La comunicación es vital para el éxito de un negocio. Así es como los gerentes deben involucrar a sus empleados.
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El éxito de una empresa depende de la comunicación entre todos los miembros del equipo. La comunicación permite el flujo de nuevas ideas, allana el camino para la transformación digital y ayuda a las empresas a funcionar de manera más eficiente.
«Todos los métodos de comunicación deben ser utilizados en todas las organizaciones», dijo Elaine Varelas, socia gerente de Keystone Partners, y esto comienza en la cima. Una de las mayores señales de que contrató al gerente equivocado es que si tiene poca capacidad de comunicación, como líder debe facilitar eficazmente las ideas y los mensajes dentro de un equipo, informó Moira Alexander, colaboradora de ConsejoTecnologico.com.
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Pero los supervisores no pueden esperar a que se realicen las revisiones de desempeño para hablar con sus empleados; más bien, deben asegurarse de sentarse con cada miembro del equipo de manera regular, manteniendo una línea directa de comunicación abierta de manera consistente. Los gerentes pueden hacerlo a través de una estrategia clave: Reuniones individuales.
«Las reuniones individuales son absolutamente importantes para el éxito de una organización, porque son una forma de comprobar la moral e identificar las luchas individuales y los problemas que afectan a la organización en su conjunto», dijo Paul Wallenberg, jefe de servicios de reclutamiento de tecnología de LaSalle Network.
Las reuniones individuales entre un gerente y cada uno de los miembros de su equipo son una manera para que ambos se actualicen mutuamente sobre los proyectos, pensamientos e ideas en curso. Sin embargo, los gerentes deben hacer un uso productivo de este tiempo para que las reuniones sean efectivas.
«Estas] reuniones son vistas como oportunidades fabulosas para que los empleados tengan acceso a líderes de alto nivel y aprendan de ellos, sean asesorados o los vean en acción», dijo Varelas. «También pueden ser el momento para conversaciones de desarrollo que muestren lo que un empleado hace bien y lo que necesita desarrollar. Estas interacciones personales pueden ser decisivas para la retención o para animar a alguien a abandonar una organización».
Estrategias para una buena reunión uno a uno
Los gerentes primero deben crear un espacio saludable y seguro para que los empleados hablen, dijo Wallenberg. «Crear un entorno que favorezca la transparencia y la vulnerabilidad», añadió. «Una de las cosas que le digo a mis nuevos empleados e informes directos es que hay muy pocos problemas que puedan causar y que no podré solucionar. De esta manera se sentirán seguros y cómodos compartiendo malas noticias».
Una vez que se haya creado el espacio seguro, los supervisores deben tener en cuenta a su público. Piense en la persona específica con la que está hablando y esté preparado para comunicarse con esa persona de la manera que sea más beneficiosa para ellos, dijo Varelas.
Otra estrategia importante para que las reuniones sean eficaces es la coherencia: Haga que los empleados fijen una hora específica (30 minutos, por lo general) en un día específico de manera recurrente, dijo Wallenberg. «De esa manera, están planeados y en el calendario para todo el año», agregó. «Si un gerente y su empleado se reúnen durante un tiempo estresante u ocupado, lleve a cabo una reunión individual fuera de la oficina, en una cafetería o en un restaurante, o simplemente salga a caminar con el empleado.»
En cada reunión, los gerentes deben dar seguimiento a las iniciativas o desafíos discutidos en reuniones anteriores, como una forma de demostrar que les importa y que están prestando atención, agregó Wallenberg.
Lo que los gerentes deben evitar
Uno a uno es un buen momento para sacar a relucir cualquier asunto que pueda ocurrir a ambos lados de la mesa. Sin embargo, los gerentes deben evitar hacer suposiciones sobre sus empleados, dijo Wallenberg. «Específicamente, no asuma que usted sabe más sobre la situación que la persona que se la explica», agregó. Lo último que usted quiere hacer es hacer que el empleado se sienta inseguro o desacreditado.
Los supervisores también deben evitar hacer juicios rápidos. «Por ejemplo, si la gente está haciendo acusaciones sobre sus pares, no interpreten eso como un hecho sin llevar a cabo una investigación adicional de manera independiente», dijo Wallenberg. «Esto es especialmente cierto si alguien está usando absolutos (es decir,’Mike siempre hace esto,’ o’nunca hace eso’)». Tenga en cuenta los comentarios, pero obtenga más información.
Sobre todo, los gerentes deben concentrar toda su atención en la reunión en curso. Durante 30 minutos, los gerentes deben evitar llamadas telefónicas, correos electrónicos u otras interrupciones, dijo Varelas. «Concéntrate en la conversación. Esto no es una conferencia, es una situación interactiva diseñada para comunicar información para involucrar a un empleado, maximizar el aprendizaje y fomentar la productividad», agregó.
Cómo pueden ayudar los empleados
Los empleados pueden sacar el máximo provecho de sus reuniones individuales si están preparados, dijeron tanto Varelas como Wallenberg. Al igual que los gerentes, los empleados necesitan entrar a la reunión con honestidad y transparencia.
Varelas recomendó algunas preguntas para considerar al prepararse para la reunión: ¿Qué se ha logrado desde su último uno a uno? ¿Lo tiene documentado y listo para la conversación? ¿Ha identificado las áreas sobre las que le gustaría aprender más y las habilidades que le gustaría desarrollar? ¿Has identificado formas en las que puedes hacer que eso suceda? ¿Tiene preguntas para su gerente? ¿Hay áreas en las que podría necesitar ayuda?
Después de presentar sus pensamientos y opiniones honestas, los empleados deben tomarse el tiempo de escuchar e interpretar los comentarios de su gerente. «La mayoría de la gente lo pasa muy mal con esto, pero su longevidad en una organización y su capacidad de ascender en las filas se centran típicamente en tomar bien la retroalimentación e incorporar la información en nuevos enfoques», dijo Varelas.
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