Las instantáneas de la pantalla de inicio muestran las aplicaciones que las personas valoran y utilizan. He aquí cómo estas imágenes de la pantalla de inicio se pueden utilizar para iniciar un proyecto de grupo y determinar qué herramientas debe utilizar el equipo.

    Las reuniones de inicio del proyecto pueden ser un desafío, especialmente cuando un grupo de personas nunca han trabajado juntas antes. Un líder de proyecto experto necesita manejar todos los detalles, mientras que al mismo tiempo trabaja para construir la confianza personal entre los miembros del grupo. Las cosas se complican más cuando los miembros del grupo son de diferentes organizaciones.

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    Como persona de TI, usted está bien posicionado para configurar el grupo para que tenga éxito al pedirle a la gente que comparta una captura de pantalla de la pantalla de inicio de su teléfono inteligente. Lo he hecho creando una presentación, con una diapositiva para cada persona en el proyecto. Pongo el nombre de cada persona en una diapositiva de Google, luego comparto las diapositivas con el grupo y le doy privilegios de edición a cada miembro del proyecto. Luego, le pido a la gente que agregue una captura de pantalla de la pantalla de inicio de su teléfono.

    Las capturas de pantalla de inicio proporcionan una visión general de las aplicaciones que la gente valora y utiliza. Además, la discusión de las aplicaciones funciona bien como un rompehielos de grupo, y también abre la oportunidad de una discusión seria sobre la colaboración y la comunicación de grupo. (A menos, por supuesto, que la gente del grupo haya bloqueado teléfonos con aplicaciones preinstaladas. En cuyo caso, este ejercicio sólo revela el control absoluto de la TI.) Esto es lo que hay que buscar y cómo iniciar la conversación.

    Descubrir prioridades y preferencias

    Primero, mira abajo. Si las aplicaciones de la fila inferior de la pantalla no son el conjunto de aplicaciones predeterminado, es probable que reflejen las preferencias o prioridades de la persona, ya que puede acceder a ellas desde cualquier pantalla. Por ejemplo, en un iPhone, mis cuatro aplicaciones predeterminadas son Tweetbot, Google Docs, Safari y Hangouts.

    A veces, una aplicación que no está presente en la pantalla de inicio también transmite información. Por ejemplo, no hay ninguna aplicación de Teléfono en mi pantalla de inicio. En cambio, hago la mayoría de mis llamadas de voz con otras dos aplicaciones de pantalla de inicio: Hangouts (con Google Voice) y Signal.

    A continuación, pídele a la gente que hable de sus aplicaciones más valiosas: ¿Cuáles son las aplicaciones que consideran «esenciales» o «esenciales»? A la mayoría de la gente le gusta hablar de aplicaciones que les resultan útiles.

    Discuta las herramientas de colaboración: Una tarea, una herramienta

    Busque herramientas de comunicación y colaboración en grupo. Por ejemplo: ¿Qué herramientas prefieren los miembros del equipo para la comunicación? ¿SMS? ¿Video? Chatea en Slack? Mensajero de Facebook? ¿Twitter DMs? ¿Skype? ¿Recorridos? ¿Una llamada de voz tradicional?

    Cuando las personas necesitan trabajar juntas, un enfoque de «una tarea, una herramienta» minimiza la confusión. Ayuda si todo el mundo está de acuerdo en qué herramienta utilizar para una tarea:

    • Publicar actualizaciones del proyecto en… cualquier herramienta que tenga más sentido para el grupo
    • Crear nuevos documentos con…. cualquier herramienta que tenga más sentido para el grupo
    • Seguimiento de tareas con…. cualquier herramienta que tenga más sentido para el grupo, etc.

    Llegar a la claridad de «una tarea, una herramienta» puede ser engañosamente difícil. Por ejemplo, las listas de control. Si su organización utiliza G Suite, puede realizar un seguimiento de las tareas en al menos cuatro aplicaciones diferentes: Tareas (en Gmail), Google Docs, Google Keep u Hojas de Google. Las instantáneas de la pantalla de inicio pueden ayudarte a elegir una aplicación que la gente ya utiliza.

    Además, no te preocupes por las diferencias de las aplicaciones para aquellas que no están dirigidas a la colaboración o la comunicación. Si utilizas la aplicación de Gmail y yo utilizo la aplicación Bandeja de entrada de Gmail, no importa. Cada uno de nosotros todavía puede enviar y recibir correo electrónico.

    Iniciar una conversación de seguridad

    Una mirada a las aplicaciones de la pantalla de inicio también puede provocar una conversación de seguridad. Busque aplicaciones de administración de contraseñas y generador de código de autenticación de dos factores. Reconozca a las personas que claramente toman medidas para proteger los datos. Mejor aún, asegúrese de que formen parte de los procedimientos estándar de configuración e implementación de dispositivos móviles de su organización. O bien, aprovecha la oportunidad para mencionar los métodos de gestión de móviles, como la aplicación Google Device Policy para mantener la seguridad y la separación de los datos personales y del trabajo en los dispositivos.

    Por último, si observa una aplicación que claramente puede causar un problema, como una aplicación de malware insegura o conocida, no llame a la persona infractora delante del grupo. En su lugar, acérquese a la persona después de la reunión para tratar el tema. Arregle el problema de seguridad individualmente para ayudar a establecer la comprensión y crear confianza.

    ¿Qué opinas tú?

    ¿Ha utilizado instantáneas de la pantalla de inicio para ayudar a presentar a los miembros del equipo entre sí? ¿Qué sugieren las aplicaciones en tu pantalla de inicio acerca de tus preferencias y prioridades? Háganoslo saber en Twitter o en los comentarios!

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