Los cuadros de mando pueden ser una forma fácil de hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento mediante la agregación de información del proyecto de múltiples fuentes en una sola pantalla. He aquí cómo seleccionar uno que funcione para su empresa.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) se utilizan en todos los proyectos y organizaciones en su conjunto para ayudar a medir el progreso en áreas como el rendimiento financiero, el rendimiento de marketing, las especificaciones de calidad, el rendimiento de los recursos humanos y la estrategia de toda la empresa en su conjunto.
Los cuadros de mando pueden ser una forma sencilla de realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) mediante la agregación de información del proyecto de varias fuentes en una sola pantalla. Ofrecen una manera de obtener información sobre los indicadores clave de desempeño de manera más significativa y ayudan a los equipos de proyecto a identificar lo que sucedió en el pasado, lo que está sucediendo, y luego determinar e implementar mejoras sostenibles a los indicadores clave de desempeño que están utilizando.
¿Cuáles son algunos de los beneficios clave que los líderes de proyectos obtienen del uso de tableros de control?
Sarah Meerschaert, directora de proyecto certificada que trabaja con el equipo de I+D de CenTrak, una empresa de servicios de localización empresarial, cree que un cuadro de mando es una excelente manera de mostrar a las partes interesadas cómo funciona un proyecto específico o cómo funciona una cartera. «Prefiero utilizar tableros para mostrar cómo se está desempeñando un equipo o una iniciativa en su conjunto», dijo.
Meerschaert explicó que, idealmente, los cuadros de mando deberían ofrecer datos de un vistazo. «Debería ser el tipo de cosa que alguien puede sacar rápidamente para sacar datos mientras está en una llamada, pero también tener la flexibilidad y el detalle que permite a los gerentes profundizar hasta los datos sin procesar para propósitos de auditoría o para tomar decisiones difíciles sobre qué proyectos financiar o recortar», dijo. «Las mejores herramientas que he visto son las basadas en la web y extraen datos de archivos actualizados de Excel o bases de datos actualizadas, proporcionando información precisa y actualizada.»
Las empresas pueden aprovechar prácticamente los cuadros de mando para mejorar el seguimiento específico de los indicadores clave de rendimiento (KPI.
«Los proyectos a menudo tienen muchas implicaciones diferentes en todas las unidades de negocio, por lo que es importante crear cuadros de mando específicos para las necesidades de cada parte interesada», dijo Ben Carpel, director ejecutivo de Cyfe, creador de cuadros de mando empresarial. «Cada uno tiene diferentes KPIs que son importantes para ellos. A algunos les interesa sobre todo asegurarse de que los resultados del proyecto están progresando bien. Otros necesitan saber que las tareas están siendo manejadas de acuerdo a los estándares….Cuando tienes la flexibilidad de presentar diferentes secciones transversales de estos diferentes tipos de información una al lado de la otra, comienzas a obtener una imagen holística de la situación desde la perspectiva que más te importe».
¿Cuáles son algunas de las características clave que las empresas deben buscar?
Meerschaert y Carpel dijeron que la simplicidad visual y las actualizaciones automáticas son características clave para los cuadros de mando. «Si no puedo leer los gráficos, es como si estuviera mirando los datos en bruto», dijo Meerschaert. «También quiero una herramienta basada en la web – nunca sé cuándo o dónde voy a necesitar una actualización. Los datos deben actualizarse automáticamente. Tampoco debería ser necesario que un científico de datos establezca un nuevo KPI – esto es a menudo lo que falta».
«La capacidad de crear visualizaciones atractivas a partir de una amplia variedad de fuentes de datos, con un mínimo esfuerzo de configuración o conocimientos técnicos, es una gran ventaja», dijo Carpel. «Es especialmente útil para los profesionales de TI que quieren dar a los directores de proyectos, o básicamente a cualquier persona fuera del departamento de TI, la capacidad de construir y ajustar sus propios cuadros de mando».
VER: Microsoft Power BI: Introducción a la visualización de datos (ConsejoTecnologico.com)
Rohit Keserwani, consultor de BI de banca minorista de Equifax, cree que cuando se trata de las características más importantes del nivel de servicio:
- los cuatro o cinco más importantes (o un máximo de siete en situaciones extremas) deben exhibirse de forma destacada en el salpicadero,
- los mejores cuadros de mando son aquellos que están alineados con la estrategia de negocio y los cuadros de mando deben caber en una sola pantalla y,
- el usuario no debería tener que desplazarse hacia abajo o hacia los lados.
Elegir un tablero de instrumentos
Elegir la mejor solución puede ser complicado, entender sus objetivos de negocio, el tipo de información que necesita, o que le falta y buscar soluciones cuidadosamente. Hable con los proveedores sobre cómo pueden ayudar a su negocio y asegúrese de que sus ofertas cumplan con sus objetivos específicos.
Keserwani recomendó que las empresas busquen soluciones que ayuden a centrarse más en la toma de decisiones y que puedan ayudar a gestionar escenarios empresariales complejos. «Cuando las situaciones empresariales complejas exigen una visión global de toda la organización, los cuadros de mando de BI proporcionan todo el control necesario de los indicadores clave de rendimiento (KPI) en formato de cápsula para que puedan ser asimilados por los usuarios empresariales», dijo. «Hace la vida simple cuando hay una fuente común de información que conduce a una sola versión de la verdad.»
Otro factor en la decisión debería ser si una solución es capaz de desarrollar un scorecard mediante la consolidación de diversos KPIs. «Imagínese una compañía de seguros donde el departamento de marketing está presionando fuertemente para generar más negocio, mientras que el departamento de riesgos tiene sus reservas con una cierta línea de productos que son más riesgosos que rentables», dijo Keserwani. «Los cuadros de mando ayudan a consolidar todos los KPIs deseados, sin importar cuán diversos o aparentemente no relacionados, en una puntuación modelada que proporciona una visión cuantitativamente equilibrada de la gestión. En la industria manufacturera, un ejemplo similar que se me ocurre es el de integrar los KPIs de calidad y coste. En el negocio de tarjetas de crédito se puede hacer algo similar para evaluar un portafolio que lleve a entender si la cobranza va a ser más costosa que la cancelación de las cuentas morosas».
Los cuadros de mando visuales pueden absorber gran parte de los líderes de proyectos»pesados», y los equipos suelen tener la tarea de hacerlo, y algunas de las herramientas que existen son fáciles de usar, incluso para aquellos que no tienen experiencia en TI.
Boletín informativo para ejecutivos
Descubra los secretos del éxito del liderazgo en TI con estos consejos sobre gestión de proyectos, presupuestos y cómo enfrentarse a los retos del día a día. Entregado los martes y jueves
Inscríbase hoy