A continuación, se explica cómo utilizar Google Cloud Search y por qué las nuevas funciones pueden incitar a algunos clientes de G Suite Basic a realizar la actualización.
La Búsqueda en la Nube de Google esencialmente te da la posibilidad de buscar en Google los datos de tu cuenta de G Suite, con funciones de asistente inteligente también. Funciona en cualquier navegador http://cloudsearch.google.com o en una aplicación Android. Es una nueva e importante aplicación añadida a G Suite.
Nube que hay que leer
Sólo los clientes de G Suite Business and Enterprise obtienen Google Cloud Search. De una manera que tiene sentido, ya que esos son probablemente los clientes más grandes con más datos.
Pero, si su organización es cliente de G Suite Basic, no obtendrá las funciones que se describen a continuación a menos que actualice. Por lo tanto, he aquí un vistazo a la Búsqueda en la nube de Google para ayudarle a considerar si las nuevas funciones valen la pena el coste añadido.
Buscar
Google Cloud Search funciona como una búsqueda de Google de los datos de G Suite de su organización. Introduzca una palabra clave en el cuadro de búsqueda y Google le mostrará los resultados relevantes de Mail, Drive, Sites, Groups y Calendar en su cuenta de G Suite. De forma similar a las búsquedas estándar de Google, puedes restringir los resultados a elementos de una aplicación específica (por ejemplo, sólo elementos de correo, unidad, sitios, grupos o calendario. Seleccione la opción «Herramientas de búsqueda» para filtrar los resultados por hora, propietario del contenido o tipo de contenido (por ejemplo, hojas de cálculo, carpetas o vídeos, etc.. Los resultados incluyen sólo los archivos que tiene permiso para ver.
También puede escribir opciones de búsqueda avanzada. Ponga palabras entre comillas para buscar una frase específica, agregue un ‘-‘ delante de un término para excluir resultados que contengan un término, o escriba dos términos separados por la palabra «O» para obtener resultados que incluyan cualquiera de los dos términos. También puede limitar los resultados por fecha, con `antes:mm/dd/año’ o `después:mm/dd/año’, o por propietario del contenido, con `de:’ o `a:’ seguido del nombre de una persona.
Al igual que con la búsqueda de Google Drive, Google Cloud Search también devuelve los elementos que tienen su palabra clave en las imágenes. Por ejemplo, una búsqueda del nombre «Alpena» me ha permitido encontrar tanto fotos como capturas de pantalla que había hecho en el lugar donde aparece la palabra. También devolvió un PDF que contenía la palabra.
Sugerencias inteligentes
Google Cloud Search también proporciona «tarjetas de ayuda» que muestran información relevante en la aplicación. Por ejemplo, veo una tarjeta de»retomar donde lo dejaste…» que muestra tres archivos en los que he trabajado recientemente, o una tarjeta de»Prepararse para una próxima reunión» que muestra información clave sobre una próxima cita. Dado que las tarjetas de ayuda muestran los archivos recientes y las próximas citas, es posible que algunas personas deseen que la página de inicio sea la de Google Cloud Search.
Si busca a una persona en su organización, verá una tarjeta de contacto que contiene información extraída del directorio de empresas de G Suite. Sin embargo, la Búsqueda en la nube de Google no mostrará los detalles de los contactos personales que hayas añadido a tu lista de contactos. Tendrás que buscarlos por separado.
¿Vale la pena actualizarlo?
Si utiliza G Suite Basic, puede seguir buscando en cada una de las aplicaciones individuales de G Suite. Pero piense en la frecuencia con la que la gente de su organización busca información: «¿Estaba en un correo electrónico, un documento o adjunto a un artículo del calendario?» Google Cloud Search elimina la necesidad de buscar información en varios lugares.
La actualización de G Suite Basic (5 euros por usuario y mes) a Business (10 euros por usuario y mes) no sólo ofrece funciones de búsqueda en la nube de Google, sino que también añade almacenamiento ilimitado junto con herramientas de auditoría, retención y eDiscovery. Esto puede hacer que la actualización valga la pena especialmente para las empresas de servicios profesionales, ya que los abogados, contadores, consultores y otros asesores de confianza a menudo buscan información interna.
Mi recomendación es que, si utiliza G Suite Basic y trabaja en un negocio intensivo en información, debería considerar una actualización a G Suite Business sólo para obtener las funciones de Google Cloud Search. Ejecute los números usted mismo, pero el ahorro de tiempo por sí solo puede hacer que valga la pena.
Si utilizas Google Cloud Search en tu organización, ¿qué opinas de esta función? Si utiliza G Suite Basic, ¿es Google Cloud Search una función que vale la pena el coste adicional para su organización? ¿Por qué o por qué no? Háganoslo saber en los comentarios o en Twitter.
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