Cómo recopilar y modificar datos utilizando una aplicación web de Access

Si necesita una forma sencilla de recopilar datos, una aplicación web Access puede ser la herramienta adecuada para el trabajo.

Una aplicación web Access es una base de datos que se puede utilizar en un navegador web. Probablemente los usas todo el tiempo con tus dispositivos móviles. Lo que tal vez no sepas es que puedes crear y modificar una simple aplicación web usando Access 2013 o 2019. Puede compartir, ver y modificar datos. En este artículo, presentaremos las posibilidades y limitaciones de esta característica generando una aplicación web que rastrea los libros y los contactos de los autores.

Estoy usando Office 2019 con una suscripción a Office 365 Enterprise E3 en un sistema Windows 10 de 64 bits. Necesitará Access 2013 o 2019 y un entorno SharePoint. Este artículo asume que usted entiende las reglas de normalización de bases de datos relacionales y la naturaleza de las relaciones.

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Actualizar la angustia

Una advertencia antes de empezar: No confunda las aplicaciones web de Access con Access Services (2010. Las tecnologías no son compatibles y desafortunadamente la tecnología de base de datos web que parecía prometedora con Access Services no está soportada en las versiones posteriores de Access. A mi leal saber y entender, no se puede actualizar una base de datos web de 2010 a 2013 o 2019 (aunque se puede migrar los datos importando las tablas a una nueva aplicación web personalizada.

Una breve reseña

Una aplicación web Access tiene un alcance y funcionalidad limitados. Abajo hay una lista simple de razones para no considerar una aplicación web de Access:

• Su organización no utiliza SharePoint Server o su plan Office 365 no incluye SharePoint Online.
• Necesita Visual Basic for Applications (VBA.
• Necesita enlazar con datos externos, consolidar datos de diferentes fuentes o importar datos de XLM, servicios de datos, documentos HTML o carpetas de Outlook.
• Necesita utilizar consultas de actualización o cruzadas.
• Tiene necesidades de información complejas.
• Necesita una base de datos protegida por contraseña; los permisos se heredan del sitio de SharePoint donde se crea la aplicación.

Si aún necesita ayuda para determinar si una aplicación de Access es adecuada para usted, lea ¿Debo crear una aplicación de Access o una base de datos de escritorio de Access?

Crear una aplicación web Access

Después de iniciar Access 2013 o 2019, haga clic en Custom web app (. Al elegir una plantilla para una aplicación Web, asegúrese de no seleccionar plantillas con el término Escritorio al principio. Estos son para la versión de escritorio de Access y no para aplicaciones web. En su lugar, busque el icono del globo terráqueo o el término SharePointweb app en el nombre.

Seleccione Aplicación Web Personalizada.

La siguiente pantalla que vea después de elegir Custom Web App dependerá de su suscripción o de la configuración de su organización. En mi caso, la interfaz muestra mis sitios de ubicación web, como puedes ver en la . Estos son los sitios a los que los usuarios irán cuando usen tu aplicación.

Elija una ubicación web para su aplicación.

Para terminar de crear la aplicación, haga lo siguiente:

1. Introduzca un nombre para la aplicación.
2. Elija un sitio.
3. Haga clic en Crear para acceder a la interfaz mostrada en la .

La interfaz de la aplicación web Access es limitada pero fácil de usar.

En cuanto a la elección del sitio correcto (#2), lo utilizará para almacenar, organizar, compartir y acceder a la información de sus muchos dispositivos: de escritorio, portátiles e incluso móviles. Si utiliza Office 365, utiliza SharePoint Online y la lista de ubicaciones disponibles ) muestra las ubicaciones web que puede utilizar para crear su aplicación web. En mi caso, tengo dos:

• Personal Apps @ Susan Harkins es un sitio privado. Las aplicaciones estarán disponibles sólo para mí.
• Susan Harkins es un sitio de equipo; la aplicación estará disponible para cualquiera que use ese sitio.

Si utiliza SharePoint Server, Access Services debe estar habilitado y es posible que necesite la ayuda del administrador de su sitio para acceder al sitio de su organización.

Añadir tablas

Los datos se almacenan en tablas de la misma manera que en una base de datos de escritorio. Hay tres maneras de crear una nueva tabla en una aplicación web:

• Utilice una plantilla.
• Importar datos de una fuente de datos existente.
• Empieza de cero.

Vamos a crear una tabla que almacena títulos de libros, números ISBN y algunos otros detalles:

1. Haga clic en el enlace Agregar una nueva tabla en blanco (marcado con un círculo en la .
2. Utilizando la como guía, introduzca los campos.
3. Para guardar la tabla, haga clic con el botón derecho del ratón en la pestaña o ciérrela.

Cree una tabla desde cero.

Similar a una tabla de escritorio, tiene acceso a varios tipos de datos y sus respectivos formatos. Los últimos cuatro campos son claves externas para tablas relacionadas, que todavía no tenemos. Seleccioné el tipo de datos de Número como un marcador de posición por ahora. Puede crear fácilmente las tablas relacionadas primero.

Ahora, vamos a crear una tabla de autores, para que podamos crear una relación entre las dos tablas. Este proceso es diferente en una aplicación web porque no hay ventana de relaciones. Para crear la segunda tabla, haga lo siguiente:

1. Cierre la mesa de Libros si aún está abierta.
2. En el grupo Crear, haga clic en Tabla y en el enlace Añadir una nueva tabla en blanco.
3. Utilice la como guía para crear la tabla Personas.
4. Guárdelo y ciérrelo.

Cree una segunda tabla para almacenar nombres y direcciones de correo electrónico (de autor.

Añadir una relación

En este punto, necesitamos crear una relación entre las dos tablas utilizando el Asistente de Búsqueda. Primero, abra la tabla Libros en la vista Diseño haciendo doble clic en ella en la ficha Seguimiento de erratas. Luego haga lo siguiente:

1. Seleccione Búsqueda en el menú desplegable Tipo de datos .
2. En el siguiente panel, elija la opción I Want The Lookup Field To Get The Values From Another Table Or Query, que mostrará opciones adicionales.
3. Selecciona el libro de Personas.
4. En la lista desplegable Qué valor desea visualizar en su búsqueda, seleccione Visualizar nombre.
5. Puedes alterar el orden y las opciones de clasificación en cascada en tus aplicaciones personalizadas, pero para este ejemplo, no lo hagas. En este punto ) haga clic en Aceptar.
6. Guardar y cerrar la tabla.

Seleccione Búsqueda en el menú desplegable Tipo de datos.

Identifique el campo de la clave externa.

En este punto, las dos tablas están relacionadas. Todo se explica por sí mismo excepto el campo Nombre para mostrar. En una base de datos de escritorio, puede utilizar una expresión para combinar el nombre y los apellidos y ordenar alfabéticamente por el apellido. El campo Nombre para mostrar es un acceso directo que hará lo mismo. Usted mismo ingresará el nombre en el formato de apellido y nombre. (Esta ruta simplifica el ejemplo, pero hay mejores maneras.) La propiedad sort ordenará los nombres en orden alfabético por apellidos. Al introducir nuevos libros, esta configuración facilitará la búsqueda y selección del autor del libro si el autor ya se encuentra en la tabla Personas.

En una aplicación del mundo real, puede que necesites identificar a varios autores, pero en esta aplicación simplificada, sólo trabajaremos con el autor «principal» de un libro. Esto significa que nunca tendremos que relacionar un libro con más de un registro de la tabla People. (Por supuesto, sabes que ese tipo de pensamiento siempre lleva a problemas, pero para simplificar el ejemplo, vamos a suspender un poco la realidad.

Inicie la aplicación y añada datos

Para iniciar una aplicación, haga clic en Iniciar aplicación en el grupo Ver (. El propósito de nuestra sencilla aplicación es rastrear el contacto posterior a la publicación entre un editor de erratas y los autores. El editor introducirá información sobre los libros recientemente publicados y sus respectivos autores. En una base de datos de escritorio, usted proporcionaría un formulario de entrada que le permitiría ingresar toda la información de una sola vez y luego diseminar esos valores a las tablas relacionadas apropiadamente. Todavía no tenemos esa configuración en la aplicación web. Si introduce un libro antes de que el autor exista en la tabla Personas, no podrá seleccionar un autor para ese libro.

El control, por defecto, le permitirá introducir un nombre, pero al hacerlo no rellenará los campos restantes de la tabla.

Inicie la aplicación para empezar a introducir registros.

Podrías ingresar los nombres primero, pero la aplicación web es lo suficientemente inteligente como para manejar los nombres que faltan, así que vamos a ingresar un libro antes de ingresar cualquier autor para ver qué sucede:

1. En la aplicación recién lanzada, haga clic en Libros y luego en Agregar para mostrar un formulario en blanco e introducir algunos valores para el nuevo libro .
2. Cuando llegue al control de autor, introduzca el nombre en el formato de apellido y nombre. Como puede ver en la , no hay ningún valor coincidente para el autor del ejemplo.
3. Haga clic en <Añadir un nuevo elemento> para abrir la tabla Personas relacionada.
4. Introduzca la información del autor para crear un nuevo registro de autor en la tabla People (Personas) .
5. Guarde el registro de autor y cierre el formulario. El formulario Libros mostrará el autor recién agregado.
6. Finalice el registro del libro (si es necesario) y haga clic en Guardar.

Haga clic en Agregar para agregar un nuevo registro de libro.

Añada el nuevo registro de autor.

Debido a la relación, la aplicación le ayuda a encontrar e introducir valores relacionados. No tenías que pasar por ningún aro de desarrollo para que esto ocurriera; la aplicación lo hizo por ti.

Compartir

Una aplicación web Access está disponible para cualquiera que tenga acceso a su sitio web. También puede compartirlo con otras personas fuera de su organización. Si eres el administrador de tus sitios, pulsa el botón para compartir. Si no lo está, tendrá que pedirle a su administrador que lo haga por usted. A continuación, puede invitar a otras personas utilizando su dirección de correo electrónico.

Para cambiar el estado de uso compartido como administrador, inicie sesión en su cuenta de suscripción 365 utilizando el portal 365 como administrador. En la opción Recursos, seleccione Sitios y seleccione el sitio que desea compartir. Edite el estado de uso compartido a Activado. Después, usted y los demás miembros de este sitio del equipo pueden iniciar sesión y hacer clic en la ficha Compartir para completar el proceso.

¿Vale la pena?

El acceso a aplicaciones web será útil para algunas organizaciones. Es limitado pero fácil de usar. Con una aplicación web, usted puede estar ingresando datos en sólo unos minutos. En artículos posteriores, exploraremos las ofertas más sofisticadas de esta característica.

Si tiene necesidades avanzadas, hay mejores entornos de desarrollo a tener en cuenta, como Visual Studio. La curva de aprendizaje es empinada, pero los beneficios a largo plazo son mayores.

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