El seguimiento del trabajo es esencial en todas las organizaciones, y estas mejores prácticas pueden ayudar a los usuarios de G Suite a gestionar su trabajo de forma más eficiente.
G Suite: ¿Qué es, y cómo puede beneficiar a las empresas… Todavía en la oscuridad acerca de la suite de software de oficina de Google basado en la nube? He aquí una breve introducción a G Suite.
Las herramientas de creación de contenido basadas en la nube, como Google Docs en G Suite, ayudan mucho a los equipos a mantener actualizados sus proyectos conjuntos. Sin embargo, debido a que la aplicación guarda automáticamente todos los cambios, puede ser difícil para algunos usuarios nuevos de G Suite volver atrás y encontrar versiones antiguas.
Una reciente entrada en el blog de G Suite del director de producto Robert Dunnette explica a los usuarios cómo hacer un mejor seguimiento del control de versiones y comprender las iteraciones de sus documentos compartidos. Para empezar, si desea ver todos los cambios realizados en un documento, haga clic en Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones, dice el mensaje.
También aparecerá en la barra de navegación un texto en el que se puede hacer clic para leer:»Última edición…» o»Todos los cambios guardados», que el usuario puede desplazar el puntero para ver información sobre los cambios. «O si está regresando a un documento, puede hacer clic en’Ver nuevos cambios’ y el documento resaltará las ediciones que se hayan realizado desde la última vez que visitó el sitio», dice el mensaje.
VER: Tabla comparativa: Herramientas de colaboración empresarial (Tech Pro Research)
A veces, sin embargo, usted quiere más granularidad o una manera más simple de rastrear las cosas. Aquí hay cuatro mejores prácticas que ofrece el post para la gestión del control de versiones en G Suite.
1. Haga copias
Los usuarios pueden hacer copias de versiones específicas de un documento para tener un registro más permanente de los cambios. El post da el ejemplo de un documento de «antes» y «después» para ser compartido con un jefe.
2. Nombrar versiones específicas
G Suite guardará todas sus versiones para un documento dado, pero en realidad puede volver atrás y nombrar cada una de esas versiones para tener un mejor contexto para entender cómo fue editada.
3. Vea quién ha visto su trabajo y cuándo
Si vas a Herramientas > Panel de actividades, puedes ver quién está viendo qué versiones de tu documento y cuándo están husmeando. Estas tendencias de audiencia pueden ser críticas para entender cómo otros revisan su trabajo.
4. Configurar notificaciones
Trabajar en una hoja de cálculo a través de Google Sheets es una práctica común de colaboración. En Herramientas > Reglas de notificación, los usuarios pueden configurar notificaciones o actualizaciones periódicas para cada vez que se actualice una hoja.
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