Cómo mostrar el nombre de archivo y la ruta en un documento de Word o en una barra de título

Puede mostrar el nombre de un documento de Word en el encabezado o pie de página, o incluso en la barra de título, pero los resultados son un poco aproximados. Vea lo que funciona y lo que no funciona.

Al abrir un documento de Word, Word muestra su nombre en la barra de título. Si se trata de un nuevo documento en blanco, Word muestra un nombre genérico, documentx, hasta que se le asigna un nombre al archivo. Esto es adecuado para la mayoría de nosotros, pero ocasionalmente, querrá que el nombre del documento se imprima con el contenido o querrá toda la ruta en la barra de título. Desafortunadamente, ambos requisitos a menudo dejan a los usuarios rascándose la cabeza con frustración. Esto se debe a que lo que parece simple tiene algunos inconvenientes inesperados. En este artículo, le mostraré soluciones a estos requisitos y le advertiré cuando no funcionen como se espera.

Estoy usando Word 2019 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede aplicar estas soluciones desde Word 2003. Puede utilizar cualquier archivo que desee o puede descargar los archivos de demostración.doc,.docm y.cls. Las soluciones discutidas en este artículo no son compatibles con 365.

Utilice el campo {NOMBRE DE FICHERO}.

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Cuando desee mostrar el nombre y la ruta del documento en el propio archivo, puede escribirlo, pero si cambia el nombre del archivo, debe recordar que debe actualizar el nombre en el documento. Si en su lugar utiliza el campo {NOMBRE DE FICHERO}, tampoco se actualiza automáticamente. Debe recordar actualizar el campo, ¿cómo es eso mejor que escribirlo manualmente? Una ventaja es clara cuando se trabaja con múltiples instancias de un nombre de archivo: Actualizar el campo una vez que se actualiza en todo el documento.

Usemos este campo para mostrar el nombre del archivo en el encabezado de un documento y ver qué sucede:

Haga doble clic en el área de cabecera para abrirla en el modo de edición y sitúe el cursor en el lugar donde desea visualizar el nombre de fichero. En Word 2003, seleccione Encabezado y pie de página en el menú Ver.
Haga clic en la ficha Insertar y seleccione Campo en el menú desplegable Piezas rápidas del grupo Texto (. En Word 2003, encontrará esta configuración en las opciones de Autotexto.
Seleccione FileName en la lista Field Names.
Si desea mostrar la ruta completa, marque la opción Agregar ruta a nombre de archivo .
Haga clic en Aceptar para volver al documento.
Haga doble clic fuera del encabezado para cerrarlo.

Los códigos de campo son parte de la función Piezas rápidas.

Puede mostrar el nombre del archivo con o sin la ruta completa.

Como puede ver en la , Word muestra el nombre y la ruta en el encabezado del documento, por lo que será visible en todas las páginas del documento. Más tarde, te mostraré cómo mostrarlo condicionalmente.

Word muestra el nombre de archivo y la ruta en el encabezado de este documento.

Desafortunadamente, si graba el fichero utilizando un nombre diferente, debe actualizar el campo manualmente para visualizar el nuevo nombre. Para ello, abra el encabezado, haga clic con el botón derecho del ratón en el campo y seleccione Actualizar campo (. Si está utilizando nuestro archivo de demostración, asegúrese de abrir el encabezado y actualizar el campo para ver la ruta correcta para su sistema.

Actualice el campo si cambia el nombre del archivo.

Si es probable que olvide actualizar el campo y es importante que el archivo se imprima con el nombre correcto, puede configurar una opción de impresión para actualizar los campos antes de imprimir, como se indica a continuación:

Haga clic en la ficha Archivo.
Haga clic en Imprimir en el panel izquierdo.
Haga clic en Configuración de página en la parte inferior.
En la ficha Papel, haga clic en Opciones de impresión.
En la sección Opciones de impresión, marque Actualizar campos antes de imprimir .
Haga clic en Aceptar dos veces.

Figura

E

Defina esta opción para actualizar los campos antes de imprimir el documento.

Sin mucho esfuerzo, esto es lo mejor que puedes esperar. Puede considerar añadir un evento ActiveDocument.Fields.Update al evento FileSaveAs, pero el tiempo es incorrecto y no funcionará.

VBA actualiza los campos antes de guardar el nuevo nombre. El archivo tampoco actualizará el campo la próxima vez que lo abra, por lo que podría considerar la posibilidad de agregar el evento Actualizar a una macro AutoAbrir, de modo que, como mínimo, el documento muestre el nombre correcto cuando se abra. Sin embargo, hacerlo no ayudará si el campo está en el encabezado o pie de página. El método de actualización actualiza los campos sólo en el cuerpo del documento.

No hay una bala de plata porque cada documento será único en lo que respecta a los campos. Como nuestro campo de ejemplo está en el encabezado, añadiremos un procedimiento VBA que actualiza los campos del encabezado (o pie de página. Añada el procedimiento secundario de la lista A al evento AutoOpen del documento en el módulo ThisDocument como se indica a continuación:

Abra el Editor de Visual Basic (VBE) presionando[Alt]+[F11] o haciendo clic en Visual Basic en el grupo Código en la pestaña Desarrollador.
Haga clic en EsteDocumento (si es necesario) en la ventana del Explorador.
Ingrese el código en el Listado A. Para evitar errores en el VBE, no corte ni copie el código de esta página web. Introduzca el código manualmente o descargue el documento de demostración o el archivo de la clase.
Vuelva al documento y guárdelo como un archivo habilitado para macros. Si utiliza Word 2003, este paso no es necesario.

Listado A

Sub AutoOpen()'Actualizar campo en el encabezado de la primera página.ActiveDocument.Sections(ActiveDocument.Sections.Count. Encabezados(1.Rango.Campos.ActualizarSubmenú Final

La apertura del documento desencadena el procedimiento Autoabrir y el método Actualizar sólo actualiza los campos de la sección de cabecera. El valor 1 representa el número de página. Si el encabezado no está en la página 1, actualice este argumento de valor. Si está utilizando la sección de pie de página, cambie Encabezados(x) a Pies de página(x. Es una lata de gusanos que casi preferirías no abrir, pero para documentos simples, esta solución funciona.

Visualización condicional

Es posible que no desee mostrar el nombre del archivo en todas las páginas; tal vez le gustaría verlo sólo en la última página, lo que parece razonable. Cuando este es el caso, puede envolver el campo en una expresión {IF}. Por ejemplo, la siguiente expresión mostrará el nombre del archivo sólo en la última página del documento:

{ SI { PÁGINA } = { NUMPAGES } { NOMBRE DE ARCHIVO \P \* FORMATO DE FUSIÓN } }

Esta es sólo una de las muchas posibilidades. No vamos a cubrir una lista extensa de expresiones, pero es importante saber que las expresiones le dan más flexibilidad y control sobre el lugar donde el documento muestra el campo.

Usar VBA para la visualización de la barra de título

Mostrar el nombre del archivo en el documento será adecuado para la mayoría de nosotros. Si necesita un poco más, considere usar VBA para mostrar la ruta completa y el nombre del archivo en la barra de título. Usando las instrucciones de arriba para abrir el VBE, agregue el código en la Lista B y la Lista C a un documento cuando quiera mostrar la ruta de acceso completa en la barra de título… excepto que la solución no siempre funciona.

Listado B

Sub FileSaveAs()'Mostrar el nombre del archivo en la barra de título''Usurpa guardar como comando.Si Dialogs(wdDialogFileSaveAs.Show = 0 Then Exit SubSystem.Cursor = wdCursorNormalActiveWindow.Caption = ActiveDocument.FullNameEnd Sub

Listado C

Sub AutoOpen()'Mostrar nombre de archivo en la barra de título.ActiveWindow.Caption = ActiveDocument.FullNameEnd Sub

Al guardar el archivo se activa un evento interno, FileSaveAs. El código Listado B usurpa este evento y permite que Word muestre la propiedad FullName del documento en la barra de título. Para bien o para mal, lo más probable es que esta simple macro no muestre la ruta completa; nunca la he visto funcionar de manera consistente. Debido a que Word mostrará el nombre del documento automáticamente, hay poco uso para él. Lo he incluido sólo para discutirlo, es una de esas cosas que mencioné. Si debe tener la ruta de acceso en la barra de título, puede encontrar una solución excelente por Graham Mayor, MVP en una discusión en la Comunidad de Microsoft Office. La buena noticia es que el evento AutoOpen en el Listado C muestra tanto el nombre del archivo como la ruta en la barra de título, como puede ver en la , cuando abre el archivo. Desafortunadamente, lo perderá en cuanto guarde el archivo.

El evento AutoOpen muestra la ruta; el evento FileSaveAs normalmente no lo hace.

No hay panacea

Estas soluciones pueden satisfacer sus requisitos más simples, pero tienen problemas inherentes que son difíciles de resolver. El próximo mes, busque una solución que muestre la ubicación del archivo en la barra de herramientas de acceso rápido. Es ciertamente más fácil, aunque sólo funciona en las versiones más recientes.

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