Las balizas, las aplicaciones móviles y los sensores facilitan el trabajo de los empleados, ya sea en la oficina o de forma remota, y que las empresas aumenten los niveles de productividad.
Video: El sistema inteligente de IBM Watson que podría ser su próximo administrador de oficinaVea cómo cientos de sensores se entrelazan en todo el centro IBM Watson IoT en Munich permite que un sistema de Watson encuentre un escritorio libre para los trabajadores y ayuda a los huéspedes a navegar por la oficina.
En una oficina inteligente, las balizas, las aplicaciones móviles y los sensores están cambiando la forma en que trabaja la gente. Pueden determinar todo, desde si un empleado está en el edificio, hasta dónde están ubicados, y si una sala de conferencias reservada no está siendo utilizada. Y, hay mucho más en el horizonte.
Oracle ha creado un entorno de laboratorio para probar diversas aplicaciones en la nube con el fin de encontrar nuevas formas de que las personas se comuniquen, geolocalicen y gestionen las tareas diarias. Algunas de las tecnologías más frías que se están evaluando incluyen audífonos con sensor mental y manos libres para explorar cómo el control de las ondas cerebrales puede permitir la navegación y el movimiento de objetos con las manos libres, así como el control robótico remoto que combina la robótica y el control de gestos para la tecnología de oficina inteligente.
Una oficina inteligente lo cambiará todo. Piense en cómo, hace sólo 10 años, un ordenador de sobremesa lo era todo. Ahora, la mayoría de los empleados utilizan varios dispositivos a diario, dijo Jeremy Ashley, vicepresidente del grupo de Experiencia de Usuario de Aplicaciones Oracle.
«La oficina se ha convertido en una parte de toda la historia. Estamos mirando para ver qué tipo de tendencias están surgiendo aquí. Un ejemplo es una tendencia que ha surgido sólo porque tenemos estos dispositivos. En todas partes donde he estado alrededor del mundo, pregunto,’¿qué es lo primero que haces por la mañana? No importa dónde esté, dicen:»Levanto el teléfono y leo mi correo electrónico, mi Facebook y una selección de otras cosas». Este es un comportamiento totalmente nuevo. Nunca había sucedido antes», dijo Ashley.
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En las cafeterías, la gente navega por sus teléfonos, trabaja y envía notificaciones, todo mientras hacen cola. «Llamamos a eso interacciones de cafetería. La integración entre la vida y el trabajo es cada vez más fácil», dijo Ashley.
Los cambios añaden tecnología a la vida de las personas, pero al hacerlo, hacen que las interacciones vuelvan a ser más humanas.
«La gente puede encontrar su propio camino. Encuentran su propio camino a través de la tecnología para poder hacer las cosas de una manera que les resulte más conveniente. Se basa mucho más en cómo un humano, una persona, realmente trabaja en el mundo», dijo Ashley.
En el laboratorio de oficina inteligente de Oracle, tienen secciones que constituyen los componentes principales del día de cualquier empleado, desde llegar al trabajo y hotelar su día hasta programar el uso de los espacios de trabajo, trabajar en grupos y trabajar de forma independiente. Y cómo, si te mueves de un espacio a otro, hacer que tu trabajo continúe como en el espacio anterior.
«Estamos interesados en examinar cómo va todo ese flujo junto. Con el propósito exacto de que cualquier tarea que hagas, el mayor enemigo de la usabilidad o la simplicidad es el número de veces que estás innecesariamente perturbado», explicó Ashley. «Esto podría ser encontrar una contraseña Wi-Fi o arrancar un portátil. ¿Qué tal si puedo entrar ahí, sentarme y, básicamente, con un movimiento de mi pulgar, seguir como antes? Ahora la nube se está convirtiendo mucho más en la plataforma que en el dispositivo individual».
«Cada paso innecesario que podemos eliminar del proceso y automatizar es una cosa menos que la persona tiene que aprender y que no es esencial para su trabajo», dijo. En el laboratorio de Oracle, tratan de utilizar productos listos para usar siempre que es posible, incluyendo Alexa de Amazon para la interfaz de voz y la interacción.
«Estamos buscando otros tipos de dispositivos como relojes inteligentes e insignias para verificar quién eres, quién más está a tu alrededor y, por lo tanto, qué es lo que tiene que pasar. No es necesario comprar equipo especializado. Es muy, muy accesible para cualquier tamaño de empresa que quiera asumirlo», dijo Ashley.
Current, una empresa de GE que se centra en la eficiencia energética y la IO industrial y que está trabajando para ayudar a las empresas a hacer más eficientes los espacios de trabajo, ofrece luces inteligentes LED que pueden albergar sensores, cámaras, micrófonos, vibraciones y detección de CO2.
«Las llamamos las luces que todo lo saben. Incluso podemos hacer iluminación como un servicio si la gente no quiere que la capital esté preparada para hacerlo. Me gusta pensar en ello como luces que tienen digitalización con una red neuronal que también proporciona luz», dijo Dave Bartlett, CTO de Current.
Las balizas que funcionan en combinación con aplicaciones móviles pueden ayudar a los empleados a realizar el check-in automáticamente cuando llegan al trabajo. «El edificio sabe que has llegado. Eso es útil para otros empleados que se preguntan,’¿puedo hablar con tal o cual? Sabemos que están en el edificio», dijo Bartlett.
La utilización del espacio es otro componente clave de una oficina inteligente, con sensores en los asientos, balizas y mapas de calor que alertan a las empresas sobre cómo se está utilizando el espacio. El mapeo de calor ocurre cuando un sensor en una silla es activado por calor e indica si alguien está sentado.
«Uno de los problemas en el entorno construido hoy en día, el espacio que tenemos cuesta tanto, y sin embargo está subutilizado. No tenemos los datos para saber qué escritorios están siendo ocupados, qué medios están siendo utilizados y qué porcentaje del tiempo, y qué escaleras y pasillos están siendo utilizados. Ahora, podemos ayudar a rediseñar el espacio para hacerlo mucho más eficiente y podemos entender las necesidades de contratar o expandir para obtener más por el dinero», dijo Bartlett.
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Esto incluye la programación de la sala de conferencias, con una combinación de balizas y aplicaciones móviles que se utilizan con la geolocalización para mostrar quién está en una sala de conferencias y quién no.
«Uno de los grandes problemas de productividad es necesitar esa sala de conferencias y no está disponible. O, si tiene capacidad para 20 personas y está reservado para dos personas. Existe el problema de hacer coincidir ineficientemente a las personas con el espacio, pero también a las personas que reservan la habitación y no se presentan. Tener esta conciencia a través de balizas, o posicionamiento en interiores, o detección de conciencia puede ayudarle a entender cuándo se está utilizando realmente una sala de conferencias o cuándo se está liberando, y cuándo se puede reprogramar. Con el tiempo se pueden utilizar estos datos para rediseñar las salas de conferencias», dijo Bartlett.
Otra compañía involucrada en la creación de componentes para una oficina inteligente es Aruba Networks, una compañía de Hewlett Packard. El jefe de marketing vertical de Aruba, Alan Ni, dijo que la naturaleza cambiante del lugar de trabajo es parte de lo que está impulsando este cambio. Los empleados ya no esperan estar atados a un teléfono de escritorio y a un espacio de trabajo físico, y prefieren un entorno inalámbrico.
«Lo primero que estamos viendo no desde una perspectiva de TI, sino desde una perspectiva de oficina física, es que cualquier tipo de edificio nuevo que se esté construyendo, si se habla con muchos arquitectos, un empleado no está diseñado para ir a su espacio y residir allí todo el día. Lo están haciendo mucho más flexible para que él o ella pueda ir a trabajar a cualquier parte, o colaborar con sus compañeros. O, si él o ella necesita ir de cabeza y descubrir cosas y construir cubiertas o contenido, pueden ir a áreas focales específicas que pueden o no estar en el sitio para ese usuario específico», dijo Ni. Las tecnologías principales que hacen que esto suceda incluyen Wi-Fi, balizas y búsqueda de caminos en interiores para localizar a otros empleados dentro de un edificio.
Rediseñar el espacio de trabajo puede mejorar la productividad y reducir los costos para una empresa, ya que en ciudades como San Francisco el costo promedio de espacio de oficina para alojar a una persona es de entre $18,000 y $25,000 anuales. En Londres, puede llegar a los 30.000 euros por persona. Para reducir costos, muchas organizaciones han reducido la cantidad de pies cuadrados que se le da a cada empleado, con planes de piso abierto una manera fácil de lograr esta tarea, reduciendo el promedio de pies cuadrados por persona en un ambiente típico de oficina de 500 pies cuadrados a 125 pies cuadrados, dijo Sunil Frida, director de marketing de Current para empresas inteligentes.
Current también trabaja con firmas de arquitectura para ayudar a rediseñar el espacio de oficinas. Un cliente reciente de la industria bancaria necesitaba rediseñar su diseño para crear un ambiente abierto para un espacio de 20,000 pies cuadrados, dijo Frida.
«Pasaron de la vieja escuela a la nueva con un diseño de escritorio abierto y un montón de sofás y una gran pantalla de televisión y cabinas telefónicas para que pudieras entrar y hacer llamadas», dijo Frida.
Actualmente se utiliza el mapeo de calor para determinar dónde la gente pasa más tiempo.
«Descubrimos que el sofá estaba muy cerca de un conducto caliente, así que nadie se sentó en el sofá. Así que lo movieron, y en una semana el número de personas que se sentaban en esos sofás subió un 50%. Si un gerente se sentaba allí, nadie se sentaba cerca de él. Perdieron 5.000 pies cuadrados porque nadie quería sentarse cerca del gerente», dijo Frida.
A través del mapeo de calor, Current también descubrió que cada vez que el gerente se iba a almorzar, en cinco minutos todos los demás también salían a almorzar.
«Es genial tener al gerente en un espacio abierto, pero no es un buen uso del espacio. Así que, pusimos una pared de vidrio alrededor del gerente para dar un respiro en el espacio para que la gente pudiera usar ese espacio más abiertamente», dijo Frida.
Ser capaz de anticipar lo que los empleados necesitan es un aspecto clave de una oficina inteligente.
La toma de decisiones en tiempo real ha pasado de’cómo podemos saber qué pasos dar’ a’cómo podemos anticipar los próximos pasos’ a’un evento ocurrido, se han tomado las acciones apropiadas, cómo podemos aprovechar esta oportunidad'». El último escenario se refiere al aprovechamiento de los beneficios de la IO, que sin duda estará en el centro de cualquier oficina inteligente del futuro», dijo Ulrik Pederson, director de tecnología de Targit.
Tres comidas para llevar para los lectores de ConsejoTecnologico.com:
- Una oficina inteligente puede mejorar la productividad de los empleados a la vez que les facilita la vida a los empleados y les da flexibilidad en la forma en que deciden trabajar.
- Oracle ha creado un laboratorio de oficina inteligente y algunas de las tecnologías que se están probando incluyen hardware de detección mental manos libres.
- El mapeo térmico puede mostrar dónde los empleados eligen trabajar en un entorno de oficina inteligente, lo que permite a las empresas hacer un mejor uso de los espacios de trabajo.
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