No deje que la falta de un glosario apropiado en Word le impida añadir uno. En su lugar, utilice la función Tabla de autoridades.
En el artículo, 3 maneras de añadir términos de glosario a un documento de Microsoft Word 2019, muestro tres maneras de mostrar términos de glosario sin generar un glosario tradicional. Añadir un glosario al final de un documento no es difícil, pero tampoco es intuitivo. Para bien o para mal, no hay una función de glosario incorporada, pero puede usurpar una función existente -Tabla de autoridades- para crear un glosario tradicional. En este artículo, le mostraré cómo hacerlo.
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Estoy usando Word 2019 (escritorio) de Office 365. Esta técnica funcionará en versiones anteriores. Puede trabajar con su propio documento o descargar los archivos de demostración.docx y.doc. No se pueden marcar referencias en la edición del navegador.
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Acerca de la Tabla de Autoridades
La característica de la Tabla de Autoridades (TA) le permite construir una lista de citas y es tradicionalmente parte de un escrito legal. Usted marca los casos, estatuas y fuentes y la característica los lista y los números de página donde ocurren. Es muy similar a marcar un documento para crear un índice, pero la función TA tiene más funcionalidad.
Para utilizar la característica, seleccione el término que desea definir. A continuación, pulse Alt+Mayús+i para iniciar el diálogo Marcar cita. O bien, puede hacer clic en la ficha Referencias y, a continuación, en Marcar cita en el grupo Tabla de autoridades. En el cuadro de diálogo Marcar cita, puede asignar una categoría y editar la cita corta, pero no lo haremos.
Después de marcar todos los términos, puede generar el AT, o glosario, posicionando el cursor donde desee el glosario, haciendo clic en la ficha Referencias y, a continuación, en Insertar tabla de autoridades en el grupo Tabla de autoridades. De forma similar a la función Tabla de contenido de Word, si agrega, elimina, mueve o edita una cita marcada, debe actualizar el TA; no modifique el TA en sí mismo.
Paso 1: Marque los términos del glosario
El primer paso para crear un glosario es marcar los términos. Marcaremos los siguientes elementos en el archivo de demostración:
- Video: La grabación, reproducción o transmisión de imágenes visuales en movimiento.
- Estilos: Conjuntos de formato preestablecidos para un formato coherente.
- SmartArt: Una herramienta de formato que viene con Word.
Primero, agreguemos vídeo seleccionando esa palabra en la segunda línea del primer párrafo. Luego, haga lo siguiente:
- Abra el cuadro de diálogo Marcar cita pulsando Alt+Mayús+i.
- Añada la definición al texto Seleccionar: Añada dos puntos y luego escriba o pegue la definición (. Si está pegando, copie la definición en el Portapapeles antes de abrir el cuadro de diálogo Marcar cita.
- Haga clic en Marcar y, a continuación, en Cerrar.
Añada la definición del término.
Word activa automáticamente la opción Mostrar/Ocultar, para que pueda ver el código resultante, como se muestra en la .
Se puede visualizar la citación TA en el documento.
Cuando usted marca sus términos depende de usted. Algunos prefieren marcar sobre la marcha, pero los códigos complican las cosas. Puede que al final descubras que prefieres marcar los términos después de haber completado el documento. Debido a que está creando un glosario y no un índice o tabla de contenido, no importa qué término seleccione si el término aparece varias veces. Después de marcar los tres términos del glosario, su documento puede parecerse al que se muestra en la .
Marcamos tres términos del glosario.
Paso 2: Generar el glosario
Después de marcar todos los términos del glosario, estará listo para generar el glosario real. Antes de hacerlo, recomiendo desactivar la función Mostrar/Ocultar haciendo clic en esa opción en la pestaña Párrafo (en la pestaña Inicio)
.
Para empezar, posicione el cursor donde desea que aparezca el glosario.
A continuación, haga clic en la ficha Referencias y, a continuación, en Insertar tabla de autoridades en el grupo Tabla de autoridades. En el cuadro de diálogo resultante, seleccione (none) en el menú desplegable Tab Leader. Haga clic en Aceptar y podrá ver el glosario resultante en la .
Tenemos los inicios de un glosario tradicional.
Paso 3: Problemas
Es obvio que hay algunos problemas: El TA muestra un título basado en la categoría que usted elija al marcar el término, y la tabla muestra los números de página.
El primero, el título Cases, se resuelve fácilmente. Simplemente selecciónelo y pulse Eliminar. O bien, reemplácelo con un glosario. Sin embargo, cada vez que actualice el glosario, deberá eliminar o reemplazar el texto del título. Hasta donde yo sé, no hay una solución permanente.
No hay ningún interruptor para desactivar los números de página, pero es fácil ocultarlos de la siguiente manera:
- Haga clic en la ficha Insertar y seleccione una opción del menú desplegable Formas. En este caso, un rectángulo funciona bien.
- Haga clic justo encima del primer número y arrastre hasta que la forma cubra todos los números.
- Haga clic en la forma y elija blanco (o el color apropiado) para el color de relleno y desactive el color del borde.
- Como puede ver en la , los números están ocultos, y el título dice Glosario.
Ocultar los números de página.
Cambiar el título y ocultar los números de página es incómodo, pero hace el trabajo. Sólo recuerda ajustar ambos si actualizas la tabla.
Paso 4: ¡Oops!
¿Notaste que hay un error tipográfico en la definición de video? Afortunadamente, esto es fácil de arreglar. Habilitar Mostrar/Ocultar para que pueda ver el código. Luego, simplemente agregue la b. Es así de simple. También puede añadir formato al término o a la definición de la misma manera; sólo aparecerá en la tabla. La desventaja es que necesita agregar manualmente el formato a cada término o definición.
Como mencioné anteriormente, cuando actualice el glosario para mostrar correcciones, adiciones o eliminaciones, debe actualizar el título y revisar el rectángulo blanco para asegurarse de que sigue ocultando todos los números de página. Para actualizar la tabla, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar dentro de la tabla y seleccione Actualizar campo en el submenú resultante.
Con una búsqueda rápida sobre el tema, encontrará referencias para ocultar los números de página alterando el código de campo real. Específicamente, puedes añadir el interruptor y unas cuantas pestañas. Esto funcionó razonablemente bien en versiones anteriores. Normalmente, no recomendaría la forma para ocultar los números, pero siempre funciona mientras que el cambio es dudoso en las versiones recientes. No es una gran solución, pero si quieres un glosario tradicional, tendrás que vivir con él.
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