¿Estás realizando el cambio de Microsoft Exchange u Office 365 a Google Apps? He aquí cómo asegurarse de que sus contactos no se pierdan en la confusión.
Seamos honestos – cambiar de un producto de software a otro es una prueba, y es aún peor si está migrando su negocio a una suite de oficina completamente nueva.
Google Apps, el conjunto de herramientas de oficina y software de Google, está ganando terreno en la empresa y viendo cómo muchos clientes nuevos hacen el cambio de Microsoft. Cualquiera que sea la razón por la que las empresas hagan el cambio, sigue existiendo el problema de la migración de datos y de los contactos de los empleados.
Anteriormente, Google ofrecía un servicio de migración en la consola de administración para ayudar en la migración de correo electrónico, pero recientemente lo actualizó para incluir compatibilidad con la migración de contactos desde Microsoft Exchange (2007 y superior) y Microsoft Office 365 directamente a Google Apps.
Si eres administrador de Google Apps y deseas realizar una migración, primero debes asegurarte de que cumples los requisitos previos para utilizar el servicio de migración de datos.
Según el soporte de Google, puedes migrar tanto el correo electrónico como los contactos desde los siguientes entornos heredados: «Entornos Exchange Web Services (EWS), como Office 365, y Microsoft Exchange Server 2007 SP1 o posterior.»
Sin embargo, algunos entornos heredados sólo admiten la migración de correo electrónico. Google enumera los entornos como: «Entornos de Protocolo de Acceso a Mensajes de Internet (IMAP), incluyendo Gmail, IBM Domino, Exchange 2003, o inferior, e ISPs como GoDaddy.»
Para que esto funcione, su servidor heredado debe tener un certificado SSL que esté firmado y en el que confíe una autoridad de certificación raíz de terceros. El servicio de migración de datos no funcionará con un certificado autofirmado.
Para obtener más información, consulta el artículo completo sobre la asistencia técnica de administración de Google Apps antes de continuar.
Es importante tener en cuenta que sólo se pueden migrar tipos únicos de datos a la vez, lo que significa que no podrá migrar su correo electrónico y sus contactos al mismo tiempo. Cada uno tendrá que migrar por separado.
Comencemos con la nueva función de migración de contactos. Desde la consola de administración, empezará por seleccionar «Migraciones». Luego seleccione «Contactos» y haga clic en «Continuar». En la página siguiente
debe seleccionar su servidor en el menú desplegable titulado «¿De dónde está migrando?»
Después de elegir el servidor desde el que migrar, deberá seleccionar el protocolo de conexión. Puede elegir que se auto-seleccione, o puede elegir manualmente. A continuación, introduzca las credenciales de administrador para el servidor desde el que está migrando. Haz clic en «Conectar» y luego en «Seleccionar usuarios». Marque la casilla para todos los usuarios o seleccione individualmente a cada usuario. Cuando esté listo para migrar contactos, haga clic en el botón de flecha a la derecha.
Para migrar el correo electrónico que no es de Gmail, empezarás de la misma manera. Seleccione «Migraciones» en su consola de administración, haga clic en «Correo electrónico» y luego en «Continuar». A continuación, al igual que hizo con los contactos, seleccionará el servidor y el protocolo de conexión.
A medida que vaya introduciendo las credenciales de administrador, lo que introduzca dependerá del tipo de entorno del que proceda. Para un entorno de Exchange, introduzca las credenciales de administrador de Exchange.
Según el sitio de asistencia de Google, si vienes de un entorno IMAP, deberías poder introducir el nombre de usuario y la contraseña de cualquier cuenta en el servidor heredado, ya que el servicio sólo utiliza las credenciales para verificar la conectividad. Haz clic en»Conectar».
Si la detección falla, según el soporte de Google, es posible que deba introducir el protocolo de conexión manualmente o la URL del servidor antes de volver a hacer clic en «Conectar». Los entornos Exchange requerirán la URL completa del servidor de correo, incluyendo[https://]. Los entornos IMAP requerirán que el nombre y el puerto se escriban como Name: A babor.
Después de elegir su período de migración, haga clic en «Selecciona usuarios» y seleccione las casillas de los usuarios que desea migrar, tal como lo hizo con los contactos. Asegúrate de verificar los mensajes de correo electrónico tanto en la parte heredada como con Google Apps antes de continuar.
Si introduce contraseñas, el proceso será un poco diferente entre Exchange e IMAP. Para una migración a Exchange, sólo tienes que introducir la contraseña de Exchange existente de un usuario si es diferente de su contraseña de Google Apps. Sin embargo, para IMAP, deberá introducir la contraseña de cada usuario que esté migrando. Cuando haya terminado, haga clic en el botón de flecha a la derecha para iniciar la migración.
La migración desde un Gmail existente tiene un conjunto de pasos diferente que la migración desde otras cuentas de correo electrónico. Sigue los mismos pasos anteriores para empezar, pero cuando se te pregunte desde dónde estás migrando, selecciona Gmail y haz clic en «Conectar».
A continuación, tendrá la opción de elegir un período de migración, y también tendrá la opción de elegir si desea migrar ciertas carpetas o eliminar y también el correo basura. Una vez que hayas tomado tus decisiones, haz clic en «Seleccionar usuarios».
Una vez más, puede elegir migrar todos los usuarios o seleccionar manualmente los que desea migrar. Corrija cualquier error en las direcciones de correo electrónico de los usuarios que vea y haga clic en «Autorizar». Debería ver un recuadro que dice «Se requiere autorización». Lea la copia y haga clic en el enlace del recuadro. Es posible que el usuario propietario de la cuenta tenga que introducir sus credenciales antes de proceder.
A continuación, el propietario de cualquier cuenta de Gmail de migración debe aceptar la solicitud de permiso para acceder a su cuenta haciendo clic en «Aceptar». A continuación, recibirá un código de autorización que copiará y pegará en el campo «Authorization Code» y, a continuación, hará clic en «OK». A continuación, haga clic en el botón de flecha a la derecha para iniciar la migración.
El día de la mudanza siempre es difícil, pero esperamos que esto elimine algunos problemas al migrar usuarios a Google Apps.