Cómo crear y actualizar grupos de contactos de Outlook de forma sencilla

Si creas o actualizas grupos de contactos, te beneficiarás de este sencillo truco de agrupación que te permite trabajar con varios contactos como si fueran uno solo.

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Probablemente sabes lo que es un grupo de contactos, es lo que usas para enviar el mismo correo electrónico a varias personas al mismo tiempo. Crear el grupo es una tarea rápida y fácil si sólo agregas unos pocos contactos. Pero si el grupo comprende docenas o cientos de contactos, encontrar y añadir cada uno individualmente al grupo sería una tarea tediosa. Afortunadamente, puedes usar un acceso directo si los contactos están relacionados de alguna manera. En este artículo, te mostraré cómo añadir varios contactos a un grupo de contactos en tres sencillos pasos:

• Agrupe los contactos de forma adecuada en una vista de lista.
• Copie los contactos a una carpeta nueva o existente.
• Cree un nuevo grupo o edite un grupo existente añadiendo la carpeta.

Estoy usando Outlook 2019 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero esta técnica funcionará en versiones anteriores. Los grupos de contactos se conocen como listas de distribución en versiones mucho más antiguas. Además, la ventana Gente es la ventana Contactos en versiones anteriores. No hay ningún archivo de demostración descargable para este artículo.

Términos rápidos

A lo largo de este artículo, verá el término grupo utilizado de dos maneras. Primero, al ordenar una vista de lista, podemos ver los contactos en grupos-contactos que están relacionados por un valor de campo. En segundo lugar, un grupo de contactos es una colección de contactos a los que puede hacer referencia y utilizar por nombre. A medida que leas, verás que el contexto distingue los dos usos.

Paso 1: Contactos de grupo

Para ilustrar este sencillo truco de agrupación, poblaremos un nuevo grupo llamado ConsejoTecnologico.com con los contactos de ConsejoTecnologico.com. El primer paso es agrupar los contactos por un valor relacionado, en este caso, que es un valor de Compañía de ConsejoTecnologico.com:

1. Abra la ventana Personas (Contactos) si es necesario.
2. Haga clic en Cambiar vista en el grupo Vista actual y seleccione Lista.
3. Haga clic en la celda de encabezado Compañía para agrupar sus contactos por compañía (.

Agrupe una lista por el campo Empresa.

Paso 2: La carpeta

Si tiene una carpeta existente donde puede copiar los contactos agrupados, arrastre el grupo desde la lista a la carpeta mientras mantiene pulsada la tecla[Ctrl]. Al hacerlo, los contactos se copiarán a la carpeta. Si no pulsa[Ctrl] mientras arrastra, Outlook moverá los contactos de su carpeta predeterminada.

Si necesita crear una nueva carpeta, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el primer contacto de la sección ConsejoTecnologico.com y, a continuación, mantenga pulsada la tecla[Shift] mientras hace clic en el último para seleccionar todos los contactos de este grupo.
2. Haga clic con el botón derecho del ratón en la selección y seleccione Moverse en el submenú resultante.
3. En el siguiente submenú, seleccione Copiar a carpeta .
4. En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en Nuevo, ingrese a ConsejoTecnologico.com ), y haga clic en Aceptar dos veces.

Copie los contratos a una carpeta.

Cree una nueva carpeta.

En este punto, usted tiene una nueva carpeta de contactos llamada ConsejoTecnologico.com con cuatro contactos, como se muestra en la . Si la nueva carpeta no es visible en el panel de navegación, cierre y vuelva a iniciar Outlook.

La nueva carpeta contiene copias de sus contactos de ConsejoTecnologico.com.

Paso 3: Crear un nuevo grupo de contactos

Ahora está listo para crear el nuevo grupo de contactos y rellenarlo con los contactos de la

carpeta ConsejoTecnologico.com de la siguiente manera:

1. En el grupo Nuevo (ficha Inicio), haga clic en Nuevo grupo de contactos.
2. Introduzca ConsejoTecnologico.com como su nombre.
3. Haz clic en Añadir miembros en el grupo Miembros y selecciona Desde Contactos de Outlook (esta opción puede variar según la configuración, pero debería ser la opción correcta para la mayoría de los usuarios

)

1. .

1. En el menú desplegable Agenda, seleccione ConsejoTecnologico.

com .

La libreta de direcciones de ConsejoTecnologico.com es la carpeta que creamos anteriormente.

Si no ve la nueva carpeta como una libreta de direcciones, haga lo siguiente:

1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta ConsejoTecnologico.com (panel de navegación) y seleccione Propiedades.
2. En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en la ficha Libreta de direcciones de Outlook.
3. Asegúrese de que la opción Mostrar esta carpeta como una libreta de direcciones de correo electrónico esté marcada .
4. Haga clic en Aceptar.

Outlook puede utilizar una carpeta como libreta de direcciones.

Gracias a este sencillo truco de agrupación, puedes crear rápidamente un grupo de contactos para tus contactos. Puede utilizar esta técnica para añadir nuevos miembros a un grupo existente, pero debe repetir todo el proceso. No basta con copiar los contactos en una carpeta existente; debe abrir el grupo de contactos y volver a añadir la carpeta. Outlook sólo agregará nuevos contactos, por lo que no tendrás que preocuparte por contactos duplicados.

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