¿Necesita una forma de hacer una copia de seguridad de su archivo PST de Microsoft Outlook? Aquí hay una herramienta que puede hacer el trabajo.
Depende de los archivos PST para almacenar los datos de Microsoft Outlook; sin embargo, los archivos PST no son el método más fiable para almacenar datos de Outlook. Pero si no puede evitar los archivos PST, al menos debería configurar una forma fiable de realizar copias de seguridad. Un producto que está a la altura del desafío es Safe PST Backup de 4Team.
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A través de Safe PST Backup, puede configurar las copias de seguridad para que se inicien automáticamente en una programación regular; puede realizar copias de seguridad de más de un archivo PST; y puede optar por realizar copias de seguridad del archivo PST en su red. Y la copia de seguridad se ejecutará y completará tanto si Outlook está abierto como si no.
La versión básica de Safe PST Backup es gratuita. Si necesita más funciones, debería consultar la edición empresarial de 29,95 euros por licencia. Por ejemplo, si utiliza Exchange en el backend, debe utilizar la versión de empresa. Puede solicitar una versión de prueba gratuita para la edición empresarial de hasta cinco licencias. La página de Safe PST Backup Free y la página de Safe PST Backup Enterprise enumeran las principales características de cada versión, para que pueda comparar ambos productos.
VER: Política de copias de seguridad (Tech Pro Research)
Para comenzar con la versión gratuita, descargue e instale Safe PST Backup Free desde el sitio de 4Team. Inicie el programa. En la pantalla principal, haga clic en el campo Carpeta de destino de la copia de seguridad. Busque y seleccione la carpeta en la que desea almacenar su copia de seguridad (. La mejor opción es almacenar la copia de seguridad en una red compartida, pero en el caso de un equipo con acceso remoto o con una conectividad de red poco frecuente, una unidad USB puede servir en un abrir y cerrar de ojos.
A continuación, haga clic en el botón Opciones. Seleccione la ficha Archivos y carpetas. La copia de seguridad segura de PST analiza y detecta automáticamente los archivos PST y OST configurados para Outlook. Si utiliza más de un archivo PST u OST, puede deseleccionar cualquier archivo que no desee incluir en la copia de seguridad .
La edición gratuita de Safe PST Backup realiza una copia de seguridad de todos los datos de Outlook de cada archivo PST, incluidos el correo electrónico, los contactos, los calendarios y las tareas; la edición para empresas le permite seleccionar las carpetas que desea incluir o excluir en la copia de seguridad. Para ver todas las carpetas de Outlook en la versión para empresas, haga clic en la elipsis junto al nombre y la ruta del archivo PST y deseleccione las que desee excluir de la copia de seguridad .
Haga clic en la ficha Programar. Aquí es donde puede configurar el método y la frecuencia para realizar copias de seguridad del archivo PST. A menos que haya una razón específica para iniciar la copia de seguridad manualmente, configure el método en Automáticamente.
A continuación, puede determinar la frecuencia de las copias de seguridad, desde cada cinco minutos hasta una vez al mes. Dependiendo de la frecuencia con la que utilice Outlook y de la cantidad de correo electrónico que envíe y reciba, debe realizar una copia de seguridad del archivo al menos dos o tres veces por semana. Por ejemplo, respaldar el lunes, miércoles y viernes podría ser una estrategia efectiva.
VEA: 50 consejos para ahorrar tiempo y acelerar su trabajo en Microsoft Office (PDF gratuito) (ConsejoTecnologico.com)
La versión gratuita del programa realiza una copia de seguridad incremental cada vez, haciendo una copia de seguridad sólo de los cambios realizados en los datos de Outlook. Con la versión para empresas, puede optar por crear una copia de seguridad completa periódicamente; esta opción puede ser útil si alguna vez necesita recuperar un correo electrónico u otra información de una copia de seguridad anterior. Para establecer esto en la edición Enterprise, marque la opción Crear automáticamente un nuevo archivo de copia de seguridad. En la pantalla correspondiente, establezca la frecuencia de cada nuevo archivo de copia de seguridad completa, el número de archivos de copia de seguridad que desea conservar y el límite para eliminar archivos de copia de seguridad más antiguos . Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana de Programación.
Por último, haga clic en la pestaña Otros. Aquí, usted puede determinar qué acción tomar si la conexión es lenta en la LAN o WAN u otro tipo de acceso. La configuración predeterminada es probar la conexión antes de que se inicie la copia de seguridad y avisar al usuario si la conexión es lenta . Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Configuración.
Ahora puede cerrar Safe PST Backup. El programa se cargará cada vez que Windows inicie y ejecute automáticamente las copias de seguridad de acuerdo con la programación establecida, independientemente de que Outlook se esté ejecutando o no. Para acceder a la configuración y otras funciones de Safe PST Backup, haga clic con el botón secundario en el icono de la bandeja del sistema y seleccione la opción adecuada.
Para comprobar las copias de seguridad, abra la carpeta de destino de la copia de seguridad que haya elegido. Encontrará archivos de registro con información sobre cada copia de seguridad, así como los archivos PST de copia de seguridad. Si alguna vez necesita restaurar un archivo PST completo o datos específicos de una copia de seguridad, haga clic con el botón secundario en el icono de la bandeja del sistema del programa, seleccione la opción Cómo restaurar y siga los pasos sugeridos.
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