Un plan de la estructura del proyecto ayuda a deconstruir un proyecto en tareas individuales. A continuación se explica cómo crear uno.
En Code PaLOUsa 2019, Sue Freas, directora de ingeniería de software de Appriss, ofreció consejos esenciales para los nuevos gerentes sobre cómo crear confianza, establecer objetivos y compartir conocimientos.
Un plan de la estructura del proyecto (PEP) es el proceso de desglosar cada entrega dentro de un proyecto. El PEP detalla todo el trabajo que debe realizar el equipo de proyecto para alcanzar los objetivos del proyecto y entregar con éxito el producto o servicio del cliente. En el PEP, todos los entregables (productos o servicios) se desglosan hasta las unidades más pequeñas posibles para garantizar que no se pierda nada.
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Por qué lo necesita para nuestro proyecto
Esta vista detallada del proyecto proporciona a los equipos la información que necesitan para poder ampliar el trabajo requerido por cada individuo para todas las tareas. Sin el PEP, es probable que no se cumplan los requisitos, y es más probable que los resultados y tal vez incluso todo el proyecto no se cumplan.
VER: Calculadora de costes/beneficios de proyectos de TI (Tech Pro Research)
Pasos de alto nivel para completar un PEP
- El gerente de proyecto y el equipo deben documentar y proporcionar detalles sobre todos los entregables identificados y acordados en el alcance del proyecto. Es importante que todas las partes interesadas comprendan y aprueben cada uno de los resultados finales para asegurarse de que los recursos y el tiempo no se pierdan en el futuro. Un entregable puede ser tan complejo como un nuevo software que se está desarrollando e implementando o algo tan simple como un informe de cliente.
- El equipo del proyecto debe hacer una lluvia de ideas sobre la mejor manera de desglosar cada entregable. La manera más fácil de hacerlo es a través de la pizarra o mediante el uso de notas adhesivas. Esto permite a los miembros del equipo ver las cosas visualmente, interactuar y compartir sus comentarios. Este paso puede tomar algún tiempo, sin embargo, es un paso necesario y que vale la pena. Si el tiempo es un problema, entonces los resultados se pueden desglosar en más de una sesión. Los entregables se dividen en lo que se conoce como componentes. Si el entregable es un informe del cliente, entonces podría haber múltiples componentes en el informe, tales como las diversas secciones como finanzas, resumen ejecutivo, suposiciones, análisis de negocios y así sucesivamente.
- Cada componente se divide a continuación en su unidad más pequeña llamada paquetes de trabajo, que se asignan como tareas a los individuos para completar y priorizar. En el caso de que el componente sean los supuestos comerciales, se encomendaría a las personas la tarea de proporcionar cada uno de los insumos que se utilizan en la compilación de estos supuestos.
- Es importante que cada tarea y su estado sea monitoreado y rastreado hasta sus componentes y entregables para asegurarse de que no haya vacíos que afecten negativamente los entregables finales.
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Tres ventajas del PEP
La estructura del desglose del trabajo ofrece muchos beneficios para ayudar a los equipos a mantenerse enfocados en las tareas y productos requeridos. Estos son los principales beneficios:
- Aumenta la claridad en torno a las funciones y responsabilidades. Puesto que el PEP se desglosa y asigna todas las tareas a individuos, aclara quién es responsable de cada aspecto del trabajo e incluye fechas de vencimiento para cada entrega. Los miembros del equipo adquieren una clara comprensión de cómo su trabajo contribuye a cumplir con cada uno de los resultados y, en última instancia, con los objetivos generales del proyecto.
- Ayuda a asegurar que todas las tareas se completen correctamente y a tiempo. El PEP es la disección de los entregables hasta su unidad más pequeña, lo que hace más probable que no se pierda ninguna tarea en el proceso. Este proceso de descomposición reduce la ambigüedad y la confusión sobre lo que cada miembro del equipo debe hacer y cuándo debe completar su trabajo. En última instancia, esto también ahorra tiempo, haciendo un mejor uso de la jornada laboral de cada individuo y reduciendo los residuos.
- Permite el seguimiento de todas las actividades. A medida que cada tarea es identificada, detallada, programada y asignada para alcanzar una meta específica, existe una línea de base identificable a la que se puede seguir el rastro de todo el trabajo. La capacidad de realizar un seguimiento de las actividades aumenta las posibilidades de que el proyecto progrese según lo esperado para ofrecer al cliente el mejor producto o servicio dentro del alcance.
En última instancia, debido a que el PEP es un proceso que toma un proyecto y lo divide en pequeñas tareas manejables y mensurables, los equipos tienen más posibilidades de salir victoriosos durante la ejecución del proyecto.
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