Nadie quiere ser árbitro, pero la diplomacia se puede hacer con gracia, y eso puede salvar tu proyecto. Aquí hay algunos consejos.
Ningún gerente de proyecto quiere tener que intervenir y mediar en una disputa, pero el hecho es que a veces hay divisiones en las opiniones entre las personas del equipo del proyecto que se exacerban hasta el punto de que la mediación se hace necesaria.
Al principio de mi carrera en TI, el gerente de un proyecto en el que trabajé seguía informando al director de TI que nuestro proyecto estaba cumpliendo con el calendario y que nuestras tareas se estaban completando. La realidad era que se estaba escribiendo código, pero los usuarios finales no estaban satisfechos con las aplicaciones. Desde el punto de vista de la aceptación del usuario final, el proyecto no estaba ni mucho menos tan completo como el gerente del proyecto.
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No creo que el director del proyecto tratara de engañar a nuestro director de TI acerca de cuán completo era el proyecto, pero sí creo que estaba fallando en reconocer que había serios desacuerdos entre lo que la TI estaba produciendo y lo que los usuarios finales querían. Este fue un tiempo para que el gerente del proyecto se convirtiera en un mediador del proyecto para que estos asuntos pudieran ser resueltos, pero él no asumió ese papel.
Finalmente, los usuarios finales rechazaron un proyecto en el que TI había comprometido a 20 personas a tiempo completo durante un período de 18 meses. Tanto el director de TI como el director del proyecto perdieron sus puestos de trabajo.
Es difícil saber qué habría pasado si el director de proyecto hubiera buscado una mediación temprana con TI y los usuarios finales, pero si lo hubiera hecho, al menos los problemas y los sentimientos deshilachados entre los usuarios finales y TI podrían haberse identificado antes de que hubiera pasado demasiado tiempo.
La mediación de proyectos de TI no se enseña en programas de TI de pregrado o de posgrado. Ni siquiera aparece como un ítem en las revisiones de desempeño. Sin embargo, la capacidad de mediar en disputas y diferencias de opinión es una habilidad indispensable para un gerente de proyectos de TI porque la mayoría de los proyectos de TI que fracasan, lo hacen debido a las personas y no a cuestiones técnicas.
Así que si usted es el gerente de un proyecto de TI, ¿cuándo es necesario que se convierta en un mediador de proyectos? Aquí hay tres señales reveladoras:
- Hay una ruptura total de comunicación entre las partes interesadas clave en el proyecto porque ven los objetivos del proyecto de manera diferente o porque no están de acuerdo con el enfoque del proyecto.
- Las personas que necesitan asumir un papel activo en el proyecto no lo hacen.
- Comienzas a sentir bolsas de resistencia a la formación del proyecto.
Una vez que haya establecido que necesita intervenir, aquí tiene algunas habilidades y tácticas clave para la mediación en proyectos de TI:
- Si ve que surgen desacuerdos y diferencias de opinión entre las partes interesadas clave del proyecto, dedique tiempo al proyecto para resolverlos y comunique a sus superiores de la organización lo que está haciendo y por qué. Usted puede percibir esto como un riesgo para su reputación como gerente y líder, pero es mucho mejor pedir tiempo muerto y poner el proyecto en marcha que pretender que todo está bien cuando no lo está.
- Escucha. La mayoría de los desacuerdos no surgen de la nada. A menudo, cada una de las partes en la disputa tiene algunos puntos válidos. El objetivo del mediador del proyecto es asegurar que todos sean respetados y escuchados para que todos puedan unirse en una solución final.
- Compromiso. Una solución que tenga en cuenta las preocupaciones y sugerencias de todos suele terminar siendo un enfoque más sólido para el proyecto en su conjunto.
- Continúe el seguimiento con los miembros del proyecto después de sus reuniones. Si las personas no han estado participando en un proyecto de la manera en que se esperaba que lo hicieran, un enfoque de»administrar caminando» en el que usted esté regularmente en contacto con ellos puede ser de gran ayuda. Si hubo miembros del proyecto que no estuvieron de acuerdo con un enfoque, trabajar continuamente con ellos después de la mediación puede asegurar que están comprometidos con la nueva dirección del proyecto.
En resumen, los gerentes de proyectos de TI a menudo encuentran que la mediación de proyectos es un arte, con la necesidad de que la mediación sea activada por el «sexto sentido» de un gerente de proyecto de que algo no está bien con un proyecto. Lo que hace una mediación efectiva es desenterrar estas cuestiones ocultas del proyecto que el gerente de proyecto percibe, de modo que las cuestiones puedan ser abordadas abierta y directamente, y el proyecto vuelva a encarrilarse.
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