente sus opciones antes de ofrecerse como voluntarios para gestionar su primer proyecto.
A pesar de las posibles trampas, la capacidad de gestionar con éxito los proyectos y la voluntad de asumir el riesgo de asumir el control de los proyectos fallidos y hacer que funcionen pueden beneficiar a su carrera. La clave es comprender los conceptos básicos de la gestión de proyectos antes de emprender el primer proyecto.
Estos son algunos de los conceptos básicos en caso de que se enfrente a su primer proyecto.
Gente
La elección de personas para el proyecto que no sólo tengan las habilidades adecuadas, sino que puedan trabajar en equipo en armonía es muy importante. Incluso un colaborador dotado, si no coopera y es difícil llevarse bien con él, puede hundir un proyecto.
Herramientas
Las herramientas para el proyecto, ya sea para el desarrollo de software, la seguridad, la infraestructura, la gestión de proyectos o las nuevas herramientas de procesos de negocio, deben estar en su lugar antes de que comience el proyecto. Si hay herramientas que necesitan ser usadas tan pronto como el proyecto comience, asegúrese de que el personal tenga la capacitación adecuada por adelantado.
Definición del objetivo empresarial
Nunca inicie un proyecto a menos que tenga un objetivo comercial claramente definido y un conjunto de entregables del proyecto en los que todas las partes interesadas estén de acuerdo.
Patrocinadores
Es importante asegurar la continuidad de los partidarios e incluso de los campeones de su proyecto desde el área de usuarios o áreas que se van a beneficiar de él. Estas partes interesadas pueden ayudarle a garantizar que las tareas del lado del usuario del proyecto se completen a tiempo.
Métricas, puntos de control y monitoreo de condiciones
Las metas para la finalización de la fase de proyecto y la calidad, para las pruebas de unidad y la calidad, y para otros elementos del ciclo de desarrollo del proyecto deben estar documentadas y claramente establecidas. Las métricas de desempeño pueden ser desarrolladas fácilmente para medirlas y para medir el éxito del proyecto. Al mismo tiempo, un gerente de proyecto también debe buscar indicadores clave que no puedan ser registrados en el software de seguimiento de proyectos. Para ello, el director del proyecto debe interactuar de forma activa y regular con el personal para comprobar los niveles de confianza sobre el proyecto, observando cualquier duda, desvíos en el trabajo o cuestiones políticas que puedan estar retrasando el progreso.
Comunicaciones
La experiencia más frustrante para los receptores de proyectos de TI es que no tienen una visibilidad continua de cómo está progresando el proyecto, los problemas que deben resolverse y cuándo es probable que se complete el proyecto. Cuando un proyecto clave no cumple con su plazo final y los usuarios expectantes son sorprendidos, las hostilidades se acumulan y el retraso inesperado del proyecto a menudo interfiere con el despliegue de otros proyectos en áreas de negocio que dependen de que ese proyecto se ponga en producción primero. Incluso si el proyecto no va tan bien, comunique su estado por lo menos una vez por semana. Las partes interesadas respetarán la comunicación, e incluso podrían ayudarlo a resolver algunos de los problemas del proyecto.
Planes de contingencia
Es posible que un proveedor clave no cumpla con un plazo de instalación de hardware crítico para un proyecto, o que su arquitecto jefe de datos se enferme durante un período de tiempo prolongado. Nunca se sabe lo que puede pasar en un proyecto. Por eso siempre es esencial hacer un análisis de amenazas y planes de contingencia antes de que el proyecto comience. Esta planificación anticipada le ofrece alternativas a las que puede recurrir cuando suceden cosas malas.
La gestión de proyectos es un proceso complejo que requiere muchos años de experiencia para perfeccionarse; por lo tanto, si usted está asumiendo su primer papel en un proyecto, su empleador sin duda sabe que puede ser propenso a cometer errores, y los cometerá. Pero al tener un plan de ataque que cubre todas las bases clave de la gestión de proyectos antes de empezar, también puede mejorar sus probabilidades de entregar un primer proyecto estelar que deleitará a sus usuarios, a su equipo y a la empresa.