Ya sea que se reúna en el lugar o en línea, las capacidades de colaboración de Keep and Docs pueden ayudarle a reunir ideas con su equipo.
La colaboración es un elemento clave de muchas organizaciones modernas. Google ofrece una serie de herramientas que pueden utilizarse para mejorar la comunicación en un proyecto y facilitar el trabajo conjunto.
La próxima vez que quiera que un grupo genere nuevas ideas, pruebe esto:
1. Piensa y crea Mantén notas
En primer lugar, pide a los usuarios que abran Google Keep y creen una nueva nota para recopilar ideas. Cada persona puede escribir párrafos, hacer listas o garabatear bocetos en su nota. Pida a las personas que no pongan su nombre o cualquier otra información de identificación personal en sus notas. Deje que la gente trabaje en silencio, capturando sus ideas, por una cantidad fija de tiempo, normalmente entre cinco y 15 minutos. Sin hablar, sin discutir. Sólo colecciono ideas en una nota.
2. Compartir con un facilitador
Luego, pida a cada participante que comparta su nota con un facilitador. Esto significa que cada persona toca el icono de compartir en su nota y rellena la dirección de correo electrónico del facilitador. Todas las notas compartidas aparecerán en la cuenta de Google Keep del facilitador.
3. Reunir notas en un documento de Google Doc
Haga que el facilitador abra un nuevo Google Doc en un navegador, vaya a «Tools» > «Keep notepad» para mostrar sus notas de Google Keep a la derecha del documento. A continuación, el facilitador recoge todas las notas del documento: Arrastrar y soltar las notas de Google Keep en el cuerpo del documento.
VER: Cómo integrar Google Keep con Google Docs (ConsejoTecnologico.com)
4. Compartir el documento
Proporcione a los miembros del grupo acceso a Google Doc. Hay muchas maneras diferentes de hacer esto. Dé a cada participante acceso a la vista añadiendo su dirección de correo electrónico con el botón «Compartir». Mueva el documento a una sala de chat de Google Team Drive o Hangouts a la que todos los miembros puedan acceder. Si los participantes están todos en la misma habitación, puede incluso imprimir las ideas y las páginas de la mano.
Pero aún así, no hablemos del tema.
5. Leer y repetir
Dale tiempo a todos para que lean todas las ideas recopiladas en Google Doc. Cuando cada persona termina de leer el documento, su siguiente tarea es crear una nueva nota de Google Keep. En esta nueva nota, capture cualquier idea nueva que resulte de la revisión del conjunto inicial. Estas ideas adicionales no tienen que ser completamente nuevas o diferentes; esta es su oportunidad de remezclar o combinar las ideas de la ronda inicial. Por último, comparta las notas y pida al facilitador que reúna el segundo grupo de notas en un documento de Google Doc (utilice el mismo documento que antes o cree uno nuevo, según el número de ideas, el tamaño del grupo y la naturaleza de la tarea en cuestión. A continuación, dé a los participantes acceso al Doc.
Ahora, está listo para comenzar una discusión efectiva.
Por qué funciona
Las sesiones convencionales de lluvia de ideas, donde la gente se reúne y comparte ideas, fracasan por varias razones. Sólo una persona puede hablar a la vez. La mayoría de la gente no piensa en un problema antes de que empiece una reunión. Y con demasiada frecuencia, la gente se remite a la HiPPO -la «opinión de la persona mejor pagada»- o a la persona con el rango más alto, el poder más alto, el presupuesto más alto o la boca más ruidosa.
Nube que hay que leer
El proceso anterior lleva a cada uno a pensar primero individualmente, seguido de una oportunidad para pensar juntos en silencio. Crea un espacio que asegura que las ideas de todos puedan ser capturadas y compartidas. El proceso también implica que se espera que todos participen.
El proceso anterior no es del todo nuevo. Es una variante de lo que se ha llamado «brainwriting», donde la gente captura ideas y luego las dirige a otros en silencio. Describí una versión aproximada hace unos años. (Consulta: Modernizar el brainstorming de grupos con Google Apps.)
La función «Mantener bloc de notas» de Google Docs en la Web, junto con la posibilidad de compartir una nota con un colaborador, hacen que todo esto sea posible. Dado que Google Keep and Docs funciona en casi todos los dispositivos (web, Android o iOS), es relativamente fácil para los participantes instalarlos y utilizarlos con rapidez. A diferencia del papel, las aplicaciones permiten compartir desde y hacia los participantes ubicados en casi cualquier lugar.
Así que la próxima vez que necesite nuevas ideas de su equipo, recuerde la frase:»Piensen juntos de nuevo». Piensa y captura tus ideas en Mantén notas, luego junta las notas de todos en un documento y repite el proceso de nuevo. Las notas y documentos de colaboración pueden ser la clave para obtener las nuevas ideas que necesita.
Háganos saber cómo funcionan Google Keep y Google Docs para ayudar a su equipo a recopilar nuevas ideas en los comentarios o en Twitter. Y si ha utilizado otro enfoque que ha funcionado, ¡queremos oírlo!
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