Dar prioridad a las tareas puede añadir información útil a su rutina. Si las opciones integradas Baja, Normal y Alta no son suficientes, cree su propio campo de prioridad personalizado.
La ventana Tareas nuevas de Outlook muestra un campo de Prioridad incorporado con tres configuraciones: Bajo, Normal y Alto. Con esta configuración, puede ordenar las tareas por nivel de prioridad en lugar de por fecha de vencimiento, para tener un poco más de perspectiva. Esta información puede ayudarle a reorganizar sus tareas cuando sea necesario. Para bien o para mal, esos tres niveles lo son, y no serán adecuados para todos. En este artículo, le mostraré cómo agregar un campo de prioridad personalizado a una vista incorporada, para que pueda ordenar y agrupar por niveles de prioridad que sean significativos para usted.
Más información sobre Office
Estoy usando Outlook 2019 (escritorio), pero la técnica también es aplicable a versiones anteriores de Ribbon. No es compatible con la edición del navegador de 365. No hay ningún archivo de demostración descargable.
Prioridad incorporada
Antes de añadir un campo personalizado, echemos un vistazo a la opción de prioridad incorporada de Outlook para las tareas (). Esta opción está disponible en la ventana Nueva tarea, y puede ordenar por este campo en la mayoría de las vistas de tareas. El ajuste predeterminado es Normal.
La opción de prioridad permite tres configuraciones; no se puede personalizar la opción.
Si este campo no está visible en la vista de lista de tareas, puede agregarlo de la siguiente manera:
- Con la vista Lista de tareas actual en la ventana Tareas, haga clic en la ficha Ver.
- Seleccione Gestionar vistas en el menú desplegable Modificar vista.
- Seleccione Lista de tareas en la lista Ver nombre y haga clic en Modificar.
- En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en Columnas.
- Seleccione Campos utilizados con frecuencia en el menú desplegable Seleccionar columnas disponibles de, si es necesario.
- Seleccione Prioridad en la lista Columnas disponibles.
- Haga clic en Agregar para moverlo a la lista Mostrar estas columnas en este orden . En este punto, podría hacer clic en Mover hacia arriba para cambiar la posición de la opción en la barra de título, pero no necesita hacerlo ahora.
- Haga clic en Aceptar tres veces.
Mover prioridad a la lista Mostrar columnas.
Cuando vuelva a la ventana Tarea, Outlook mostrará el icono de prioridad en la barra de título, como se muestra en la . Puede ordenar las tareas según estos tres niveles de prioridad. Como puede ver, alguien piensa que lavar las alfombras con champú es de alta prioridad! La flecha azul hacia abajo denota una prioridad baja. Ningún icono indica una prioridad Normal.
La opción de prioridad predeterminada está ahora visible.
Al añadir el campo Prioridad a la vista Lista de tareas, es posible que haya notado que Outlook ofrece dos campos interesantes que podría considerar utilizar en lugar del campo Prioridad incorporado: Prioridad y estado personalizados. Desafortunadamente, estos campos están vinculados a SharePoint y no están disponibles para todos los usuarios.
Prioridad personalizada
La opción de Prioridad incorporada puede ser adecuada para la mayoría, pero puede crear una opción de prioridad personalizada si es necesario. Antes de hacerlo, piense en el tipo de elementos prioritarios que necesita. ¿Desea un sistema de numeración como el 1, 2 y 3, o prefiere tener elementos de texto significativos, como Muy bien para Ignorar, Mejor Hacerlo Pronto y Esperar Catástrofes? Depende totalmente de ti, pero cuando vayas por la ruta de texto, considera el orden alfabético (más adelante. Para este ejemplo, usaremos una lista de dígitos simples: 1, 2, 3, y así sucesivamente.
Una vez que tenga una lista de elementos prioritarios en mente, podrá agregar el campo personalizado. En la ventana Tareas, seleccione la vista que desea modificar; trabajaremos con Active. Si no está disponible en la galería, selecciónelo en el menú desplegable Cambiar vista en el grupo Vista actual. Con la vista Activo actual, añada el campo personalizado como se indica a continuación
:
Elija un tipo y formato para su campo personalizado.
Añada el nuevo campo de prioridad personalizado a la vista de tareas.
Un simple clic en el encabezado Prioridad de la tarea alterna los registros entre una ordenación ascendente y una descendente. Sin embargo, en la actualidad, no hay nada por lo que ordenar. Para asignar niveles de prioridad a las tareas existentes, haga clic dentro del nuevo campo e introduzca un valor. A continuación, haga clic en el encabezado para ordenar las tareas según su prioridad personalizada, como se muestra en la .
Ordenar haciendo clic en el encabezado Prioridad de tarea.
Oops…. ¿recuerdas antes cuando te advertí acerca de los tipos y tipos de datos? Si realmente tiene 12 niveles de prioridad, esperaría que 11 y 12 se clasifiquen al final de una lista ascendente. Debido a que usamos un tipo de datos de texto cuando agregamos el campo personalizado, 11 y 12 ordenan después de 1 y antes de 2. Si realmente tiene 12 niveles, su campo personalizado debería ser un campo numérico, y luego se clasificará como se espera. Corrí este ejemplo a propósito para mostrarte lo que podría pasar.
Este tipo es temporal. Puede modificar aún más su vista para incluir una clasificación permanente por el campo personalizado. Para hacerlo,
- Haga clic en la ficha Ver y seleccione Administrar vistas en el menú desplegable Cambiar vista.
- Seleccione Activo (o el nombre de la vista que modificó) y haga clic en Modificar.
- Haga clic en Agrupar por.
- En el cuadro de diálogo Agrupar por, desmarque la opción Agrupar automáticamente según el acuerdo.
- En el menú desplegable Seleccionar campos disponibles de, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta (en la esquina inferior izquierda.
- En el menú desplegable Agrupar elementos por, seleccione
- Prioridad de tarea ) y haga clic en Aceptar tres veces. La figura H muestra los resultados.
Establezca un grupo permanente para la vista.
La vista Activa modificada agrupará sus tareas según su columna de prioridad personalizada.
Puede ordenar por otros campos haciendo clic en el encabezado, pero Outlook ordenará por ese campo dentro de los grupos de prioridad permanentes.
Manténgase en sintonía
Para ordenar por una serie de niveles de prioridad personalizados, agregamos un campo personalizado a la vista Activo y cambiamos su agrupación. También puede copiar la vista Activa y modificarla si no desea cambiar permanentemente la vista incorporada. En este momento, la única manera de añadir un valor de prioridad personalizado a una tarea es añadiéndolo después de haber utilizado la vista. En un artículo futuro, le mostraré cómo agregar este campo personalizado a la ventana Tareas nuevas, para que pueda agregar la prioridad cuando cree la tarea.
Boletín semanal de Microsoft
Conviértase en un experto en Microsoft de su empresa con la ayuda de estos tutoriales de Windows y Office y de los análisis de nuestros expertos sobre los productos empresariales de Microsoft. Entregado Lunes y Miércoles
Envíeme su pregunta sobre Office
Respondo a las preguntas de los lectores cuando puedo, pero no hay garantía. No envíe archivos a menos que se le solicite; las solicitudes iniciales de ayuda que lleguen con archivos adjuntos se eliminarán sin leer. Puede enviar capturas de pantalla de sus datos para ayudar a aclarar su pregunta. Cuando se ponga en contacto conmigo, sea lo más específico posible. Por ejemplo, «Please troubleshoot my workbook and fix what’s wrong» probablemente no obtendrá respuesta, pero «Can you tell me why this formula is’ t returning the expected results? Por favor, menciona la aplicación y la versión que estás usando. ConsejoTecnologico.com no me reembolsa por mi tiempo o experiencia en ayudar a los lectores, ni tampoco pido una cuota a los lectores a los que ayudo. Puede ponerse en contacto conmigo en susansalesharkins@gmail.com.
Lea también….