Trabajaste duro para armar esa hoja de Excel, ahora protégela de daños imprevistos.
Las fórmulas son uno de los componentes más importantes de una hoja de Excel y, como tal, merecen una protección de garantía. Usted no quiere que los usuarios cambien accidentalmente las fórmulas e impacten el propósito de su trabajo. Afortunadamente, con la función de protección de Excel, puede evitar que los usuarios causen daños accidentales. Más allá de la protección, a veces es necesario ocultar las fórmulas por completo. Por lo general, lo hará para proteger la información propietaria y condicional.
La buena noticia es que proteger y ocultar las fórmulas de Excel es un proceso simple y te mostraré cómo hacerlo en este artículo.
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Estoy usando Excel 2019 (escritorio) de Office 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits. Sin embargo, la protección existe desde hace mucho tiempo, por lo que puede implementar lo que aprenda en versiones anteriores. La protección es parcialmente soportada por la edición del navegador, pero no se puede implementar o desactivar en el navegador. No hay ningún archivo de demostración; no lo necesitará. Puede trabajar con cualquier dato de Excel.
VER: Política de uso de software (Tech Pro Research)
Comencemos con una advertencia
Es importante aclarar la diferencia entre protección y seguridad. La protección de Excel no es una característica de seguridad. La protección está pensada para evitar que los usuarios bienintencionados dañen accidentalmente su trabajo. No protegerá los datos confidenciales y confidenciales de caer en las manos equivocadas. Por ejemplo, ¿sabía que cualquiera puede copiar datos de una hoja de Excel protegida en otro libro de trabajo o incluso en Google Sheets para acceder a los datos protegidos? La protección de Excel se pierde una vez que los datos se copian en otro lugar. Realmente es así de fácil, así que no cometa el error de pensar que una hoja protegida es segura.
Visualizar fórmulas
Al crear una hoja, necesita la capacidad de introducir y modificar datos y fórmulas, para que todo sea visible y accesible de forma predeterminada. Puede ver las fórmulas en la barra de Fórmulas o presionando F2 para la edición dentro de la celda. Además, para ver todas las fórmulas a la vez, como se muestra en la , puede utilizar la opción Mostrar Fórmulas. Simplemente haga clic en la ficha Fórmulas y, a continuación, haga clic en Mostrar fórmulas en el grupo Auditoría de fórmulas. Haga clic de nuevo para visualizar los resultados. O bien, presione Ctrl+` (ese es el carácter de la barra de retroceso debajo del carácter tilde.
Utilice Mostrar fórmulas para ver todas las fórmulas.
La protección de una hoja desactiva muchas opciones. Sin embargo, no desactiva Mostrar fórmulas ni la barra de fórmulas. A continuación, te mostraré cómo ocultar la barra de Fórmula.
Ocultar la barra Fórmula
Sin proteger la hoja, no hay otra manera de ocultar las fórmulas que no sea ocultar la barra de Fórmulas. Por lo general, no querrá desactivar la barra Fórmula a menos que los espectadores estén trabajando con un archivo de sólo lectura. Para ocultar la barra de Fórmula, simplemente haga clic en la pestaña Ver y luego desactive la Barra de Fórmula en el grupo Mostrar. Como puede ver en la , la barra de Fórmulas está oculta. Todavía puede acceder a las celdas, pero no puede ver las fórmulas.
Desactiva la barra de Fórmula.
Sin embargo, ocultar la barra Fórmula no protegerá sus fórmulas de ser modificadas o vistas:
- Mostrar Fórmulas seguirá alternando entre las fórmulas y sus resultados.
- Un usuario puede activar la barra de Fórmula tan fácilmente como usted la desactiva.
- Presionar F2 para activar la edición en la celda también muestra la fórmula y permite a los usuarios hacer cambios.
Vale la pena notar que puede desactivar la barra de Fórmula a través de las opciones Avanzadas de Excel (a través del menú Archivo. En la sección Visualizar, desmarque Mostrar barra de fórmulas. Tenga en cuenta que un usuario puede cambiar esta opción tan fácilmente como usted lo hizo. Es fantástico saber que puede ocultar la barra de Fórmula, pero hacerlo no protegerá las fórmulas. Ahora, veamos un par de formatos de celdas que protegerán y ocultarán las fórmulas.
Proteger y ocultar las fórmulas
A nivel de celda, es fácil proteger y ocultar fórmulas utilizando formatos simples, aunque no un formato en el sentido tradicional.
Para ilustrar, repasemos un ejemplo rápido:
- Primero, seleccione las celdas con fórmulas que desea ocultar y proteger, celdas E4:E7 en nuestra hoja de ejemplo.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en la selección y seleccione Formatear celdas en el submenú resultante.
- En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en la ficha Protección.
- Marque la opción Oculto ) y, a continuación, haga clic en Aceptar. Observe que la opción Bloqueado está marcada de forma predeterminada.
Formatos simples protegen y ocultan las fórmulas.
En este punto, ambos formatos están configurados, pero no activos. Debe habilitar la protección de hojas para activar estos formatos. Para habilitar la protección, haga clic en la ficha Revisar y, a continuación, en Proteger hoja en el grupo Proteger. En el cuadro de diálogo resultante, introduzca una contraseña, como se muestra en la , y haga clic en Aceptar. Confirme la contraseña y haga clic en Aceptar. Como puede ver en la , no puede ver la fórmula en la barra de Fórmula.
Introduzca una contraseña fácil de recordar por ahora.
Las fórmulas no son visibles.
Al bloquear y ocultar las fórmulas, se evita que los usuarios modifiquen y visualicen la fórmula. Esto es suficiente para evitar que los usuarios bienintencionados dañen su trabajo sin querer.
Sin embargo, si abre un archivo de Excel protegido en la edición del navegador, puede ver las fórmulas ocultas, pero no puede modificarlas. Para la mayoría de las hojas, ocultar fórmulas es exagerado, pero es fácil de implementar. Es importante tener en cuenta que el bloqueo es el predeterminado (paso 4 anterior), por lo que debe desbloquear las celdas a las que desea que accedan los usuarios antes de proteger la hoja, en lugar de hacerlo al revés. Necesitarás desbloquear las celdas de entrada.
Aplicar propiedad de sólo lectura
Puede evitar la protección por completo si no desea ocultar las fórmulas. Para ello, proteja todo el archivo con una contraseña de la siguiente manera:
- En el menú Archivo, seleccione Guardar como.
- Haga clic en el enlace Más opciones debajo de los controles de nombre y tipo de archivo.
- Haga clic en el menú desplegable Herramientas (junto al botón Guardar) y seleccione Opciones generales.
- En el cuadro de diálogo resultante, introduzca una contraseña en Contraseña para modificar el control ) y haga clic en Aceptar.
- Vuelva a introducir la contraseña para confirmar y haga clic en Aceptar.
Proteja el archivo con contraseña para que los usuarios puedan verlo pero no modificarlo.
Cualquiera puede abrir y ver los datos, pero sólo aquellos que conocen la contraseña pueden modificar el contenido: usted protege las fórmulas y todo lo demás. Pero recuerde, los espectadores pueden ver las fórmulas.
Problemas a considerar
En la sección de advertencia anterior, mencioné que los usuarios pueden eludir la protección copiando datos en otro libro de trabajo o en algún otro programa. La buena noticia es que este método sólo copia datos, no fórmulas. Sin embargo, puede evitar esta violación con una configuración de formato simple; no permita que los usuarios seleccionen celdas protegidas.
La figura D muestra varias opciones que añaden flexibilidad a la característica de protección. En particular, las dos primeras, Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas, se verifican por defecto. Desmarcando Seleccionar celdas bloqueadas, puede evitar que los usuarios seleccionen y copien datos de esas celdas en otro programa. Crisis evitada, más o menos.
El permiso para copiar todo el libro de trabajo es otro problema. Por ejemplo, si abre un archivo de Excel protegido en la edición del navegador, puede ver fórmulas ocultas. No puede modificar las celdas bloqueadas: el navegador admite esta protección. Sin embargo, los usuarios podrán ver sus fórmulas. Necesitará ayuda del administrador de sistemas para evitar que los usuarios
copien el libro de trabajo de Excel.
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