La gente no siempre quiere entrometerse, pero si tienes Outlook abierto mientras están cerca, es posible que vean citas que preferirías mantener en privado. Usando una vista personalizada, puede ocultarlos.
Outlook le permite marcar las citas como privadas, pero el término es un poco engañoso porque la interfaz seguirá mostrando la cita por tema en la vista Calendario. Usted, como propietario de la cita, puede abrirla y ver sus detalles, pero los usuarios a los que ha concedido permiso de lectura no pueden. Sin embargo, las personas que estén cerca pueden ver esos artículos en su calendario, si están lo suficientemente cerca. Si se aleja de su sistema, alguien puede acceder a los detalles de las citas privadas tan fácilmente como usted. En este artículo, le mostraré cómo crear una vista personalizada que no muestre las citas privadas en la vista Calendario, para tener un poco más de privacidad.
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La opción Privado está disponible para citas, eventos, tareas y contactos, pero trabajaremos exclusivamente con citas en este artículo. Estoy usando el escritorio de Outlook 2019 en un sistema Windows 10 de 64 bits. Puedes marcar un elemento como privado en Mail 365, pero necesitarás un administrador para crear una vista personalizada para ti. No hay ningún archivo de demostración descargable para este artículo.
Un consejo
Los elementos privados siguen siendo visibles en el calendario, en las listas de tareas, etc. Al ocultar estos elementos, los quita de la vista por completo. Por esta razón, le recomiendo que establezca un recordatorio cuando cree la cita. De esta manera, no se olvidará accidentalmente de la cita: fuera de la vista, fuera de la mente.
Marcar una cita como privada
Antes de que pueda configurar la vista personalizada, necesita algunas citas privadas para ocultarlas. Afortunadamente, el proceso es una opción simple, establecida de la siguiente manera:
- Abra una cita o cree una nueva.
- Haga clic en la ficha Cita (si es necesario.
- Haga clic en Privado en el grupo Etiquetas (.
Marque una cita como privada.
En este punto, la cita privada todavía está visible en su calendario (. Si creó una tarea para la cita, también estará visible en su lista de tareas, pero como tarea privada. Otros usuarios con permiso de lectura no pueden ver los detalles de la cita. Si abre un elemento, puede saber fácilmente si es privado marcando la opción Privado: Cuando está habilitado, el icono tiene un fondo oscuro. Además, los detalles de la pantalla muestran el icono . No puede utilizar esta opción con una sola cita en una serie, pero puede hacer que toda la serie sea privada.
Las citas privadas son visibles en la vista de calendario.
Crear una vista personalizada
En este momento, usted tiene por lo menos una cita privada que otros pueden ver en su calendario, aunque ellos no pueden ver los detalles. Esto podría ser una configuración adecuada para ti. Si no lo es, puede seguir estos pasos para crear una vista personalizada con un filtro que no muestre elementos privados.
Comience por ir al Calendario, hacer clic en la ficha Ver y elegir Administrar vistas en el menú desplegable Cambiar vista en el grupo Vista actual (.
Cree una nueva vista.
A continuación, seleccione la vista que utiliza habitualmente, Calendario en este caso, y haga clic en Copiar. Es más fácil empezar con una vista existente que empezar de cero.
1
. Ponga un nombre a la nueva vista Ocultar citas privadas () y haga clic en Aceptar.
Nombra la nueva vista.
En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en Filtro y, a continuación, en la ficha Opciones avanzadas. En el menú desplegable Campo, seleccione Campos de uso frecuente y, a continuación,
Sensibilidad (.
Los criterios de filtro Privado están disponibles a través de las opciones de Sensibilidad.
En la lista desplegable Condición, seleccione No igual a y en la lista desplegable Valor, seleccione Privado (.
Figura
F
Seleccione Privado como valor de criterio.
Haga clic en Agregar a la lista, haga clic en Aceptar dos veces y, a continuación, en Aplicar vista . (Sin embargo, puede aplicar el filtro en cualquier momento.
Aplique el filtro antes de volver a la vista Calendario.
El calendario ya no muestra sus citas privadas (. Si todavía puede ver el suyo, probablemente no hizo clic en Aplicar vista en el paso anterior. En ese caso, simplemente aplique la vista manualmente desde el menú desplegable Cambiar vista (.
El filtro de la vista oculta las citas privadas de la vista Calendario.
Puede aplicar la vista manualmente.
Aunque las citas privadas no estén visibles, Outlook seguirá activando recordatorios, por lo que no tendrá que preocuparse de olvidarlas. Para desocultar las citas privadas, simplemente cambie la vista de nuevo a Calendario (o cualquier otro.
Es importante tener en cuenta que la vista personalizada no ocultará las citas privadas que haya agregado a su lista de tareas. Deberá crear una vista personalizada para la ventana Tareas para inhibir su visualización. Al considerar esta técnica de esconderse, asegúrese de pensar en todos los lugares en los que su cita (o artículo) podría ser visible y acomódelos en consecuencia.
Aunque una cita privada puede impedir que los usuarios vean sus detalles, no es una característica de seguridad seria. Una persona que quiera ver esos detalles puede usar VB u otro cliente de correo electrónico. Debido a que la vista personalizada es visible desde el menú desplegable Cambiar vista, es posible que desee darle a la vista un nombre más discreto que el que usamos en este ejemplo. No detendrá a un intruso sentado frente a su computadora con acceso total, pero nuestro ejemplo de vista grita, «¡Mira aquí lo bueno!»
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