Los formularios en línea están en todas partes. Descubra cómo Office 365 puede ayudarle a solicitar información sin necesidad de tener conocimientos especializados de Internet.
Usted no necesita conocimientos de diseño web o de desarrollo para solicitar un poco de información utilizando formularios en línea. El proceso es simple, pero la mayoría de las personas no se dan cuenta de que estas opciones están disponibles. Si está suscrito a Office 365, puede poner a trabajar los formularios de Microsoft sin un conjunto de conocimientos especializados. Después de crear el formulario, usted simplemente comparte un enlace. Los destinatarios pueden utilizar el enlace para acceder al formulario a través de un PC, un portátil o incluso un dispositivo móvil. En este artículo, le presentaré 365 formularios de Microsoft.
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Estoy usando Edge y OneDrive para empresas con una suscripción a Office 365 (2019) en un sistema operativo Windows 10 (64 bits. No hay ningún archivo de demostración descargable. Si no tienes una suscripción a 365, considera la posibilidad de utilizar Google Docs, pero no hay instrucciones para Google Docs en este artículo.
VER: Cuadro comparativo: Office suites (Tech Pro Research)
Planificación
Usted querrá comenzar con un buen plan: ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Qué tipos de datos necesita almacenar? ¿Cómo desea presentar las opciones? Estas son preguntas que usted querrá responder de antemano. En nuestro ejemplo, crearemos un formulario sencillo que los destinatarios podrán utilizar para informar sobre las horas de voluntariado. Ellos responderán las siguientes preguntas:
- Apellido: texto
- Nombre: texto
- Fecha de Voluntariado: fecha
- Descripción: texto
- Categoría: opción
- Horas: texto
- Completo: sí/no
Tenga en cuenta que Microsoft Forms es una función simple y limitada, así que no planifique nada demasiado complejo.
Creando
Crear un formulario rápido es fácil utilizando Microsoft Forms, pero necesita una cuenta de Office 365. Para empezar, utilice su navegador para navegar a Microsoft Forms en http://forms.microsoft.com. Si aún no ha iniciado sesión, deberá hacerlo con sus credenciales de Office 365. Una vez dentro, haga clic en Mis formularios () y luego haga clic en Nuevo formulario.
Haga clic en Nuevo formulario para abrir un formulario en blanco.
En primer lugar, dé a la forma un nombre significativo, de hasta 90 caracteres, haciendo clic en el formulario Sin título. También puede introducir un subtítulo para el formulario, que puede contener hasta 1.000 caracteres. Al hacer clic en + Añadir pregunta () se mostrarán las opciones mostradas en la . Si hace clic en Más, verá dos opciones más: Ranking y Likert. (Microsoft Forms usa el término pregunta, en lugar de control o campo, y yo seguiré el ejemplo.
Déle a la forma un nombre significativo.
Tiene seis opciones de tipo de pregunta.
Haga clic en Texto e introduzca una pregunta o descripción de los datos que desea que introduzcan los usuarios. En este caso, introduzca el apellido como se muestra en la . Haga clic en Requerido para obligar a los usuarios a introducir un valor para esta pregunta. También tenga en cuenta la opción de Respuesta Larga. Las preguntas de texto pueden contener hasta 4.000 caracteres (incluidos los espacios. Si hace clic en la respuesta larga, la pregunta de la respuesta crecerá para mostrar las entradas más largas. Cree una segunda pregunta de texto para los nombres de pila. Luego, haga clic en Agregar pregunta para ingresar una pregunta de Fecha de Voluntariado y otra de Descripción.
Cree la pregunta de apellido.
La siguiente pregunta tiene opciones. Haga clic en Agregar pregunta como antes y, a continuación, haga clic en Seleccionar. Entre en
la Categoría y luego entre en las opciones como se muestra en la . Haga clic en la opción Agregar para agregar más.
Agregue una pregunta que enumere opciones específicas.
Ya casi has terminado. Añada la pregunta Horas. Finalmente, la pregunta completa es una pregunta de sí/no. Microsoft Forms no ofrece un tipo de sí/no, así que utilice
el tipo de elección.
Para obtener una vista previa del formulario, haga clic en Vista previa en la esquina superior derecha. La figura F muestra el formulario simple. Desplácese hacia abajo para ver todas las preguntas y el botón Enviar. Haga clic en Móvil para ver cómo se renderizará el formulario en los dispositivos móviles.
Previsualizar el formulario.
En este punto, es posible que desee realizar algunas modificaciones. Para eliminar una pregunta, haga clic en ella y luego en la opción Eliminar pregunta (el icono de la papelera. A la derecha de Eliminar pregunta, puede hacer clic en Mover pregunta hacia arriba o Mover pregunta hacia abajo para reordenar las preguntas. Haga clic en Más opciones (el botón de elipses en la esquina inferior derecha) para acceder a dos opciones más: Subtítulos y restricciones.
Utilice Subtítulo cuando necesite mostrar una sugerencia en pantalla o aclarar más el propósito de la pregunta. Utilice Restricciones para establecer algunos límites a los valores de entrada. Por ejemplo, edite la pregunta Horas para rechazar cualquier otra cosa que no sea un dígito numérico. Haga clic en Más opciones y seleccione Restricciones. Al hacerlo, se muestra un nuevo desplegable; el número es el valor predeterminado. Haga clic en el menú desplegable para ver los diferentes tipos de restricciones que se muestran en la que puede aplicar. A continuación, es posible que desee agregar un tema, como se muestra en la . Simplemente haga clic en Tema (arriba a la derecha) y seleccione una de las opciones de tema predefinidas. (Los temas no son visibles en los dispositivos móviles.)
Restringir la entrada.
Agregar un tema.
Compartir
Es posible que haya notado la pestaña Respuestas. Si hace clic en él (en la vista de diseño), verá que no hay respuestas a su formulario en línea. Eso es porque aún no lo has compartido. Para compartir el formulario, haga clic en Compartir (arriba a la derecha en Vista previa.
El propósito de su formulario determinará el tipo de restricciones de uso compartido que utiliza. Antes de compartir el formulario, haga clic en Más opciones y seleccione Configuración. Las opciones se explican por sí solas, pero debe conocerlas y saber cómo acceder a ellas. Puede compartir el formulario con cualquier persona o limitarlo a las personas de su organización. También puede poner un límite de tiempo a las respuestas. La opción Barajar reordenará las preguntas al azar para cada encuestado.
Para nuestro ejemplo, envíese un enlace al formulario en un correo electrónico a usted mismo. Puede pegar el enlace en un área compartida, enviar un QR-code o insertar el formulario en un blog o página web. Todos son muy sencillos de implementar. Por ahora, haga clic en Compartir para empezar. De forma predeterminada, sólo las personas de su organización pueden enviar respuestas a su formulario. Haga clic en el menú desplegable y elija Cualquier persona con el enlace puede responder. Esta es probablemente la opción menos segura para compartir, así que asegúrate de estar cómodo con esta opción.
Haga clic en Correo electrónico para iniciar Outlook (o su cliente de correo predeterminado) y confirme la acción. Los formularios de Microsoft rellenan el asunto y el cuerpo. Puedes cambiar lo que quieras, pero no modifiques el enlace. Introduzca los destinatarios; como puede ver en la , se lo estoy enviando a mí mismo. Envíate el enlace a ti mismo. Cuando llegue, haga clic en el enlace para acceder al formulario como encuestado. Asegúrese de introducir datos para poder ver la respuesta en Microsoft Forms (más adelante.
Envíe el enlace a su formulario en un mensaje de correo electrónico.
Acortar el enlace
Ahora, el enlace es ridículamente largo, y es probable que eso cause problemas a los receptores. Puede mejorar el enlace de una de estas dos maneras. Puede encerrar el enlace largo entre paréntesis. Incluso si el enlace se cierra en la ventana de correo, un clic reconocerá el enlace completo. Es confiable, pero no siempre funcionará. En su lugar, podría utilizar TinyURL para crear un enlace mucho más corto. En lugar de hacer clic en Correo como antes, haga clic en Vínculo y luego en Copiar. Luego, visita tinyurl.com, haz clic dentro de Introducir una URL larga para hacer un control minúsculo, y presiona Ctrl+v, y haz clic en el botón Hacer TinyURL! A continuación, haga clic en Copiar en el portapapeles, vuelva a Outlook y pegue el nuevo vínculo. Suena enrevesado, pero es simple.
Después de probar un poco el formulario, es posible que desee realizar cambios. Por ejemplo, agregué una nueva categoría, Detalle del trabajo y una nueva opción de proyecto completo, En curso. Para hacer cambios, inicie sesión en Microsoft Forms y abra su formulario de Horas Voluntarias. En la vista previa de formularios, puede realizar los cambios que desee, trabajando con el formulario como lo hacía
antes.
VER: 30 cosas que nunca debes hacer en Microsoft Office (PDF gratuito) (ConsejoTecnologico.com)
Uso de las respuestas
Para ver las respuestas, regrese a Microsoft Forms y abra los formularios para voluntarios. Haga clic en la ficha Respuestas; la muestra una respuesta. Haga clic en el enlace Abrir en Excel para descargar los datos como un archivo de Excel para que pueda analizar e informar sobre los datos que recopila a través de su formulario en línea.
Puede ver las respuestas y descargarlas como un archivo de Excel.
Conclusión de la reunión
Para bien o para mal, usted debe ser un suscriptor de 365 para usar Microsoft Forms. Son extremadamente fáciles de crear y compartir, pero tienen un precio. Las opciones de las preguntas son limitadas, y no se puede automatizar el proceso usando código o script. En el lado positivo, puede crear un formulario de entrada de datos, una encuesta o incluso un cuestionario que mostrará la respuesta correcta después de que el encuestado termine, con poco esfuerzo y tiempo. Tampoco se necesita ningún tipo de formación especializada para hacer frente a esta novedad.
Permanezca atento porque en los próximos meses, veremos más opciones de formularios en línea.
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