Nunca parece haber un fin a la frecuencia, o duración, de las reuniones. Entonces, ¿cuándo se hace realmente el trabajo del proyecto? Tres expertos comparten sus consejos sobre reuniones productivas.
Todos los días, los equipos de proyecto y los líderes se sientan en una o más reuniones con vendedores, proveedores, patrocinadores u otras partes interesadas. No parece gran cosa, ¿verdad? Bueno, según las estadísticas publicadas por Atlassian, cuesta a las empresas estadounidenses alrededor de 37.000 millones de euros al año debido a reuniones innecesarias. Aunque muchas reuniones pueden ser frustrantes y parecer una pérdida de tiempo, no todo el tiempo que se pasa hablando, facilitando o escuchando en las reuniones debe ser infructuoso.
¿Por qué son necesarias tantas reuniones de proyecto?
Las reuniones de proyecto son una parte entrelazada de cada etapa de la gestión de proyectos, y por lo general abarcan aspectos como la planificación, el inicio del proyecto, las actualizaciones de estado, la asignación de recursos, la programación, el control de calidad, la gestión de las partes interesadas y el cierre, entre otras cosas. Las reuniones del proyecto también tienen la intención de dar a los asistentes la oportunidad de intercambiar ideas, compartir experiencias, resolver problemas, fortalecer la participación y los equipos de gel.
Estrategias para aprovechar al máximo las reuniones del proyecto
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No siempre se garantiza que las reuniones produzcan grandes ideas, fomenten el intercambio de conocimientos, ofrezcan comidas para llevar, mantengan las cosas a tiempo o aseguren que se cumplan los objetivos. Se requiere un esfuerzo deliberado para establecer estrategias de trabajo que puedan aumentar las posibilidades de producir los resultados deseados – simplemente pregúntele a estos ejecutivos.
Basado en su experiencia como CTO, Mateusz Warcholiński de Brainhub, una compañía de desarrollo de aplicaciones web y móviles, crear una agenda detallada y ponerla a disposición antes de la reunión, y establecer el tiempo para tratar cada punto de esa agenda es una buena manera de mantener las reuniones productivas. También compartió estos consejos adicionales que ayudaron a su compañía a reducir la duración de las reuniones en un 70%:
- El acceso avanzado a las agendas asegura que todo el mundo pueda revisar lo que se va a discutir y pueda añadir un punto para discutirlo. Si no está en la lista, no lo discuta.
- Los temporizadores de reunión se activan durante una reunión para cada punto de discusión, y esto funciona bien. «Si se tarda más,’aparcamos’ un tema y lo discutimos más tarde o la semana que viene», dijo Warcholiński
- La asignación de responsabilidades asegura que cada punto de la agenda tenga una persona responsable de entregar o resolver el problema y el plazo.
Skot Carruth, director ejecutivo de la empresa de software Philosophie y ex consultor de productos digitales, dijo que, según su experiencia, sólo hay tres agendas de reuniones que atraen a la gente y no son una completa pérdida de tiempo:
- La reunión de decisión, donde los participantes han avanzado en la comprensión y perspectiva de los temas y el grupo colabora hasta que se toma una decisión.
- La sesión de trabajo, dirigida a colaborar en una tarea discreta donde la reunión sólo se concluye una vez que hay un entregable.
- La reunión de salud del equipo, destinada a ser un registro cara a cara. «Muchas organizaciones emplean retrospectivas o postmortem, pero no fomentan un ambiente donde los individuos puedan ser honestos y vulnerables», dijo Carruth. «El objetivo de esta reunión es construir empatía interpersonal para que los individuos puedan interactuar de manera más efectiva… incluso en nuestra compañía, los equipos pueden caer en el hábito de programar reuniones sin sentido. Pero cuando la gente es consciente de estas categorías, puede asegurarse de que cada reunión tiene un propósito».
En Flying Pig Designs LLC, una compañía de desarrollo de productos en su etapa inicial, el desarrollador de productos independiente Keir Hart, cita estas cinco estrategias que él anima a aprovechar al máximo las reuniones de su equipo de proyecto:
- Atrévete a ser diferente
- Manténgalo simple
- Primero, asegúrate de que funcione
- Actuar con urgencia
- Recuerda la Regla de Oro (trata a los demás como quieras que te traten)
Para ayudar a que las reuniones sean más cortas, Hart recomendó reuniones permanentes para asegurar que la gente venga más preparada – porque nadie quiere estar de pie por mucho tiempo. Recomienda el uso de herramientas de gráficos visuales para seguir el progreso de la reunión.
¿Cuáles son algunas de mis estrategias?
Encontré algunas cosas que funcionan para mí, como establecer las expectativas generales del equipo del proyecto con bastante antelación, además de enviar la agenda antes de las reuniones. Es necesario cubrir las tareas domésticas generales y las expectativas de comportamiento (cómo las personas deben interactuar y tratarse entre sí), especialmente si surge un conflicto. Si las expectativas no se establecen desde el principio, pueden convertirse en malentendidos, ser perturbadoras y quitarle tiempo valioso y productivo a las reuniones a lo largo de un proyecto.
Al igual que los otros expertos, unos cinco días antes de la reunión en sí envío el orden del día e incluyo:
- Una lista de contactos y asistentes clave, ubicación, hora, y qué venir preparado para discutir.
- Metas específicas para la reunión, asegurándose de incluir lo que se espera de cada individuo o área, si es posible.
- Cuánto tiempo se está asignando a cada tema para asegurarnos de que nos centramos en las cosas clave y no nos perdemos en las malas hierbas.
- Qué sucederá con los descubrimientos o temas fuera de la agenda
- Factores clave que pueden afectar la reunión y que las personas pueden considerar de antemano
- Establezca no más de tres o cuatro metas clave para la reunión, no trate de meterse demasiado en ellas. De lo contrario, se arriesga a no lograr nada, y todo el mundo se va frustrado.
- Respete el tiempo de los demás y evite programar demasiadas reuniones. De esta manera, los asistentes se toman en serio sus reuniones y no evitan simplemente asistir.
También trato de fijar las reuniones en un máximo de 50 minutos para que todos tengan tiempo de tomar notas después de la reunión antes de prepararse para otras reuniones, etc. Esto permite que los asistentes se concentren en la reunión hasta el último minuto en lugar de donde deben estar ahora.
Mi último consejo es continuar aprendiendo de los errores cometidos en reuniones anteriores y hablar con otros facilitadores y participantes de la reunión para aprender de sus experiencias.
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