Tanto si eres un simple usuario de Microsoft Excel como si eres un usuario experimentado con hojas de cálculo, normalmente hay cosas que puedes aprender sobre el programa de Microsoft y los puntos que se pueden actualizar en tu memoria. Por lo tanto, hemos recopilado esta compilación de 14 consejos para aquellos que utilizan Excel 2010, incluyendo algunas funciones importantes, y nos aseguramos de que las aprovechen al máximo. Además, algunos de estos consejos cubren las habilidades esenciales del nivel intermedio que necesita saber, independientemente de la versión de Excel que esté utilizando.
Esta lista de consejos y trucos está destinada a los usuarios «intermedios» de Microsoft Excel porque asumen una comprensión básica de cómo funciona Excel. Los usuarios avanzados probablemente encontrarán algo también, y para más de diez consejos prácticos, consulte este artículo.
Abra la ventana de Office en dos vistas diferentes
Aquí hay un consejo que se aplica a Word y Excel 2010 de una manera ligeramente diferente. Al dividir la ventana de hoja de cálculo/documento en dos paneles separados, puede ver y editar dos partes muy separadas de un documento al mismo tiempo. Esto significa que, en Word, por ejemplo, puede trabajar en el primer capítulo de su novela en el panel superior y en el último capítulo en el panel inferior, y saltar entre ellos simplemente haciendo clic con el ratón – o escribiendo F6 para hacer un ciclo entre Dos paneles, la cinta y la barra de estado. Es el mismo caso en Excel.
Word incluso le permite cambiar el nivel de zoom en ambos paneles, como se muestra en la imagen de arriba, para que pueda mostrar varias páginas en un panel viendo el texto a tamaño completo en el otro. Puede dividir la ventana arrastrando la barra de distribución en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o abriendo la pestaña Ver en la cinta y seleccionando Dividir (o Eliminar Dividir para restaurar una sola ventana. Excel tiene una funcionalidad de ventana compartida similar, pero desafortunadamente no le permite elegir diferentes niveles de zoom en cada panel.
Obtenga más información en la barra de estado de Excel
Es fácil ignorar la riqueza de los datos que las aplicaciones de Office proporcionan de un vistazo en la barra de estado. Por defecto, la barra de estado de Excel muestra, entre otras cosas, el número medio, el número y la suma de las celdas seleccionadas. Pero si hace clic con el botón derecho del ratón en la barra de estado, un menú le permite personalizar la pantalla. Puede añadir, por ejemplo, el Mínimo y Máximo de los elementos actualmente seleccionados, o el «Número Numérico» – que significa «el número de celdas con datos numéricos», a diferencia de «Contar», que significa «el número de celdas que lo contienen todo». »
Usar un rango nombrado en una fórmula en Excel
Una gran ventaja de un rango con nombre es que se puede utilizar en una fórmula en lugar de un conjunto de direcciones de celdas. Pulse F2 para abrir la barra de fórmulas, empiece a escribir o editar la fórmula y sitúe el cursor sobre la que normalmente utiliza direcciones de celdas. En la ficha Fórmula de la regla, haga clic en Usar en fórmula y seleccione un nombre de rango único en el menú desplegable o seleccione varios nombres en el cuadro de diálogo Pegar nombre que se muestra aquí.
Convertir una fórmula de Excel en texto estático
Aquí hay un consejo simple que puede ahorrar mucho trabajo manual. A menudo quiero conservar los resultados de las fórmulas o cálculos, y quiero rechazar los datos originales que se han listado. Por ejemplo, a menudo impongo columnas de datos de texto, luego uso la función Concatenar de Excel para combinar dos columnas de datos (por ejemplo, nombre y apellidos) en una tercera columna (nombres completos), luego quiero eliminar el archivo ahora, material redundante en mis dos columnas originales.
Si simplemente borro las dos columnas originales, los resultados de la nueva columna desaparecerán con ella, así que primero necesito convertir la nueva columna en texto estático. Para hacer esto para una sola celda, seleccione la columna o celdas que desea convertir en texto estático, presione F2 para abrir la barra de fórmulas, presione F9 para evaluar la fórmula y la tecla Intro. Para hacer esto para múltiples celdas, seleccione las celdas que desea convertir, presione Ctrl-C para copiarlas al portapapeles, presione Ctrl-V para pegar, y luego, desde el menú desplegable, seleccione el primer ícono bajo Pegar Valores para Pegar el resultado de la fórmula en lugar de la fórmula misma.
Llene automáticamente una fila o columna con una lista personalizada de nombres
Excel rellena automáticamente una línea con los nombres de los meses o días de la semana cuando usted escribe los primeros elementos de la línea, luego selecciona las celdas y arrastra el»mango de rellenar» en la esquina inferior derecha de la selección para expandir la serie. Si tiene una serie de palabras o nombres que introduce con frecuencia a mano, cree una lista de relleno automática personalizada. Haga clic en Archivo, luego en Opciones y luego en Avanzado. Desplácese hacia abajo hasta la parte inferior del menú Avanzado. Bajo el título General, haga clic en Editar listas personalizadas… y en el cuadro de diálogo Lista de aduanas, haga clic en Nueva lista e introduzca su lista de palabras.
Ponga varias hojas en la misma hoja de trabajo para su inspección
En la imagen de arriba, observe el cuadro en la parte superior derecha. ¿Cómo puedo tener dos hojas de la misma hoja de cálculo para que aparezcan en la misma pantalla? Simple. En la pestaña Ver, hice clic en Nueva Ventana y luego en Buscar lado a lado. De forma predeterminada, la opción Desplazamiento sincrónico está activada, por lo que puede desplazarse por ambas páginas arrastrando la barra del cursor hasta una de ellas. Pero puede desactivar el desplazamiento sincrónico si prefiere desplazarse por cada hoja por separado.
Formato condicional con números negativos en Excel
En Excel 2010, puede aplicar una de las opciones de formato condicional preconstruidas con código de colores a los datos que incluyen números negativos (no sólo números positivos, como en Microsoft Office 2007. Esto le puede dar pistas gráficas rápidas sobre cómo las ganancias y pérdidas, por ejemplo, corresponden a un patrón que es más fácil de detectar gráficamente que mirando una columna de números. Usted ha configurado este tipo de formato condicional haciendo clic en Inicio, Formato Condicional, Barras de Datos, y luego elegir un conjunto de colores de la galería de Relleno de Gradiente. Los resultados son visibles en la imagen de arriba en la columna P.
Visualizar los valores reales de la celda al crear o tratar una fórmula.
El ejemplo anterior muestra cómo mostrar las fórmulas en la hoja de cálculo completa. A continuación se muestra cómo cambiar entre la visualización de las direcciones de celdas en una fórmula y los valores reales en cada celda. Utilice cualquier método que muestre una fórmula – por ejemplo, cuando la fórmula de la celda actual es visible en la barra de fórmulas, o cuando crea una fórmula por primera vez, o después de pulsar Ctrl-tilde para mostrar las fórmulas en la hoja de cálculo.
En la fórmula que desea conocer, seleccione las direcciones de las celdas y pulse F9. Las direcciones resaltadas se sustituyen por los valores de todas las celdas a las que se hace referencia en la fórmula. Pulse Esc para volver a la pantalla normal. La captura de pantalla anterior muestra una fórmula que normalmente muestra la dirección D12: O12, pero cuando seleccioné esta dirección y presioné F9, aparecen los valores reales.
Resaltar todas las celdas a las que hace referencia una fórmula
Cuando depura una hoja de cálculo, puede navegar fácilmente a través de todas las celdas referenciadas en una fórmula. Resalta la celda y presiona Ctrl- [(es Ctrl-abierto-cuadrado-bracket. Excel resalta todas las celdas referenciadas por la fórmula y desplaza la selección actual a la primera de las celdas referenciadas. Pulse Intro, y la selección se moverá a la siguiente celda de referencia, y continúe pulsando Intro para mover el resto de las celdas de referencia. En la captura de pantalla, originalmente estaba en la celda D35 y presioné Ctrl- [. Esto resalta D12, D26 y D35; y D12 se ha convertido en la celda actual.
Seleccionar las fórmulas que se refieren a la celda actual
El consejo anterior explicó cómo usar Ctrl- [(Ctrl-open-square-bracket) para ver todas las celdas referenciadas por una fórmula. ¿Qué pasa si quieres hacer lo contrario y ver las fórmulas que se refieren a una celda? Selecciona la celda, luego presiona Ctrl-] (Ctrl-cierre-cuadrado-bracket). Como en el truco anterior, la selección cambia a la primera fórmula que se refiere a la celda. Pulse Intro repetidamente para acceder a las otras fórmulas que se refieren a la celda. En la captura de pantalla, yo estaba originalmente en la celda D3. Presioné Ctrl…]. Esto resaltó B3, D12 y D35, y B3 se convirtió en la celda actual.
Clasificación de los gráficos
Si ya has creado dos o más gráficos en una hoja de cálculo, sabes lo difícil que es alinearlos y hacerlos del mismo tamaño. Este es el camino fácil. Haga clic en la primera gráfica para seleccionarla, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en las otras gráficas que desee alinear entre sí.
Cuando todos los gráficos que desea alinear estén seleccionados, haga clic con el botón derecho en uno de ellos y seleccione Tamaño y Propiedades. Esto abre el cuadro de diálogo Forma de la forma, y las medidas que introduzca en el cuadro de diálogo se aplicarán a todos los diagramas seleccionados. Después de hacer los gráficos del mismo tamaño, vaya a la pestaña Herramientas de dibujo y haga clic en Formato. Utilice el menú desplegable Alinear en la cinta para alinear las tablas seleccionadas y distribuirlas de manera uniforme, ya sea horizontal o vertical.
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