Cómo configurar proyectos en Smartsheet

Smartsheet es una solución de gestión de trabajo y automatización basada en web para la gestión de proyectos y tareas. A continuación, le ofrecemos una breve introducción a la configuración de las hojas para la gestión de su proyecto.

Si eres nuevo en Smartsheet, este»cómo hacerlo» es para ti. Lo primero que necesitas saber es que una’hoja’ representa un proyecto en Smartsheet y está compuesta de múltiples características. Para simplificar las cosas, Smartsheet ha creado varias plantillas de proyecto basadas en la industria para que usted elija, con la opción de crear las suyas propias desde cero.

Hay algunas maneras de crear una hoja para su proyecto.

1. Haga clic en el signo + al lado de la pestaña»Inicio»;
2. Haga clic en el cuadro desplegable «Crear nuevo» y seleccione entre los tipos de hoja disponibles de la lista disponible.
3. Haga clic en el cuadro desplegable»Importar» y seleccione la ubicación del archivo que desea importar de la lista disponible.

Si ha seleccionado la opción 1, verá la pantalla en la Figura 2 (abajo), y tendrá estas opciones de selección adicionales:

1. Utilice la función de búsqueda para encontrar una’hoja’ por palabra clave.
2. Seleccione una de las hojas disponibles que se muestran en el cuadro.
3. Escoja una de las plantillas, que están diseñadas para proyectos específicos de la industria

Aquí he seleccionado la plantilla «Basic Project with Gantt & Dependencies» para trabajar. El siguiente paso es renombrar y guardar la plantilla. Asegúrese de ajustar cualquier formato que desee conservar y también la ubicación que elija para guardar la nueva hoja (Figura 3.

Después de guardar el archivo, verá una nueva pestaña junto a la pestaña»Inicio» en la pantalla. Se mostrará la plantilla con el nombre del proyecto que ha asignado (Figura 4.

Ahora que ha creado su primera hoja, está listo para empezar a personalizar los elementos de la hoja/proyecto. (Ver Figura 5.) Todo se elimina de la columna’Nombre de la tarea’ ya que este es el campo clave.

1. Haga clic con el botón derecho en cualquier columna; verá todas las opciones de menú disponibles para cada columna.
2. También puede agregar nuevas columnas y hacer clic y arrastrar para reordenarlas.
3. Puede cambiar el nombre de cada entregable, tarea, etc. haciendo doble clic y escribiendo sobre el nombre existente.
4. Las fechas y dependencias del diagrama de Gantt se actualizarán automáticamente a medida que configure las fechas de inicio y fin del proyecto y las predecesoras. El diagrama de Gantt puede modificarse directamente utilizando simplemente un movimiento de clic y arrastre para cambiar fechas y dependencias.

Configuración y ajuste de otras columnas

Para añadir archivos adjuntos, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier fila de la tercera columna, la representada por el icono de un clip (Figura 6), para seleccionar el archivo que desea cargar/enlazar con la tarea asociada.

Si hace clic con el botón derecho en cada una de las columnas de arriba, se le presentarán todas las opciones disponibles para cada una de ellas (Vea la Figura 7.

• Al hacer clic en las filas debajo de la columna’Comentarios’, podrá enviar comentarios a la(s) persona(s) de la columna’Asignado(s) a’.
• Haciendo clic en la columna de acciones de la fila (la que está marcada con una i en cursiva) le permite establecer recordatorios para tareas específicas.
• Puede establecer fechas de inicio y de finalización para las tareas y establecer dependencias utilizando las filas de la columna’Predecesores’. Nota: esto también se puede hacer en el diagrama de Gantt utilizando una función de arrastrar y soltar.

En la parte inferior de cada hoja (Figura 8) los usuarios pueden compartir información, recibir alertas, enviar archivos adjuntos, añadir comentarios, actualizar solicitudes, crear formularios web, publicar datos y ver registros de actividades. Una vez que el usuario hace clic en Compartir, Smartsheet le da a los usuarios la posibilidad de compartir cualquiera de las tareas, subtareas, entregables, archivos adjuntos o incluso toda la hoja/proyecto con otros para una colaboración sin problemas.

Los colaboradores se seleccionan de su lista ‘Contactos’, y los permisos pueden asignarse a los usuarios en función de sus necesidades y funciones (Figura 9.

Enhorabuena, ya has creado y compartido tu proyecto usando Smartsheet!

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