Cómo crear y utilizar marcadores de Word para navegar por un documento largo

Un documento largo o complejo puede ser difícil de navegar. Susan Harkins explica cómo los marcadores de Word pueden ayudar.

Los marcadores identifican el texto para que pueda navegar rápidamente a un punto específico en lugar de desplazarse por varios párrafos o páginas. Aunque son convenientes de usar esporádicamente, el uso constante puede llegar a ser tedioso porque hay muchas pulsaciones de teclas para usar una.

En última instancia, los marcadores son mucho más que una herramienta de navegación, ya que se pueden utilizar como enlaces o referencias. En este artículo, revisaremos su uso para navegar por un documento. Puede crear marcadores en casi todos los documentos de Word, o puede descargar el archivo.docm de demostración si desea seguir con un archivo de ejemplo.

Antes de comenzar

No intente insertar marcadores cuando introduzca texto y otros objetos. La mayoría de los documentos cambian bastante desde su inicio hasta su finalización. Por esta razón, debe esperar hasta que el documento esté completo, más o menos, antes de insertar marcadores de navegación. De lo contrario, es posible que se encuentre moviéndose, duplicando o incluso eliminando marcadores involuntariamente a medida que modifica el texto del documento.

Si encuentra que debe mover el texto marcado, tenga en cuenta los siguientes comportamientos:

Si copia todo o parte de un texto (u objeto) marcado dentro del mismo documento, el marcador permanece con el texto original. El texto copiado no está marcado.
Si copia el texto marcado o un objeto en su totalidad a otro documento, ambos documentos se marcarán.
Si mueve el texto marcado dentro del mismo documento, el marcador se mueve con el texto.
Si elimina parte del texto marcado, Word no lo eliminará.

Si olvidas dónde están tus marcadores, puedes mostrar una pista visual de la siguiente manera:

Haga clic en la ficha Archivo (o en el botón Oficina.
Seleccione Opciones (o haga clic en Opciones de Word.
En el panel izquierdo, seleccione Avanzado.
En la sección Mostrar contenido del documento, marque Mostrar marcadores (.
Haga clic en Aceptar.

Word adjuntará el texto marcado entre corchetes. Probablemente no querrá mostrar estos corchetes en el documento final, pero es útil encender la pantalla mientras se completa el documento.

Insertar marcadores

Decidir dónde insertar los marcadores no debería ser difícil si el documento está hecho en su mayor parte. Considere cómo usted y sus usuarios utilizarán realmente el documento. El proceso para insertar un marcador es sencillo:

Haga clic en el lugar donde desea agregar el marcador. Si selecciona texto, seleccione la cadena más pequeña que tenga sentido. Está bien seleccionar una palabra o encabezado, pero probablemente no es una buena idea marcar un párrafo entero.
Haga clic en la ficha Insertar.
Haga clic en Marcador en el grupo Enlaces.
En el cuadro de diálogo resultante, asigne un nombre al marcador. Use sólo letras y números sin espacios .
Haga clic en Agregar.

La figura C muestra el marcador. Si no habilitó la vista para su documento anteriormente, no verá los corchetes.

Si marca la opción correcta, Word mostrará marcadores.

Uso de un marcador

Después de insertar los marcadores, puede utilizarlos para desplazarse rápidamente a otras áreas del documento. Para utilizar el marcador de esta manera, haga lo siguiente:

Haga clic en la ficha Insertar y seleccione Marcador en el grupo Vínculos.
En el cuadro de diálogo resultante, seleccione el marcador al que desea desplazarse .
Haga clic en Ir a.
Haga clic en Cerrar.

Insertar marcadores toma unos pocos clics, pero es fácil. Una vez que estén en su lugar, estás listo. Por otro lado, moverse a un marcador puede ser una tarea que realice con frecuencia. A pesar de que hacerlo requiere sólo unos pocos clics, se volverá tedioso.

Hipervínculo en su lugar

Una posible alternativa al tedioso clic en los marcadores es utilizar un hipervínculo en su lugar.

Probablemente esté familiarizado con los hipervínculos, pero es posible que no se dé cuenta de que Word le permitirá crearlos para navegar por documentos extensos. Los usuarios no tendrán que viajar a través de la interfaz para utilizarlos, sólo tendrán que hacer clic en el enlace.

La desventaja es la colocación. En lugar de elegir un marcador de una lista de marcadores, sólo tendrás el hipervínculo en el que hacer clic; los usuarios deben estar en ese lugar para utilizarlo. Sin embargo, en la mayoría de los documentos, es una herramienta de navegación útil.

Puede utilizar el texto existente (que es la mejor opción, cuando esté disponible) o introducir texto específicamente para crear un hipervínculo. Para crear un hipervínculo, busque texto que haga referencia al área a la que desea que se vincule el hipervínculo, o añada texto y selecciónelo. Para este ejemplo, agregué un encabezado para Botones y lo seleccioné. A continuación, agregue el hipervínculo de la siguiente manera:

Haga clic en la ficha Insertar.
En el grupo Enlaces, seleccione Hipervínculo.
En el cuadro de diálogo resultante, haga clic en el acceso directo Poner en este documento a la izquierda.
Si está utilizando los estilos de encabezado incorporados de Word, puede vincularse a uno de ellos. En este caso, enlace al marcador que creamos anteriormente, ButtonReference .
Haga clic en Aceptar.

Al hacer clic en el texto hipervinculado (al principio del documento), Word selecciona los nuevos botones de texto marcados como favoritos. Es una adición útil, pero si no estás cerca del hipervínculo cuando decides revisar el nuevo párrafo de botones, el hipervínculo no ayuda.

Una macro

Si su documento contiene varios marcadores, referirse a ellos se volverá tedioso. Ofrecer una macro que muestre una lista de marcadores que el usuario pueda seleccionar es más eficiente. El Listado A incluye varios procedimientos de función y subordinados que los usuarios pueden ejecutar como una macroinstrucción. Aparecerá un formulario de usuario que enumera todos los marcadores del documento. El usuario simplemente selecciona un marcador de la lista para seleccionarlo. Recomiendo que agregue la macro a la barra de herramientas de acceso rápido (QAT) para un acceso aún más rápido. Ahí es donde entra en juego la lista B. Mientras está en el VBA, inserte un módulo y añada este breve procedimiento.

No intente copiar y pegar el código de este artículo en el módulo de UserForm porque el VBE se opondrá a los caracteres web. En su lugar, descargue el archivo de demostración.docm o frmSelectBookmark.frm. Si desea importar el formulario de usuario usted mismo, puede hacerlo siguiendo las instrucciones que se indican a continuación:

Pulsar[Alt]+[F11] para abrir el VBE.
Seleccione UserForm en el menú Insertar. Nómbralo frmSelectBookmark.
Usando la como guía, agregue los siguientes controles:
Haga doble clic en el formulario de usuario para abrir su módulo e introducir el código en la lista A. (Si copia el código de la página web en un documento de Word y luego copia ese código en el módulo, puede que funcione, pero no puedo garantizarlo.)
Para insertar un módulo, seleccione Módulo en el menú Insertar.
Introduzca el código en la lista B.
Vuelva al documento y grábelo como un documento habilitado para macroinstrucciones (si es necesario.

Listado A

Opción ExplicitPrivate m_gotoInProgress As Boolean' Cargar marcadores en el formulario de selección de marcadores activation.Private Sub UserForm_Activate()Dim bmk As Bookmark lstBookmarks.clear For Each bmk In ActiveDocument.Bookmarks lstBookmarks.AddItem (bmk.Name) Next bmk txtBookmarkName.SetFocusEnd Sub' Select bookmark using quick selection textbox.Private Sub txtBookmarkName_Change() If (Not isNullOrEmpty(txtBookmarkName.Text)) Entonces Dim bmkName As Variant Dim listIndex As Integer listIndex = -1 For Each bmkName In lstBookmarks.List listIndex = listIndex + 1 If (Len(bmkName) >= Len(txtBookmarkName.Text)) Entonces Si (UCase(Left(bmkName, Len(txtBookmarkName.Text)))) = UCase(txtBookmarkName.Text)) Entonces lstBookmarks.selected(listIndex) = True Exit For End If End If End If Next bmkName End IfEnd Sub' Compruebe si una cadena es nula o está vacía.private function isNullOrEmpty(ByVal s As String) If (IsNull(s)) Entonces esNullOrEmpty = True ElseIf (Len(s) = 0) Entonces esNullOrEmpty = True End IfEnd Function' Proceso[Intro] y teclas[Esc] para el cuadro de texto de selección rápida.Privado Sub txtBookmarkName_KeyDown(ByVal KeyCode As MSForms.ReturnInteger, ByVal Shift As Integer) Debug.Print KeyCode If (KeyCode = 13) Then ' Enter m_gotoInProgress = True cmdGoto_Click ElseIf (KeyCode = 27) Then ' Esc cmdCancel_Click End IfEnd Sub' Go to selected bookmark.Private Sub cmdGoto_Click() On Error GoTo cmdGoTo_Click_Finally If (IsNull(lstBookmarks.listIndex)) Luego MsgBox "There is no any bookmarks selected", vbExclamation + vbOKOnly, "Warning" Return End If Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:=lstBookmarks.List(lstBookmarks.listIndex)cmdGoTo_Click_Finally If (m_gotoInProgress) Then m_gotoInProgress = False DoEvents txtBookmarkName.SetFocus End IfEnd Sub' Close bookmarks selection form.Private Sub cmdCancel_Click() Me.HideEnd Sub

Listado B

Public Sub ShowBookmarksSelectionForm() frmSelectBookmark.ShowEnd Sub

Sus usuarios podrían ejecutar la macro tal cual, pero será más conveniente si la añade al QAT de la siguiente manera:

Haga clic en el menú desplegable QAT (marcado con un círculo en la ) y elija Más comandos.
En el menú desplegable Elegir comandos del menú desplegable, seleccione Macro.
Seleccione ShowSelectionBookmarksForm ) y haga clic en Add.
Haga clic en Cerrar.

Ahora, usted está listo para acceder a todos esos marcadores con unos pocos clics rápidos. En el QTA, haga clic en el nuevo botón de macro para abrir el UserForm, mostrado en la . Seleccione un marcador y haga clic en el botón Ir a para acceder rápidamente al marcador seleccionado.

Muestra rápidamente todos los marcadores de un documento.

Shamil Salakhetdinov, un desarrollador de software freelance en San Petersburgo, Rusia, presentó el macro que utilicé en este artículo. Puede comunicarse con Shamil en mcp2004@mail.ru.

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