La investigación y selección de proveedores es un proceso que a menudo se pasa por alto, pero seleccionar malos proveedores puede ser una gran pérdida de tiempo y dinero. He aquí algunas maneras de tomar decisiones más informadas.
Dependiendo de muchos factores como la naturaleza del proyecto, la industria, la ubicación o la disponibilidad de recursos, las restricciones, el costo de seleccionar al proveedor equivocado puede ser enorme y poner en peligro un proyecto o incluso arriesgar la viabilidad de toda la empresa.
«Encontramos problemas con la mala selección de proveedores todo el tiempo», dijo Brian C. Evans, propietario de la consultora de recuperación de desastres Eastern Public Adjusters. «Es uno de los mayores problemas con los que nos enfrentamos en la industria.»
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Como ejemplo, Evans dijo que ha visto daños y problemas causados inicialmente por cosas como los daños causados por el agua exacerbados por vendedores no calificados o deshonestos. En un caso, Evans tenía un cliente en Brooklyn, NY con una casa de piedra rojiza de una sola familia que sufrió un daño severo por agua. El proveedor de servicios de mitigación de emergencias contratado, antes de la participación de Evans, respondió incorrectamente a los extensos daños causados por el agua en el hogar. «La falta de respuesta correcta a este daño por agua resultó en una importante condición de moho que no estaba cubierta por la póliza de seguro del asegurado», dijo Evans. «Obtuvimos un estimado independiente para la remediación de moho requerida por un total de $136,373.49 que probablemente no habría existido si los servicios de mitigación hubieran sido realizados correctamente por un proveedor calificado».
En otro caso, Evans discute cómo un vendedor dejó al propietario de un condominio en un punto muerto con su compañía de seguros. «La oferta de liquidación final de los transportistas fue de aproximadamente 196.000 euros. Una vez que nos contrataron, trajimos a un constructor de buena reputación que nos ayudó a reevaluar los daños. Contratamos al transportista con nuestros hallazgos y logramos que revisara su oferta de acuerdo a más de $1,000.000.00 y completara las reparaciones. Un proceso que debería haberse evitado si el reclamo hubiera sido manejado por un Ajustador Público y constructor de buena reputación».
Jake Rheude, director de marketing de Red Stag Fulfillment, dijo que la mala selección de proveedores es parte de la razón por la que su compañía existe hoy en día. Originalmente, la empresa hermana de Red Stag Fulfillment tomó la decisión estratégica de externalizar sus operaciones de cumplimiento de pedidos a un tercero, para que la joven empresa pudiera concentrar su flujo de caja y energía en lo que consideraba las principales actividades de «traslado de agujas». Entre 2008 y 2012, las empresas de cumplimiento crearon un obstáculo para el crecimiento continuo. En esos cuatro años, cambiaron de socio de cumplimiento tres veces debido a niveles de servicio inadecuados. Pero la gota que colmó el vaso se produjo en torno a la Navidad de 2012, cuando su socio de cumplimiento se retrasó seis semanas en los pedidos. Los pedidos realizados el Día de Acción de Gracias no llegaron en Navidad, lo que provocó una gran cantidad de quejas de los clientes y, probablemente, la pérdida permanente de clientes.
«Es muy probable que varios millones de euros en valor para el cliente de por vida se perdieron en la Navidad de 2012», dijo Rheude. Además, Rheude dijo que la compañía de cumplimiento en ese momento tenía el terrible hábito de perder o dañar los productos en el almacén. El proveedor reportó más de $300,000 en inventario como perdido, dañado o robado dentro de un período de 20 meses. Las malas experiencias con los vendedores de cumplimiento llevaron finalmente a la compañía de comercio electrónico a establecer Red Stag Fulfillment.
VER: Guía del líder de TI para optimizar las relaciones con los proveedores (Tech Pro Research)
VER: Cómo elegir y administrar a los grandes socios tecnológicos (ZDNet)
Cómo seleccionar los mejores proveedores
La selección de proveedores puede parecer, en apariencia, tener un impacto limitado, pero las historias compartidas por los dueños de estos negocios son sólo la punta del iceberg. Asegúrese de verificar cuidadosamente a los proveedores de proyectos y su capacidad de entrega, y asegúrese de que los intereses mutuos estén totalmente alineados. Lo que puede parecer un simple fallo en la superficie podría convertirse en una pesadilla y resultar en devastación para múltiples partes interesadas. Aquí hay algunos consejos para ayudar con el proceso de selección de proveedores:
- Pida a los posibles proveedores que den ejemplos de proyectos similares en términos de naturaleza, tamaño, complejidad, etc.
- Pida referencias y haga su propia diligencia debida e investigue a cada posible proveedor. Por lo general, hay mucha información que se puede encontrar sólo en Internet como una comprobación inicial.
- Asegúrese de saber exactamente cómo sus proveedores satisfarán sus necesidades y le permitirán satisfacer las necesidades de sus clientes.
- Clavar los términos de la relación por escrito. Si no está por escrito, no sucedió, desafortunadamente.
- Pruebe con proveedores en un proyecto más pequeño para evitar sorpresas desagradables en proyectos más grandes e importantes.
- Si se encuentran grandes problemas cerca del comienzo de un proyecto, no asuma que las cosas mejorarán con el tiempo. Trate los problemas inmediatamente y siempre tenga un plan de respaldo.
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