Con una mayor potencia de cálculo, los smartphones se están convirtiendo en una herramienta empresarial más hábil. He aquí cómo aprovechar la potencia de un dispositivo móvil para mantener su negocio funcionando sin problemas.
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Con velocidades más rápidas, dispositivos más potentes y más trabajo en la nube, trabajar desde un teléfono inteligente es ahora una realidad para muchas empresas. Los avances en hardware, software y redes permiten a los profesionales, incluidos los trabajadores remotos y los viajeros de negocios, mantenerse en contacto y hacer más cosas mientras están en movimiento.
Pero el acceso fácil puede tener un precio. Un teléfono inteligente también puede distraer la atención de los juegos o las redes sociales, lo que repercute en la productividad. Acceder a la información del trabajo en un teléfono personal también puede causar problemas de seguridad, y acceder a las cuentas personales en un teléfono del trabajo puede conducir a los mismos problemas.
Sin embargo, cuando se utilizan correctamente, los teléfonos móviles pueden ayudar a los profesionales a noquear el trabajo, especialmente las tareas más pequeñas, lo que podría aumentar potencialmente la productividad. Aquí hay 11 consejos de profesionales para trabajar desde su smartphone.
VER: Política de BYOD (traer su propio dispositivo) (Tech Pro Research)
1. Solicitar un teléfono de trabajo separado
Separar el personal y el trabajo en dos teléfonos puede anular las preocupaciones de seguridad causadas por el acceso a los documentos de la empresa en dispositivos personales, y viceversa. Dos dispositivos también pueden reducir las distracciones al mantener alejadas las aplicaciones no relacionadas con el trabajo y las llamadas personales mientras trabaja.
«Aunque muchas personas han elegido usar un solo teléfono para su uso personal y profesional, abre la puerta a demasiadas distracciones, de las que ya tendrá suficiente de todas formas para trabajar sobre la marcha», dijo Walt L. Jones III, director del Grupo Asesor de SEQ. «Recuerda, la palabra clave en’oficina móvil’ es’oficina'».
2. Descarga aplicaciones que puedes usar en diferentes plataformas
Varios productos de oficina tienen versiones para smartphones de sus aplicaciones, incluyendo Office 365, Google’s G Suite, y herramientas de colaboración como Slack. Las opciones para móviles podrían permitirle trabajar sobre la marcha y ver los cambios reflejados automáticamente en las versiones de escritorio. También puedes usar aplicaciones de colaboración para mantenerte conectado y disponible.
Cuando descargue aplicaciones que aún no utilice, busque las que tengan una versión de escritorio para poder acceder a notas o documentos de distintas plataformas.
3. Mantenga su configuración simple
Hay un montón de aplicaciones de productividad y otras que ofrecen formas de mejorar su flujo de trabajo, pero es mejor mantener su teléfono simple, dijo Jeff Miller, cofundador de AE Home Group. Sepa lo que necesita y no descargue más que eso.
«La mayoría de los ejecutivos quieren instalar una variedad de aplicaciones para resolver una variedad de problemas, pero esto a menudo hace que trabajar desde el teléfono sea difícil y confuso», dijo Miller.
Menos aplicaciones también significa menos distracciones y más espacio de almacenamiento.
4. Establecer pautas de comunicación
Esquema las políticas para ponerse en contacto con usted para que no se sienta atacado por múltiples canales de comunicación. Por ejemplo, Phil Scarfi, fundador de Pioneer Mobile Applications, dijo que utiliza Slack para mensajes no urgentes, correo electrónico para solicitudes formales, textos para respuestas rápidas y llamadas para asuntos urgentes.
5. Utilizar la tecnología de voz
Ya sea que tenga a Siri u otro asistente de voz, úselo para realizar pequeñas tareas. Por ejemplo, utilice el dictado de voz para responder a los correos electrónicos, dijo Alexander Lowry, director ejecutivo de la maestría en ciencias del programa de análisis financiero de Gordon College.
«Una vez que me di cuenta de que esencialmente sólo podía hablar para responder a los correos electrónicos, me encontré pasando menos tiempo con mi computadora portátil», dijo Lowry. «La realidad es que puedo hablar mucho más rápido de lo que escribo.»
Los asistentes de voz también pueden ayudar a sacar números o completar otras tareas que pueden ser más fáciles en una computadora portátil, permitiéndole continuar trabajando desde su smartphone sin cambiar de dispositivo. También puede utilizarlos para configurar recordatorios.
6. Enlaza el correo electrónico de tu empresa a tu teléfono
Es posible que algunas compañías no lo permitan debido a problemas de seguridad, especialmente si sólo tiene un teléfono personal, pero si es posible, vincule el correo electrónico de su empresa a su teléfono. Esto puede ayudarle a responder correos electrónicos rápidos durante el tiempo de inactividad, así como a mantener su bandeja de entrada limpia.
«Sé que a veces puede ser molesto, pero tener tu correo electrónico te mantiene presente y al tanto de lo que está pasando en tu negocio», dijo Sharlrita Deloatch, fundadora de BossWomen Elite.
7. Pruebe algunas herramientas
Las herramientas adicionales pueden ayudar a hacer más cómodo el uso de un smartphone, lo que puede hacer que esté más dispuesto a realizar ciertas tareas en lugar de esperar a volver a la oficina. Por ejemplo, un teclado Bluetooth portátil puede ayudar a crear respuestas largas a correos electrónicos o a escribir documentos de trabajo, dijo Michael Mehlberg de Modern da Vinci.
8. Compruebe una aplicación de escritorio remoto
Es probable que se produzca una situación en la que simplemente necesite acceder a un escritorio. Para esos momentos, pruebe una aplicación de escritorio remoto como LogMeIn, dijo Mehlberg. Tener acceso a su escritorio podría ayudar a reducir el número de veces que usted empuja algo simplemente porque le falta un archivo.
9. Conozca sus límites
Si bien los teléfonos inteligentes facilitan el mantenerse en contacto, también pueden facilitar la sobrecarga. Saber cuándo apagar el teléfono del trabajo para mantener un buen equilibrio entre el trabajo y la vida privada, aseguró Scarfi.
Además, está bien tomar descansos telefónicos durante el día de trabajo. Demasiado trabajo puede causar agotamiento, lo que puede disminuir su productividad.
«Resista la tentación de revisar su smartphone todo el tiempo», dijo AJ Shankar, CEO de Everlaw. «Date tiempo para pensar en grandes ideas. Es una interrupción constante».
10. Optimiza tu pantalla de inicio
Organiza tus aplicaciones para que tu pantalla de inicio contenga las que más utilizas, dijo Todd Greene, CEO de PubNub. Los más importantes deben ir en el muelle, y el resto puede estar en la primera página.
Mantener las redes sociales y otras aplicaciones no relacionadas con el trabajo fuera de la pantalla de inicio también puede ayudar a la productividad, ya que es menos probable que las utilice de forma desordenada.
11. Tenga en cuenta la seguridad
Mantenga un dispositivo seguro cuando tenga o acceda a la información de la compañía en él. Marcus Harjani, cofundador de FameMoose, dijo:»Busca diferentes características de seguridad, averigua qué es lo que funciona mejor para ti y luego impleméntalo en tu dispositivo.
Evite el cruce entre cuentas y dispositivos personales y de trabajo, si es posible, y tenga cuidado de no almacenar información confidencial en el dispositivo.
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