Hay muchas opciones. Aquí hay algunas preguntas para ayudarle a encontrar la mejor para su empresa.
Hay muchas razones para buscar software de gestión de proyectos colaborativos para proyectos. Por un lado, el número de tareas, la complejidad de las tareas y la necesidad de reunir grandes equipos de proyecto en muchas zonas geográficas lo requieren. En segundo lugar, los hábitos de trabajo orientados a la colaboración de los milenios que se están apoderando rápidamente del lugar de trabajo casi lo exigen. En tercer lugar, la ejecución de grandes proyectos con muchas partes complejas y móviles es difícil de hacer y difícil de mantener dentro del presupuesto.
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El mensaje para los gerentes de proyectos en las disciplinas que tienen más probabilidades de utilizar la gestión de proyectos (por ejemplo, TI, ingeniería, construcción, etc.) es que deben fomentar los entornos de colaboración en los proyectos y que también deben utilizar un software de gestión de proyectos que fomente la colaboración y la transparencia de los mismos.
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El líder histórico en el sector de software de gestión de proyectos desde mediados de los años ochenta, cuando apareció su primera versión, es Microsoft Project. Muchas empresas invirtieron en Project como una tecnología de Microsoft que acompañaba a Microsoft Office en ese momento. Estas compañías desarrollaron experiencia interna en el Proyecto, y era natural que las organizaciones continuaran usando el Proyecto, porque tenían las habilidades necesarias.
Sin embargo, aquellos de nosotros que usamos Project por primera vez, recordamos que era un software monolítico de gestión de proyectos que residía en una sola computadora de escritorio y que, en los primeros días, requería un administrador de sistemas a tiempo completo para mantener actualizadas las tareas del proyecto. Microsoft ha refinado su producto desde entonces, moviéndose hacia la nube para facilitar la colaboración, pero también lo han hecho muchos otros proveedores de software de gestión de proyectos como Liquidplanner, Workfront, FreshDesk y otros.
Así que si está buscando un software de gestión de proyectos colaborativo, ¿cómo puede averiguar qué es lo que tiene más sentido para su situación?
Elija un software que se adapte al tamaño de su empresa
Si usted está en una organización grande con muchos participantes diferentes en sus proyectos en todo el mundo, usted querrá un software de gestión de proyectos que ofrezca un servicio 24/7 y soporte desde la nube en cualquier zona horaria. Esto asegura que su personal, sin importar dónde se encuentren, pueda obtener una respuesta a sus preguntas y tener acceso al software las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Por el contrario, una empresa más pequeña con un presupuesto y personal administrativo más reducido querrá una solución de gestión de proyectos que sea asequible y fácil de usar.
Considerar la experiencia del usuario
La facilidad de uso también es muy importante. Los miembros del personal del proyecto cambian, por lo que las curvas de aprendizaje deben ser mínimas. El software debe ser altamente intuitivo, para que cualquiera pueda actualizar fácilmente sus tareas.
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¿Qué características son importantes?
Por supuesto, la capacidad de colaborar es importante, eso es un hecho. El software debe ser capaz de proporcionar colaboración en tiempo real y comentarios al estilo de las redes sociales sobre temas relacionados con el proyecto. Pero aquí hay algunas otras características que usted querrá ver:
- El software debe ser capaz de proporcionar alertas de línea de tiempo, tablero de control e informes de progreso a nivel de resumen, y la capacidad de aquellos que reciben estos informes para profundizar en los detalles según sea necesario.
- A nivel administrativo, los gerentes de proyecto deben ser capaces de establecer permisos y diferentes niveles de visibilidad y acceso para los miembros del proyecto, dependiendo de sus funciones y responsabilidades.
- El software de gestión de proyectos también debería ser capaz de mostrar las dependencias de las tareas, señalando cualquier situación en la que una serie de tareas puedan verse afectadas si una determinada tarea de camino crítico no se completa a tiempo.
- Por último, el software de gestión de proyectos debe ser intuitivo y fácil de usar, ya que la mayoría de los proveedores en el mercado actual de software no proporcionan una formación completa y ayudas de aprendizaje.
¿Se ajusta a la cultura de su empresa?
Muchos paquetes de gestión de proyectos ofrecen estas funciones, pero no necesariamente se ajustan a la cultura de cada empresa. Por ejemplo, algunas empresas ya tienen mucha experiencia en el uso de un software de gestión de proyectos y ya entienden su valor, mientras que otras no lo hacen y deberían empezar con un paquete más simplista y fácil de usar. Por esta razón, es una buena idea probar el nuevo software antes de decidirse a comprarlo e implementarlo. Usted puede hacer esto identificando un proyecto muy pequeño que necesita hacer, y utilizar el software con un equipo que utiliza tanto a personal de alto nivel como a personal sin experiencia. Esto le permite probar la funcionalidad y la facilidad de uso del software.
Considerar la asequibilidad
Por último, especialmente para las pequeñas empresas que se preocupan por los costes asociados al software de gestión de proyectos, ahora hay muchas opciones asequibles disponibles en el mercado de la nube que se cobran por usuario o por suscripción.
Independientemente de la elección del software de gestión de proyectos que realice, el paso del software a la nube ha ampliado su funcionalidad de colaboración. Esto hace que la gente hable, se reúna para resolver problemas en grupo y conseguir que los proyectos se «despeguen». Aunque el jurado aún está fuera, es un buen presagio para que los índices de éxito de los proyectos sean mejores que los que hemos visto en el pasado.
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