Cómo ocultar los datos de Excel y alertar a los lectores

Es común ocultar los datos de Excel. Si desea que los espectadores vean esos datos, puede agregar una alerta amistosa.

Ocultamos los datos por muchas razones, pero probablemente la más común es no complicar una hoja de trabajo ocupada. Por ejemplo, puede tener hojas que muestren los resultados finales y oculten los datos evaluados. Sin embargo, a veces los espectadores pueden querer ver esos datos, especialmente si está presentando los resultados finales en una aplicación del panel de control.

En este artículo, le mostraré dos maneras fáciles de ocultar datos y luego cómo alertar a los lectores de que hay datos ocultos que podrían querer revisar.

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Estoy usando Office 365 Excel (escritorio) en un sistema Windows 10 de 64 bits. Ambos métodos para suprimir líneas están disponibles en versiones anteriores. Sin embargo, la función Esquema no es compatible con la edición del navegador. Puede utilizar sus propios datos o descargar los archivos de demostración.xlsx y.xls.

Ocultar comando

Probablemente la forma más conocida de ocultar filas (y columnas) es usar el comando Ocultar. Simplemente seleccione las filas que desea ocultar, haga clic con el botón derecho del ratón en la selección y seleccione Suprimir en el submenú resultante. Para desocultar líneas, marque la línea por encima y por debajo de las líneas suprimidas, haga clic con el botón derecho y seleccione Desocultar. Presionando Ctrl+z inmediatamente también desocultará las filas. Alternativamente, puede hacer clic en el menú desplegable Formato (en el grupo Celdas en la pestaña Inicio) y elegir Ocultar y Desocultar. O bien, puede utilizar el método abreviado de teclado Ctrl+9; Ctrl+Mayús+( desocultará las filas.

Para ilustrar cómo ocultar filas, usemos el método del botón derecho del ratón para ocultar las filas del 4 al 7 en la hoja de presupuesto simple que se muestra en la :

1. Seleccionar las filas del 4 al 7. Para seleccionar las filas completas, haga clic en la celda de encabezado de la fila 4 y mientras mantiene presionado el botón izquierdo del ratón, arrastre a través de las celdas de encabezado hasta llegar a la de la fila 7.
2. Haga clic con el botón derecho del ratón en la selección.
3. Seleccione Ocultar en el submenú resultante .

Ocultar las filas del 4 al 7

.

Seleccione Ocultar en el submenú.

La línea verde y las cabeceras de línea ocultas son indicadores de que las líneas están ocultas. Es posible que los usuarios no se den cuenta de que hay datos ocultos a pesar de las pistas visuales.

Grupo

La opción Agrupar de Excel proporciona una segunda forma de ocultar filas. Para agrupar filas, selecciónelas y, a continuación, haga clic en Agrupar en el grupo Esquema del menú Datos. Para desagrupar, seleccione las filas y haga clic en Desagrupar. Ahora, repasemos un ejemplo rápido:

1. Seleccionar las filas del 4 al 7.
2. Haga clic en la ficha Datos.
3. En el grupo Esquema, haga clic en Grupo. La figura C muestra el panel de grupo resultante a la izquierda de los encabezados de las filas.

Líneas de grupo que desea suprimir.

El icono a la izquierda (con el signo menos) indica que el grupo está actualmente desagrupado. Haga clic en él para agrupar las filas, que es lo mismo que ocultarlas (. Al hacerlo, se muestra un signo más, en el que puede hacer clic para desagrupar las filas. Similar a ocultar las filas usando el comando Ocultar, puede ver en los encabezados de las filas que las filas

4 a 7 están ocultas.

Agrupar filas para ocultarlas.

Los iconos de la izquierda proporcionan un rápido clic para ocultar y desocultar filas. Sin embargo, es posible que algunos usuarios no sepan cómo utilizarlos.

Aviso fácil de usar

Ambos métodos para ocultar filas tienen indicadores visuales, pero los usuarios pueden no saber lo que significan. Además, si los Encabezados están deshabilitados (encabezados de fila), ninguno de los números de fila son visibles en absoluto. Si está ocultando datos para simplificar una hoja o tablero de control ocupado, es posible que desee ofrecer a los usuarios una sugerencia más fácil de usar que les permita saber cómo ver

los datos ocultos.

Usaremos una simple función SUBTOTAL() para contar el número de celdas de detalle en la hoja. Por detalle, me refiero a los valores evaluados, no a las líneas de Total o de encabezado. La función SUBTOTAL() es una potente función que permite evaluar, o no, los resultados de un conjunto filtrado y ambos métodos de ocultación soportan esta función.

La función SUBTOTAL() de Excel evalúa los valores especificados utilizando la siguiente sintaxis:

SUBTOTAL(function_num,ref1,[ref2],....)

donde function_num, un argumento obligatorio, especifica el tipo de evaluación, y ref1 identifica los valores a evaluar. El argumento flexible function_num de esta función no sólo especifica el tipo de evaluación sino también si el resultado es visible cuando se filtra ref1, lo que lo convierte en una buena opción para esta solución. La Tabla A enumera los códigos function_num.

Cuadro A

function_numin incluye

valores ocultos

function_numexcluye

valores ocultos

Función1101AVERAGE()2102COUNT()3103COUNTA()4104MAX()5105MIN()6106PRODUCT()7107STDEV()8108STDEVP()9109SUM()10110VAR()1111111VARPWe

‘ll’ll use function_num 103 para contar el número de celdas referenciadas que no están vacías. El código 103 excluye los valores ocultos; cuando las filas 4 a 7 están ocultas, la función devolverá 0. Específicamente, combinaremos SUBTOTAL() con una función IF() para mostrar un mensaje útil cuando las filas están ocultas y para no mostrar nada cuando no lo están.

Usted querrá agregar la función a la fila inmediatamente después de la Tabla (o conjunto de datos. Por ejemplo, usando nuestro conjunto de datos de ejemplo, introduzca la siguiente función en D9:

=IF(SUBTOTAL(103,Table7[Expended])=0,"Desocultar o desagrupar las filas 4 y 7 para una vista detallada.",""")

Si no está usando un objeto Tabla, haga referencia a las celdas reales, D4:D7:

=IF(SUBTOTAL(103,D4:D7)=0,"Desocultar o desagrupar las filas 4 y 7 para una vista detallada.",""")

Puedes poner la función en cualquiera de las columnas; no hay nada especial en la columna D. Inicialmente, la función no muestra nada porque la función SUBTOTAL() no devuelve 0. Esas filas no están ocultas, así que la función devuelve 4. Por lo tanto, la función IF() devuelve la condición falsa y devuelve una cadena vacía («»».

Use cualquiera de los dos métodos para ocultar las filas 4 a 7 y la función SUBTOTAL() devuelve 0. La función IF() devuelve verdadero y devuelve la útil cadena «Unhide or ungroup rows 4 and 7 for a detailed view» como se muestra en la .

La expresión devuelve una cadena útil que permite a los usuarios saber que hay datos ocultos que pueden ver.

Para aprender más sobre SUBTOTAL(), lea Cómo usar la función Subtotal de Excel.

Cabe destacar

La función SUBTOTAL() de Excel no funciona cuando se evalúan columnas; es estrictamente una función de evaluación de filas. La función devolverá el valor correcto, pero no soportará la propiedad oculta. Sólo hemos alertado a los usuarios de los datos ocultos. No hemos proporcionado una característica que automatice la tarea de desocultar y reocultar; vale la pena considerarla, especialmente en un entorno de tablero de mandos.

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