La creación de metas que sean específicas, mensurables, alcanzables, realistas y basadas en el tiempo puede ayudar a los empleados a sentir un mayor sentido de propósito en su trabajo. A continuación se explica cómo configurarlos.
El concepto de Gestión por Objetivos (MBO) se remonta a los años sesenta. La metodología MBO reconoce que los empleados quieren un trabajo con propósito, y que esperan que sus gerentes trabajen con ellos en la creación de objetivos de trabajo significativos.
MBO se basa en cinco principios fundamentales conocidos como SMART, que es un acrónimo de específico, mensurable, alcanzable, realista y basado en el tiempo.
Echemos un vistazo a ellos en la práctica.
Objetivos específicos
Cuando empecé a implementar MBO como gerente, me encontré luchando con algo de la metodología MBO que aprendí de libros y consultores. Estas fuentes tendían a comenzar con los objetivos estratégicos corporativos, luego entrar en los objetivos del departamento y luego profundizar en las metas. Me pareció que era demasiado complicado y que tenía demasiadas capas de objetivos. Simplificamos nuestro enfoque identificando los objetivos corporativos y luego fijando las metas de nuestro departamento y las metas individuales. Esta simplificación nos permitió superar la complicación de la metodología para poder implementar la práctica sin confusión.
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La segunda cosa que hicimos como grupo fue reunirnos como departamento para establecer las metas que consideramos que mejor apoyarían los objetivos corporativos. Después, el siguiente paso fue que los empleados individuales y sus supervisores inmediatos trabajaran juntos para definir metas individuales de desempeño laboral que apoyaran lo que necesitábamos lograr como departamento de la empresa. Esta colaboración relajó las ansiedades de hacer un nuevo proceso e hizo que la definición de la meta fuera colaborativa. Las metas fueron colocadas en una sintaxis de «A ________, por ________», lo que nos ayudó a hacerlas más específicas. Un ejemplo de ello fue: «Revisar y revisar la ejecución de trabajos por lotes para mayor eficiencia, de modo que podamos reducir nuestro tiempo de procesamiento nocturno de toda la noche a cuatro horas o menos.» El vínculo con el objetivo corporativo era que acercaría a la empresa a un objetivo de negocio «siempre abierto» las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para un mercado global.
VÉASE: Prioridades del CIO: Cómo establecer metas que importan (ZDNet)
Metas mensurables
Ilan S. Jayaraman, líder del desarrollo del producto Ignite Quality and Test, automatización e inteligencia cognitiva/artificial para IBM, dirige un equipo de 30 miembros que daba soporte a una suite de más de 40 aplicaciones con 42.000 puntos de función. Quería mejorar los índices de satisfacción de los clientes de su equipo, así que utilizó MBO. Jayarman trabajó con su equipo para definir metas específicas que tenían como objetivo completar los proyectos antes y lograr mejores índices de satisfacción del cliente, pero también insistió en metas mensurables que pudieran medirse continuamente para que todos los involucrados pudieran estar seguros de que las metas estaban en camino. Se establecieron objetivos específicos y mensurables para cada fase de cada proyecto. Se establecieron metas mensurables individualmente que se vincularon con las metas generales del proyecto, y las metas (y el progreso) se revisaron semanalmente para que se pudiera detectar cualquier desviación y actuar en consecuencia. La productividad de los proyectos mejoró en un 17% y las tasas de error de los proyectos se redujeron en un 66%.
Metas alcanzables
Shanelle Mullin, una comercializadora con experiencia en marketing de contenidos, análisis y relaciones públicas que ahora trabaja en el desarrollo de contenidos en CXL y CXL Institute, habló sobre cómo había ayudado a las empresas de nueva creación en el pasado con la creación de estrategias de marketing generadoras de ingresos.
«La clave para establecer objetivos de marketing alcanzables es dedicar tiempo a evaluar su posición actual», dijo Mullin, en una entrada del blog. Muchas empresas de nueva creación establecen objetivos elevados e inalcanzables y terminan desanimadas, lo que puede ser perjudicial en los primeros días….». Tómese el tiempo para entender realmente sus niveles de crecimiento hasta la fecha. Si usted ejecuta un blog popular y el tráfico ha aumentado en un 8-10% durante los últimos cuatro meses, usted sabe que un aumento de 12-15% mes a mes en el tráfico del blog es un objetivo difícil pero alcanzable. No sea la startup que tira para el 20% o la startup que considera que cualquier cosa por encima del 8% es una victoria….Lo importante es que sus metas principales están ligadas a los principales objetivos del negocio.
Objetivos realistas
Un cuarto pilar de la metodología SMART es el establecimiento de objetivos realistas para el trabajo. Estos objetivos deben ser fácilmente alcanzables, pero también deben contener algún «estiramiento» que desafíe al personal a superar el trabajo meramente alcanzable.
Uno de los mejores ejemplos de fijación de objetivos realistas es con las empresas cuyos departamentos de TI han tomado la decisión de trasladar sus infraestructuras de TI fuera de los sistemas internos a la nube. El enfoque que la mayoría de las empresas adoptan es trasladar los sistemas de uno en uno a la nube, en lugar de utilizar un enfoque de «big bang» todo en uno. El uso del enfoque de uno a la vez permite al personal mirar hacia atrás después de un período de tiempo, digamos, un año, y ver que se ha logrado la meta. La siguiente fase, que podría implicar el traslado de todos los sistemas financieros, podría comenzar en el segundo año. Al utilizar un enfoque de proyecto por etapas con metas realistas que tienen una alta probabilidad de ser alcanzadas, los gerentes pueden mantener alta la moral de su personal porque todos pueden ver el progreso que se está logrando. También evitan el riesgo de que muchas cosas salgan mal cuando se pone en marcha un enfoque de «big bang» que es probable que haya pasado por alto hacer algo en algún lugar.
VER: Los secretos de establecer objetivos de TI que funcionan (ZDNet)
Metas basadas en el tiempo
El mejor proyecto basado en el tiempo de todos los tiempos fue el año 2000. Todas las empresas sabían que tenían que tener las fechas de todos sus sistemas fijadas antes de que comenzara el nuevo siglo, y no había lugar para retrasos en los proyectos. En ese momento, esto creó un enorme sentido de misión en los profesionales de TI. Los informáticos de diferentes empresas se reunían en las cafeterías para descansar, darse unos cuantos choques de manos y volver al trabajo. Las horas de trabajo eran 24/7 en muchas organizaciones. No sé si alguna vez volveremos a estar en una situación de presión de tiempo como la del año 2000, pero la idea de poner límites de tiempo a todos los proyectos y tareas es crítica para la realización de los objetivos. Sin estos límites, las tareas tienden a extenderse. Incluso he visto algunos casos en los que nunca terminan porque los gerentes olvidaron que asignaban a los empleados a trabajos de duración indefinida sin marcos temporales y que nunca volvían a verificarlos.
Conclusión
Hace 16 años, Robert S. Kaplan y David P. Norton escribieron un libro titulado»The Strategy-Focused Organization». En él, afirmaron, «Sólo un 7% de los empleados hoy en día entienden perfectamente las estrategias de negocio de su empresa y lo que se espera de ellos para ayudar a alcanzar los objetivos de la empresa».
La comprensión de los objetivos de la empresa no parece haber mejorado mucho. En 2019, Betterworks, una empresa de software comercial, realizó una encuesta sobre el sentimiento de los empleados en el trabajo. En la encuesta, sólo el 32% de las mujeres y el 25% de los hombres dijeron que entendían cómo su trabajo contribuía a los objetivos de la empresa.
Mediante la implementación de técnicas como MBO y la aplicación de las cinco reglas de MBO de objetivos específicos, mensurables, alcanzables, realistas y basados en el tiempo, las empresas (y sus departamentos de TI) pueden llegar muy lejos para garantizar que todos los empleados comprendan sus objetivos personales, cómo se vinculan con los objetivos del departamento y cómo el trabajo general del departamento se vincula con la estrategia corporativa.
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