Ahora que he vuelto a la escuela después de un largo periodo de tiempo, también he vuelto a tener que crear diferentes presentaciones de PowerPoint y escribir informes en Word. Hay muchas características en Word que la mayoría de la gente nunca usa a menos que estén en la escuela.
Una de estas características es el Índice. Word tiene una gran funcionalidad que le permite crear una tabla de contenido automática o también se llama resumen automático. Lo bueno es que incluso si ya tienes un documento de Word con mucho contenido, es muy fácil modificarlo para que puedas generar el índice automáticamente.
En este artículo, le guiaré a través del proceso de creación de su documento Word con los encabezados correctos y luego hablaré sobre cómo crear la tabla de contenidos. También hablaré de cómo puedes personalizar el índice de contenidos a tu gusto.
Configuración y visualización de cabeceras en Word
Lo primero que debe hacer antes de crear un índice de contenidos es configurar las cabeceras. Por defecto, las cabeceras permitidas que puede utilizar son H1 (título 1), H2 (título 2) y H3 (título 3).
Puede encontrarlos en el cuadro Estilos en la ficha Inicio principal de la cinta. Estos son los únicos tres que puedes usar para un TOC predeterminado. Si añade una TOC personalizada, también puede utilizar H4 (título 4), H5 (título 5), H6 (título 6), subtítulo, título y título de la hoja de cálculo.
Cuando navegue por su documento para agregar los diferentes títulos, siéntase libre de elegir entre los títulos anteriores si el H1, H2 y H3 le parecen demasiado restringidos. Sólo tendrá que insertar una TOC personalizada y modificar algunos parámetros, que también mencionaré.
Es muy fácil aplicar cabeceras a texto en Word. Simplemente haga clic en la línea con el texto, luego haga clic en el estilo de título que desea aplicar.
Revise el documento y añada tantos títulos como desee. Tenga en cuenta que cuando agregue encabezados, será difícil ver los encabezados, incluso si tiene marcas de párrafo visibles. Para ver rápidamente todas las cabeceras de un documento de Word, haga clic en la ficha Ver y marque la casilla en el panel de navegación.
Al hacerlo, aparecerá un panel a la izquierda del documento y podrá ver los diferentes temas, subtítulos, etc.
Haciendo clic en uno de los elementos de la lista, puede acceder a esta sección del documento Word. Esta es una excelente manera de ver rápidamente la estructura de su título antes de crear su TOC final.
Añadir un índice de contenidos en Word
Ahora que tenemos todas nuestras cabeceras correctamente configuradas, vamos a insertar una tabla de contenidos. En primer lugar, empezaremos con la configuración predeterminada de TOC en Word. Antes de empezar, puede ser una buena idea añadir una página en blanco al principio del documento.
Para ello, vaya a la parte superior de la primera página actual y, a continuación, haga clic en Insertar y en blanco.
Ahora haga clic en Referencias, Tabla de Contenidos y elija entre las opciones automáticas en la parte superior.
Una tabla manual sólo rellenará el texto en el formato de una tabla de contenido, pero tendrá que hacer todos los cambios manualmente. Al insertar la tabla de contenido automática, debería ver algo como esto:
Impresionante! Ahora tiene una TOC bien formateada en su documento de Word! Una vez que haya insertado la TOC, todavía puede cambiar las cabeceras de su documento, pero los cambios no se reflejarán automáticamente en la TOC.
Para actualizar el índice, simplemente haga clic dentro del índice y luego haga clic en Actualizar Tabla en la parte superior.
Le preguntará si desea actualizar sólo los números de página o la tabla completa. Si ha modificado, insertado o borrado cabeceras, debe seleccionar toda la tabla. Si acaba de añadir más contenido a su documento, pero no ha añadido o eliminado cabeceras, sólo puede elegir los números de página.
Personalizar el índice de contenidos
Si ha utilizado títulos que no sean H1, H2 y H3, notará que no aparecerán en la TOC. Para utilizar estas cabeceras adicionales, debe seleccionar Tabla de contenido personalizada al insertar la tabla de contenido.
Se abre el cuadro de diálogo de opciones de TOC. Puede cambiar algunos ajustes básicos, como si desea mostrar los números de página y si desea alinear o no los números correctos. En General, puede elegir entre varios estilos y también puede elegir mostrar más niveles más allá de tres, que es el título H3.
Si hace clic en Opciones, puede elegir elementos adicionales con los que construir el índice de contenidos. Si se desplaza hacia abajo, puede seleccionar el encabezado de los subtítulos y la tabla de contenidos.
Para personalizar la apariencia de la tabla de contenidos, debe hacer clic en el botón Editar. Si simplemente hace clic en el índice y elige Fuente o Párrafo, no se formatea el índice.
Al hacer clic en Editar, aparece otro cuadro de diálogo en el que puede cambiar cada nivel de TOC. TOC 1 representa H1, TOC 2 representa un grupo H2, etc.
Haga clic en el segundo botón Editar y podrá cambiar el diseño de ese título en particular. Así que, si quieres, puedes hacer todos los encabezados en negrita H1 y un tamaño de fuente diferente.
Si hace clic en el botón Formato en la parte inferior, puede personalizar aún más la configuración como párrafo, pestañas, borde, borde, marco, numeración, etc. Aquí está mi TOC con H1 en negrita y con un tamaño de fuente más grande.
Finalmente, si presiona la tecla CTRL y luego hace clic en cualquier cosa del índice, será llevado a esta página.
Sin embargo, si le resulta molesto tener que presionar la tecla CTRL, puede cambiar esto yendo a Archivo – Opciones y luego haciendo clic en Avanzado.
Adelante, desmarque la casilla Usar CTRL + Clic para seguir el hipervínculo. Ahora, puede simplemente hacer clic en los elementos de la tabla de contenidos, como los enlaces, sin tener que mantener pulsada la tecla CTRL. Desafortunadamente, esto sólo funciona en su copia local de Word.
Cuando usted envía un correo electrónico a alguien y si no tiene esta configuración cambiada, tendrá que hacer CTRL + clic. Este es el tema cuando se trata de la tabla de contenidos en Word. ¡Diviértete!
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