La South Tyneside NHS Foundation en el Reino Unido implementó iPads y Huddle para iPad para que su consejo de administración no tenga papeles.
Durante el verano de 2013, el South Tyneside NHS Foundation Trust en el Reino Unido decidió trasladar la publicación de sus documentos de junta desde el papel (60 documentos de 200-300 páginas cada uno) a la plataforma de colaboración Huddle y Huddle para iPad. El personal administrativo ya no tendría que perder el tiempo haciendo copias para las reuniones. Los miembros de la Junta Directiva también obtuvieron un acceso sin precedentes a las últimas versiones de sus casos de negocio, informes de rendimiento y directrices nacionales. Recientemente, tuve la oportunidad de hablar con Martin Alexander, director de TI de la South Tyneside NHS Foundation, sobre su experiencia en el traslado de los miembros de su consejo de administración del papel a un iPad.
Lecciones aprendidas de la implementación de iPads y Huddle
«Una de las lecciones aprendidas fue que realmente podemos hacerlo», dijo Alexander. «Estábamos razonablemente escépticos de que esto pudiera hacerse tan rápidamente con el tipo de población con la que estamos tratando. No son gente muy técnica».
Alexander dijo que algunas de las lecciones más importantes que aprendieron sobre cómo ayudar a la gente a usar la tecnología porque no todos los usuarios son capaces cuando se trata de aprender nuevas tecnologías. Era importante para el proyecto que la nueva tecnología fuera accesible incluso para los entusiastas de la no tecnología.
«Tampoco sabíamos realmente cuántos recursos íbamos a ahorrar al principio», según Alexander. La South Tyneside NHS Foundation vio el paso a iPads y la colaboración móvil con la aplicación Huddle iPad como un proyecto de bajo riesgo. A los ojos de la organización, los costos se consideraron bajos y se sumergieron en el proyecto sin perder tiempo contemplando las distintas opciones de costos.
Entrenamiento de usuarios en el iPad y la aplicación Huddle
Un cambio tan fundamental en la tecnología suele implicar la formación y el apoyo al usuario final. Mientras Huddle proporcionaba apoyo de formación para la implementación, Alexander dijo que los usuarios finales estaban listos y funcionando en dos horas en sus iPads y en la aplicación Huddle para iPad. Alexander me aseguró que esto incluía incluso a los usuarios que se enfrentan a desafíos con la formación en TI.
«Una de las razones por las que elegimos a Huddle como solución fue por su simplicidad», dijo Alexander. (La aplicación para móviles Huddle está muy bien posicionada conmigo en cuanto a usabilidad y características, por lo que la línea de tiempo que da Alexander para la formación es realista.
Ventajas de pasar del papel al iPad
Alexander y su departamento no han realizado un análisis formal del usuario sobre los beneficios de pasar del papel al Huddle y al iPad. Sin embargo, tienen informes anecdóticos de los usuarios sobre los beneficios.
«En cuanto a la preparación de las actas de la junta, ahorramos al menos una semana de recursos administrativos al mes», relata Alexander. «Así que sabemos que en el lado de la publicación ha sido masivamente beneficioso.»
Los usuarios también están dando comentarios muy positivos sobre la introducción del iPad. Alexander también me dijo que los usuarios están empezando a adoptar sus iPads para otras tareas de negocios, incluyendo el correo electrónico. También está viendo a los usuarios extender el uso de Huddle y el iPad a otras reuniones y predecir que la demanda sólo aumentará.
La mayor parte de los ahorros de costes hasta ahora para el South Tyneside NHS Trust se han debido a los costes administrativos. Alexander relata: «Podemos ahorrar 12.000 libras esterlinas
sobre la implementación que hemos hecho. Este número es para una pequeña implementación de una veintena de personas y la ampliación de la implementación lleva a un mayor ahorro de costes».
Beneficios de productividad
Los beneficios de productividad del cambio a Huddle para iPad incluyen la reducción de llamadas telefónicas y la mejora de las comunicaciones entre los miembros de la junta directiva en términos de gestión de documentos.
«El mayor cambio en todo esto y el paso a lo digital es publicar a gran velocidad», según Alexander.
También me dijo que hay cambios en el pensamiento y la cultura porque cuando se publica en papel puede llevar días y semanas preparar los documentos, lo que hace que algunas personas se muestren muy reacias a publicar los cambios en esos documentos demasiado cerca de la hora de la reunión. Luego terminas en reuniones donde tienes que explicar los cambios. Pasar a la fase digital permite a la junta tomar decisiones basadas en la información comercial más reciente.
«Por eso empezamos con la parte superior de nuestra organización. Se trata tanto de la gestión del conocimiento como del ahorro». Alexander dice.
Seguridad del iPad
«La seguridad era importante porque se trata de información sobre la salud, afirma Alexander. South Tyneside NHS Trust eligió el iPad debido a su buena reputación en cuanto a encriptación y menores problemas con software malicioso. También utilizan el software Mobile Device Management (MDM) para proteger los iPads. Huddle como el backend de la nube significa que el South Tyneside NHS Trust cumple con las regulaciones del Reino Unido sobre el almacenamiento de información dentro del país.
Alexander refuerza su elección del iPad diciendo: «A algunas personas no les gusta este grado de control. Nos encanta porque significa menos acceso a los malos».
Mencionó algunas objeciones al iPad en un ambiente de negocios. Algunas personas consideran que el iPad no está diseñado para ser administrado de forma centralizada. Además, los departamentos de TI tradicionales que están acostumbrados a poder bloquear cosas también pueden tener objeciones a que el iPad sea un dispositivo de consumo que entre en su empresa.
«La mayor parte de la seguridad al final del día es un ser humano y si se comportan mal pueden eludir la seguridad», aconseja Alexander.
«Usted está comparando la seguridad con el papel y el papel que reside en el asiento trasero de un coche en un maletín y si tiene suerte, es probable que tenga un candado, pero probablemente no lo tenga», dice Alexander.
Planes futuros para el iPad y Huddle
«Estamos desarrollando una estrategia de colaboración en torno a todos los documentos corporativos y analizamos cómo se apoyará el gobierno corporativo con este tipo de dispositivos», dice Alexander.
Su estrategia futura también se centra en mejorar la toma de decisiones y la gestión de los conocimientos. Los planes incluyen abrir el acceso a sus sistemas electrónicos de gestión de riesgos e incidentes a los usuarios de iPad.
Alexander explica: «Estamos buscando llevar esa información a las manos del equipo directivo a través de este tipo de dispositivos. Así que si hay una alerta hospitalaria, queremos que aparezca de forma inalámbrica en las tabletas de toda la organización».
Y añade: «También queremos trasladar los iPads al campo operativo para gestionar las camas a través de nuestro sistema de gestión de camas».
Según Alexander, estas futuras medidas ayudarán a la South Tyneside NHS Foundation a empezar a reunir la gestión del viaje del paciente y los aspectos de seguridad y a introducir mejoras en la gestión del conocimiento en las áreas operativas.
Conclusión
El South Tyneside NHS Foundation Trust ha pasado del papel al iPad y una aplicación móvil muestra cómo la adopción de las tecnologías móviles se ha convertido en un problema menor para los novatos en tecnología. También apunta a un futuro en el que el iPad, las aplicaciones móviles y la nube se conviertan en herramientas de toma de decisiones para el liderazgo ejecutivo de primera línea.