Para que un plan de gestión de riesgos proporcione la cobertura que su proyecto necesita, debe incluir seis elementos básicos. Aquí están los detalles.
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Los planes de gestión de riesgos ayudan a los equipos de proyectos a asegurarse de que han identificado los riesgos potenciales y desarrollado las mejores estrategias para hacerles frente. Dependiendo de la complejidad de su proyecto, hay muchos elementos que pueden ser incorporados en un plan de manejo de riesgos.
Estos son algunos de los elementos básicos que deben incluirse en cada plan de gestión de riesgos.
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Resumen ejecutivo
Comience con un resumen ejecutivo que ofrezca una visión general de alto nivel del proyecto en sí, el alcance y el enfoque general en el desarrollo del plan de gestión de riesgos. Esto le dice a la(s) parte(s) interesada(s) qué esperar al revisar el plan y ayuda a establecer sus expectativas.
Supuestos del proyecto y del riesgo
Antes de sumergirse en la identificación de riesgos, es importante identificar y documentar cualquier suposición del proyecto que pueda tener un impacto o influencia en las estrategias de gestión de riesgos que usted seleccione. Estos supuestos pueden ser cualquier cosa relacionada con presupuestos y recursos, procesos, tecnologías y técnicas, cronogramas u otras facetas de un proyecto. Los supuestos también pueden referirse a factores internos o externos. Identificar las suposiciones ayuda a enmarcar las metodologías, el razonamiento detrás de las decisiones, y de nuevo ayuda a establecer las expectativas.
VER: Gestión de proyectos informáticos: 10 maneras de mantenerse por debajo del presupuesto (PDF gratuito) (ConsejoTecnologico.com)
Metodología de riesgo
La metodología de riesgo identifica y define el enfoque que se utilizará, así como los recursos, herramientas y técnicas que se utilizarán para desarrollar e implementar el plan de gestión de riesgos. Esto ayuda a establecer expectativas y asegura que todas las partes interesadas estén en la misma página cuando se trata de cómo se gestionarán eficazmente los riesgos.
Todos los riesgos potenciales identificados
Los riesgos pueden provenir de fuentes internas técnicas, administrativas, comerciales o externas. Las fuentes técnicas pueden incluir requisitos de alcance, estimaciones, limitaciones, procesos o tecnología. Las fuentes de gestión pueden incluir la estructura organizativa, la PMO, los recursos, la comunicación o el liderazgo. Las fuentes de riesgo comercial pueden incluir contratos, proveedores, clientes o asociaciones. Las fuentes externas pueden ser factores regulatorios, fiscales, financieros, ambientales o competitivos. Para capturar, identificar y documentar los riesgos, se puede utilizar una estructura de desglose de riesgos (RBS) para categorizar las fuentes de riesgo potencial. El uso de un RBS ayuda a asegurar que se han considerado todos los tipos de riesgos.
Análisis cualitativo y cuantitativo del riesgo
Una vez identificados los riesgos potenciales, también es importante realizar un análisis de riesgos cualitativo y cuantitativo. El análisis cualitativo determina la probabilidad y el impacto de cada riesgo. Esto puede hacerse utilizando la matriz para capturar y calificar el impacto de bajo a muy alto, así como la probabilidad, el momento, el costo y cualquier otro factor clave. Para ello, es posible que sea necesario realizar un taller sobre riesgos para discutir los riesgos identificados. El análisis cuantitativo requiere el uso del juicio de expertos y el aprovechamiento de la tecnología para recopilar información de inteligencia empresarial que le proporcionará datos precisos para completar este análisis. El análisis cuantitativo no es necesariamente necesario para todos los proyectos, pero cuando se realiza se utiliza para analizar numéricamente el efecto o el impacto de los riesgos y ayuda a identificar la exposición de cada riesgo al resultado del proyecto. Existen varias técnicas y herramientas cuantitativas que se pueden utilizar. Aquí hay sólo unos pocos:
- Análisis del árbol de decisión, que identifica el impacto de seleccionar una decisión sobre otra.
- Análisis de sensibilidad, que identifica el impacto de una decisión en un proyecto.
- Estimación de tres puntos, que asigna un valor optimista, neutro o pesimista a una decisión.
VER: Guía de IT pro para una gestión efectiva del cambio (PDF gratuito) (ConsejoTecnologico.com)
Selección e implementación de estrategias
Su plan de gestión de riesgos debe detallar las estrategias de riesgo elegidas, por qué fueron elegidas, cómo se implementará la estrategia – incluyendo quiénes participarán, cuáles serán sus funciones, el momento oportuno, los criterios de éxito, y cómo se monitoreará el estado y el progreso. Es importante incluir un registro de riesgos para ello que ayude a hacer un seguimiento de cada riesgo, así como de los demás detalles mencionados anteriormente. Algunas estrategias comunes de riesgo del proyecto incluyen evitar, aceptar, transferir, escalar y mitigar.
Debido a las implicaciones potenciales de cualquier riesgo, es esencial involucrar a las partes interesadas multifuncionales que tienen un conocimiento tácito de sus áreas de negocio y de cualquier riesgo potencial, ya que esto probablemente será vital para el éxito del proyecto en su conjunto.
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