Las plantillas de Word pueden simplificar su trabajo y hacerlo más productivo. Estos consejos le ayudarán a obtener el máximo beneficio con el mínimo esfuerzo.
Las plantillas le permiten reutilizar la misma estructura y estilos en numerosos documentos. Desafortunadamente, las plantillas son malentendidas e infrautilizadas porque su implementación exitosa requiere un poco de conocimiento especializado. En este artículo, compartiré algunos consejos que mejorarán su experiencia con las plantillas.
Las instrucciones específicas son para Word 2019, pero las diferencias en las versiones anteriores son insignificantes. No hay ningún archivo de demostración descargable para este artículo.
Estos consejos también se aplican a las plantillas de Word 2003, que creará y a las que tendrá acceso a través del menú Archivo. Encontrará la mayoría de las opciones a través del comando Opciones en el menú Herramientas.
1: Crear plantillas desde cero
Cuando aplica una plantilla a un documento, Word aplica los estilos y la estructura de la plantilla al nuevo documento. Todo en la plantilla está disponible en el nuevo documento. Esta herencia es buena, pero puede tener consecuencias inesperadas si basa una plantilla en un documento existente.
Hay dos maneras de crear una plantilla:
- Puede abrir un nuevo documento, modificarlo según sea necesario y, a continuación, guardar el archivo como un archivo de plantilla.
- Puede guardar un documento.docx existente que contenga todos los estilos y componentes estructurales que desee en la plantilla como un archivo de plantilla.
Este último enfoque puede ofrecer sorpresas desagradables porque no siempre se recuerda todo lo que hay en el archivo.docx existente. Por el contrario, una plantilla construida desde cero sólo contiene los elementos que usted ha añadido a propósito. Por esta razón, recomiendo que cree una plantilla desde cero y que copie los estilos de los documentos existentes en la plantilla. Te mostraré cómo hacerlo en un minuto.
2: Dejar Normal.dotx en paz
Debido al comportamiento de herencia inherente a las plantillas, recomiendo que no altere la plantilla Normal.dotx de Word. Cada cambio que haga terminará en archivos posteriores, incluyendo plantillas. Puede que pienses que eso es lo que quieres, pero en realidad un pequeño cambio puede tener consecuencias imprevistas que son difíciles de solucionar meses después. Le aconsejo que deje Normal.dotx en su condición de listo para usar tanto como sea posible y que cree plantillas personalizadas según sea necesario.
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Muchos usuarios personalizan Normal.dotx y nunca sufren por ello, por lo que es una regla que puedes romper si trabajas solo y entiendes el potencial de errores. Documentar sus cambios es una buena idea.
3: Elimina la angustia de la ubicación
Los usuarios a menudo se preocupan de dónde guarda Word los archivos de plantilla. No es un secreto, pero Word intenta acorralar las plantillas para crear una experiencia más fluida para usted. Al seleccionar Plantilla de Word (*.dotx) en el menú desplegable Guardar como, Word almacena automáticamente la plantilla en una carpeta designada (. Puede guardar la plantilla en otro lugar, pero no se lo recomiendo; deje que Word se encargue de todo por usted y experimentará pocos problemas (si es que los hay.
Word almacena las plantillas en una carpeta especial.
4: Cambiar la carpeta por defecto
Si debe controlar dónde guarda Word sus archivos de plantillas personalizadas, cambie la configuración predeterminada de la carpeta de plantillas de Word como se indica a continuación:
- Haga clic en la ficha Archivo y seleccione Opciones.
- En el panel izquierdo, seleccione Grabar.
- En la sección Guardar documentos, cambie la carpeta de ubicación de plantillas personales predeterminadas .
- Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
Puede cambiar la carpeta de plantillas predeterminada.
Cambiar la carpeta por defecto mantiene a Word en el bucle para que la implementación de plantillas continúe siendo un proceso sin problemas. Si guarda manualmente una sola plantilla en una ubicación diferente (lo cual no recomiendo), esa plantilla no estará fácilmente disponible para usted como lo están otras plantillas.
5: Aplicar una plantilla
El mejor momento para aplicar una plantilla personalizada es cuando se crea el documento utilizando la opción Nuevo (en la pestaña Archivo.
Word muestra dos categorías de modelos: Destacado y Personal. Para elegir una de las plantillas personalizadas, haga clic en la ficha Personal y, a continuación, haga clic en la plantilla personalizada que desee aplicar. Word abre un nuevo documento basado en la plantilla especificada.
Después de aplicar la plantilla, todos los estilos de la plantilla están disponibles en el nuevo documento. Pero no ignore las plantillas destacadas. Usted podría encontrar exactamente lo que necesita y ahorrarse mucho tiempo.
6: Utilice la lista Personal
Word lista los archivos que ha guardado en la carpeta de plantillas predeterminada (#4) en la lista Plantillas personales (#5. Si no ve una plantilla específica en la lista y desea un acceso fácil a través del enlace Personal, debe guardar esa plantilla en la carpeta predeterminada. Me estoy repitiendo, pero para obtener la mejor experiencia con las plantillas, debe dejar que Word controle el proceso.
7: Copiar un estilo existente
Puede crear un estilo desde cero o copiarlo de un documento existente. Simplemente seleccione un párrafo que tenga el estilo que desea copiar y copie ese párrafo en el Portapapeles. A continuación, acceda al archivo de plantilla y pegue el contenido con estilo del Portapapeles en el archivo de plantilla. Seleccione y elimine el contenido y guarde el archivo de plantilla. El estilo permanece en el archivo de plantilla aunque haya eliminado el contenido con estilo. Nota: Estos consejos para copiar funcionan para todos los archivos, no sólo para los archivos de plantilla.
8: Copiar muchos estilos
Copiar un estilo proporciona una forma rápida de obtener un estilo existente en una plantilla, pero sería tedioso si quisiera copiar varios. Para incluir varios estilos existentes de una plantilla, utilice el Organizador de estilos de la siguiente manera:
- Haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo del grupo Estilos para abrir el panel Estilos.
- Haga clic en Administrar estilos .
- En el cuadro de diálogo Administrar estilos resultante, haga clic en el botón Importar/Exportar para mostrar el Organizador de estilos .
Haga clic en la opción Administrar estilos.
Copiar estilos de un archivo a otro.
La lista de la izquierda muestra los estilos en el documento actual; a la derecha verá los estilos en la plantilla activa. Los usuarios a menudo encuentran esta interfaz confusa porque es muy flexible. Puede cerrar uno o ambos archivos y abrir otros, o no. En pocas palabras, desea el archivo que contiene los estilos que está copiando y la plantilla en la que está copiando esos estilos. Seleccione el estilo que desea copiar (en el archivo de origen) y haga clic en Copiar para copiar ese estilo en el archivo de plantilla.
9: Cambiar la plantilla aplicada
Si aplica un modelo incorrecto o necesita aplicar un modelo a un documento existente (en lugar de hacerlo al crear el documento), haga lo siguiente:
- Haga clic en la ficha Archivo y seleccione Opciones. En el panel izquierdo, seleccione Complementos. En el menú desplegable Administrar, seleccione Plantillas ) y haga clic en Ir. O si la ficha Desarrollador está disponible, puede hacer clic en ella y, a continuación, en Plantilla de documento en el grupo Plantillas. (Esta es una manera fácil de aprender qué plantilla se aplica actualmente también.)
- Haga clic en Adjuntar y Word mostrará las plantillas almacenadas localmente.
- Seleccione la plantilla que desea aplicar y haga clic en Abrir.
- Si activa la opción Actualizar estilos de documento automáticamente ), los estilos del documento actual se actualizarán con los estilos de la plantilla del mismo nombre.
- Haga clic en Aceptar.
Es fácil adjuntar una nueva plantilla.
Actualizar estilos automáticamente.
Adjuntar una plantilla después del hecho no modificará el formateo manual. Además, los estilos en el documento actual sin una contraparte con el mismo nombre en la plantilla no cambiarán.
No confunda el propósito de la opción Actualizar estilos de documento automáticamente con la opción Actualizar automáticamente para estilos. Esta última opción actualiza el estilo subyacente para reflejar los cambios de formato manuales.
Esta opción desencadena uno de los comportamientos más incomprendidos de Word, por lo que recomiendo utilizarlo con mucho cuidado e intención informada.
De lo contrario, es posible que encuentre todo el contenido de estilo similar actualizado cuando quería actualizar sólo el texto seleccionado, y es posible que no sepa cómo deshacer el cambio.
10: Insertar el nombre de la plantilla
Si trabaja con varias plantillas, puede resultar útil imprimir el nombre de la plantilla en un documento. Puede hacerlo insertando un campo, como se indica a continuación:
- Sitúe el cursor en el lugar donde desea insertar el nombre del modelo.
- Haga clic en la ficha Insertar y seleccione Campo en el menú desplegable Piezas rápidas (en el grupo Texto.
- En la lista Nombres de campo, seleccione Plantilla .
- Seleccione una opción de formato y marque la opción de nombre de ruta según sea necesario.
- Haga clic en Aceptar.
Puede visualizar el nombre de la plantilla en el documento.
Consejo adicional: Administrar varios usuarios
Las plantillas a veces cambian sin razón aparente. Esto suele ocurrir en un entorno corporativo donde las plantillas se almacenan en un servidor para uso de todos. He aquí un ejemplo simple de lo que puede suceder:
- Joan crea una carta basada en Letterhead2.dotx.
- Más tarde, John también, pero actualiza uno o dos estilos en Letterhead2.dotx.
- Joan abre su carta más tarde y descubre que el formato ha cambiado.
Esto se debe a que la carta de Joan refleja los cambios que John hizo a la plantilla subyacente, Letterhead2.dotx. Afortunadamente, hay maneras de administrar las plantillas utilizadas por varios usuarios. La mejor manera es entrenar a los usuarios para que no alteren las plantillas. Desafortunadamente, los usuarios hacen cambios sin darse cuenta. Para evitar problemas, haga las plantillas de sólo lectura de la siguiente manera:
- Utilice el Explorador de archivos (o Mi PC) para localizar el archivo de plantilla en el servidor.
- Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Propiedades en el menú contextual.
- En la ficha General, marque la opción Sólo lectura ) y haga clic en Aceptar.
Para proteger una plantilla, hágala de sólo lectura.
Cualquiera puede hacer una plantilla de sólo lectura para protegerla de cambios no deseados. Si necesita modificar la plantilla, simplemente repita el proceso para desmarcar la propiedad Sólo lectura antes de abrir la plantilla.
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