Cómo crear una respuesta fuera de la oficina en Outlook

No dejes tus lentes de contacto colgando mientras estás de vacaciones. Cree un mensaje automatizado que incluya información sobre cuándo regresará.

Ya sea que esté de vacaciones, de licencia prolongada o de viaje de negocios, querrá alertar a los contactos de que no está disponible. Es educado, pero lo más importante es que mantienes a los contactos informados. Si utiliza Outlook en Exchange o correo electrónico, el proceso es rápido; trabajará más si no está en Exchange.

En este artículo, incluiré instrucciones para crear una respuesta automática fuera de la oficina para usuarios de Exchange y no Exchange.

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Estoy utilizando el escritorio de Office 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero ambos métodos funcionarán en versiones anteriores.

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Usuarios de Outlook sin Exchange

Si no está en Exchange, su respuesta automática tiene dos pasos. En primer lugar, debe crear una plantilla de mensaje. A continuación, establecerás una regla que envía ese mensaje en respuesta a los mensajes recibidos. En primer lugar, vamos a crear la plantilla de mensajes de la siguiente manera:

1. Para abrir un mensaje de correo nuevo, haga clic en Nuevo correo electrónico en el grupo Nuevo en la ficha Inicio.
2. Escriba el asunto, diga: «Fuera de la oficina».
3. Introduzca un mensaje relevante y significativo. Si es posible, dígales cuándo pueden esperar una respuesta y ofrezca otros contactos si no pueden esperar hasta que usted regrese. Tenga en cuenta que esta respuesta se dirige a todos los que le envían correos electrónicos, incluso a las personas que no conoce, así que mantenga la información al mínimo y tenga cuidado con lo que comparte. Mantenga el mensaje corto si es posible.
4. Haga clic en Archivo y seleccione Guardar como.
5. Elija Plantilla de Outlook (*.oft) en el menú desplegable Guardar como.
6. Modifique el nombre del mensaje de plantilla, si lo desea. De lo contrario, por defecto es el texto del asunto (.
7. Haga clic en Guardar y cierre la ventana del mensaje (no necesita confirmar el almacenamiento.

Después de crear el modelo, necesita una regla que lo envíe. Esta regla se creará de la siguiente manera:

1. En la ficha Inicio, haga clic en Reglas en el grupo Mover y seleccione Administrar reglas y alertas en el menú desplegable.
2. Haga clic en la ficha Reglas de correo electrónico (la predeterminada) si es necesario.
3. Elija una cuenta en el menú desplegable Aplicar cambios a esta carpeta .

1. Haga clic en Nueva regla.
2. En la sección Comenzar desde una regla en blanco (en la parte inferior), seleccione Aplicar regla en los mensajes que recibo y haga clic en Siguiente.
3. En Paso 1: Seleccione la(s) condición(es), marque la condición en la que se encuentra mi nombre en la casilla Para ) y haga clic en Siguiente. O bien, compruebe dónde está mi nombre en la casilla Para o CC, pero eso es exagerado para la mayoría de nosotros.

1. En el siguiente panel, compruebe la respuesta utilizando una plantilla específica y, a continuación, haga clic en el enlace en Paso 2: Editar la descripción de la regla.
2. En el menú desplegable Buscar en el cuadro de diálogo resultante, seleccione Plantillas de usuario en Sistema de archivos, seleccione Fuera de la oficina ), haga clic en Abrir y, a continuación, en Siguiente.

En Paso 1: Seleccionar excepciones, asegúrese de hacerlo si se marca una respuesta automática y haga clic en Siguiente. . Haga clic en Finalizar.

Si no habilitó la regla, puede hacerlo de la siguiente manera, cuando esté listo:

1. En la ficha Inicio, haga clic en Reglas en el grupo Mover y seleccione Administrar reglas y alertas en el menú desplegable.
2. Haga clic en la ficha Reglas de correo electrónico (la predeterminada) si es necesario.
3. Busque la regla en la lista y asegúrese de que esté marcada ) y haga clic en Aceptar.

Cuando regrese de vacaciones, repita los pasos anteriores y desmarque la regla de fuera de la oficina.

Cuentas Exchange y de correo en línea

Si está en Exchange o usando correo en línea, no necesitará la plantilla de mensaje. Para crear una respuesta automática en Exchange, haga lo siguiente:

1. Haga clic en Archivo y, a continuación, seleccione Información en el panel izquierdo. A continuación, haga clic en Respuestas automáticas (fuera de la oficina. Si utiliza Correo en línea, haga clic en el engranaje (en el extremo derecho de la barra de título) y, a continuación, haga clic en Respuestas automáticas.
2. En el cuadro de diálogo resultante, marque Enviar respuestas automáticas.
3. Marque Enviar respuestas sólo durante este período de tiempo y luego ingrese las fechas y horas utilizando las opciones de Hora de inicio y Hora de finalización .
4. Puede crear un mensaje diferente para personas dentro y fuera de su organización. (En Exchange, harás clic en la pestaña derecha.)
5. Haga clic en Aceptar.

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