Los directores de sistemas informáticos deben optimizar los costes de TI incluso en épocas de crecimiento para ahorrar dinero y financiar proyectos innovadores, según Gartner.
Video: El presupuesto de TI de su empresa está en línea con las últimas tendencias de gasto en tecnología empresarial: la seguridad, el hardware y la nube dominaron el gasto presupuestario de TI de este año. El editor gerente de Tech Pro Research, Bill Detwiler, comparte las principales tendencias de tecnología de negocios de nuestro Informe de Presupuesto de TI 2019.
Una falla en la optimización de los costos de TI puede poner en riesgo a toda su organización, dijo Steve Monahan, vicepresidente de Gartner Consulting, durante una sesión en el 2019 Gartner Symposium/IT Expo en Orlando el lunes.
La optimización de costos es una disciplina continua enfocada en el negocio para impulsar el gasto y la reducción de costos mientras se maximiza el valor del negocio y la inversión, dijo Monahan.
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Los costos de TI se dividen en dos categorías, explicó. Una de ellas es la gestión de la empresa, que es el gasto de TI para mantener las luces encendidas y dar soporte a las operaciones comerciales actuales. La otra es cambiar el negocio, o crecer y transformarse: Las inversiones en TI que impulsan el crecimiento y la transformación del negocio, como los nuevos modelos de negocio.
VER: Guía del líder de TI para lograr la transformación digital (Tech Pro Research)
Al llegar a 2019, el gasto total en TI se encuentra en una trayectoria de crecimiento, encontró la investigación de Gartner. Sin embargo, los costes de TI para la gestión de la empresa también están aumentando, siendo liderados por el gasto en infraestructura y aplicaciones. Se prevé que el gasto global en TI de las empresas alcance los 3,9 billones de euros en 2019, superando la tasa de inflación, dijo Monahan.
«Esto refleja la importancia de la tecnología para la estrategia general del negocio, pero también el aumento de los costos de soporte y mantenimiento tanto de las plataformas tecnológicas heredadas como de las más recientes: la deuda tecnológica, como algunos la llaman», dijo Monahan.
Y a medida que este pastel de gastos de TI se hace más grande, la parte que se necesita para administrar el negocio también se hace más grande. En 2013 representó el 67% de todo el gasto en TI; en 2019, ascendió al 71%.
Con la ejecución del gasto empresarial en aumento, los departamentos de TI corren el riesgo de desplazar los euros de inversión sin un aumento significativo en el presupuesto general de TI, dijo Monahan.
«Cuando los cambios en el mercado y las presiones de los costos aparecen, algunas organizaciones pueden no ser capaces de mantener el nivel de inversión empresarial cambiante que están haciendo los competidores, o que otras partes interesadas esperan y ven como una necesidad», dijo Monahan.
Más del 70% del gasto en TI se destina al centro de datos y la red (33%), y al desarrollo y mantenimiento de aplicaciones (40%), encontró Gartner.
La pregunta es: ¿Cómo puede gestionar el aumento de la demanda de TI y, al mismo tiempo, liberar euros para la inversión? La respuesta es la optimización de los costes de TI, dijo Monahan.
Aquí hay tres pasos a seguir para optimizar el gasto en TI de su organización, según Monahan:
VER: plantilla de presupuesto de TI a lo largo de todo el año (Tech Pro Research)
1. Ser transparente
La optimización de los costos de TI debe estar respaldada por la transparencia de los costos de TI, dijo Monahan. Esto permite a las partes interesadas ver por dónde empieza y por dónde puede pasar potencialmente por la optimización. La transparencia de estos costes también puede servir como plataforma de lanzamiento para iniciativas empresariales y de TI conjuntas.
«Las organizaciones que tienen transparencia en los costos de TI pueden tener discusiones estratégicas sobre el impacto de la optimización de los costos de TI», dijo Monahan. La transparencia impulsa la rendición de cuentas, la agilidad (para asignar recursos en función de la naturaleza cambiante de la demanda de TI), la simplicidad y la disciplina (para satisfacer las prioridades operativas cambiantes de sus organizaciones. También permite a las organizaciones analizar y potencialmente comparar sus gastos de TI a través de diferentes lentes, dijo Monahan.
Monahan dio el ejemplo de un estudio de caso de una empresa en la que la empresa veía la TI como un departamento costoso con demasiados empleados. El CIO llevó a cabo una revisión profunda de los costes de TI para establecer la transparencia con la empresa, y utilizó parámetros de referencia para calcular el precio. El CIO compartió abiertamente los resultados con la empresa y pudo demostrar las áreas de optimización en torno a la racionalización de las herramientas del centro de datos y los acuerdos con los proveedores de la empresa. Como resultado, identificaron oportunidades de optimización en TI por valor de 30 millones de euros que comenzaron a ejecutar de inmediato. Esto también estableció una nueva confianza con el sector empresarial, dijo Monahan.
«La transparencia de los costes de TI ayuda a desmitificar, identificar la optimización y establecer una nueva relación con la empresa», añadió.
2. Que sea continuo
La optimización de los costes de TI debe considerarse continua y una disciplina de gestión, a diferencia de un ejercicio único, para obtener el máximo valor.
El riesgo de tratarlo como un evento único es el mismo que el riesgo de hacer resoluciones de Año Nuevo, dijo Monahan: Las organizaciones que actúan como si la optimización fuera una táctica única, por lo general ven que esos costos retornan con el tiempo, mientras que las que lo tratan como un programa ven un rendimiento sostenido de los costos de TI.
«Como cualquier otro gran programa que su organización emprenda, los programas de optimización de costos de TI requieren métodos y enfoques sólidos y mejores prácticas programáticas», dijo Monahan.
En otro estudio de caso, una organización estableció un programa de reducción de costos empresariales, con objetivos plurianuales basados en sus brechas de referencia con sus pares. Los equipos eran responsables de los resultados, y había un enfoque implacable en la racionalización, automatización, estandarización y disciplina de gestión de proveedores. Desde 2011, el programa redujo la brecha empresarial a sus pares de 250 millones de euros a 30 millones de euros, liberando fondos para la innovación y la agenda digital, dijo Monahan.
3. Fondo digital
La optimización de los costos de TI debe considerarse un imperativo estratégico del negocio y un medio para financiar la agenda digital de su organización, dijo Monahan.
JPMorgan Chase pasó a una postura de inversión de «todo digital», invirtiendo más de 1.000 millones de euros en digital, dijo Monahan. El desafío de liberar esos euros a través de la optimización radica en encontrar el conjunto de oportunidades de optimización que sean sostenibles, pero de alto valor y difíciles de hacer, dijo.
En última instancia, la optimización de costos tiene que convertirse en optimización de negocios para llegar al futuro digital de su organización, dijo Monahan.
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