Si tienes un documento que quieres hacer público, una forma fácil de hacerlo es a través de Google Drive. Aprenda a compartir documentos en Drive for public consumption.
Google Drive ofrece una función que puede resultar muy útil en las circunstancias adecuadas. Probablemente hayas visto esta función en acción cuando alguien comparte un documento concreto desde Google que cualquiera puede ver. La capacidad de compartir con el público es una gran manera de distribuir ciertas formas de documentación, e incluso mejor cuando compartir ese documento, a través de Google Drive, se hace visible para los motores de búsqueda.
Puede que te preguntes: «¿Por qué hacer público un documento, si puedes compartirlo con las personas específicas que quieres ver el documento?
La respuesta es simple: Cuando se dispone de documentación no patentada que se desea difundir ampliamente, compartir manualmente ese documento con usuarios o grupos individuales, a través de Google Drive, puede llevar muchísimo tiempo. Cada vez que alguien nuevo quiera ver/editar el documento, tendrá que compartirlo con él. Este no es un medio eficaz de difusión de la información. Ahí es donde entra en juego el compartir en público.
Hay dos advertencias al respecto. Aunque el documento compartido está disponible a través de los motores de búsqueda, la mejor manera de que los usuarios puedan acceder al documento público es a través del enlace, por lo que tendrá que compartir un enlace para el documento. Por supuesto, aquellos que tienen el enlace también pueden distribuirlo para ayudar a difundir el documento.
La segunda advertencia es que Google tiene un límite de 200 personas que pueden ver un documento simultáneamente, y sólo 50 personas que pueden editar el documento simultáneamente. Esto sigue siendo una cantidad considerable de usuarios a los que se tardaría mucho más tiempo en llegar, si se comparte manualmente.
Dicho esto, veamos cómo hacer público tu documento de Google.
Compartir públicamente
Aunque no debería tener que escribir esta renuncia, lo haré. Recuerda, si estás poniendo un documento de Google a disposición del público, eso significa que cualquiera puede leerlo. Con ese fin, usted querrá asegurarse de que el contenido del documento no sólo valga la pena compartirlo, sino que no entregue información confidencial de la empresa o personal. … si está compartiendo un documento comercial, asegúrese de que el contenido de ese documento represente mejor a su empresa.
Voy a demostrar cómo se hace esto a través de la versión de navegador de Google Drive. Los pasos para hacer esto en la aplicación móvil son muy similares. Para compartir un documento con el público, abra Google Drive y vaya a la carpeta que contiene el documento. Seleccione el documento que desea compartir y, a continuación, haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha de la ventana (.
En la ventana emergente de uso compartido, haga clic en Avanzado. Desde la ventana emergente resultante ), haga clic en el enlace Cambiar asociado con Quién tiene acceso.
En la siguiente ventana, haga clic en Activar – Público en la Web. Esto revelará la opción Acceso ), que le permite establecer lo que el público puede hacer con el documento.
Puede habilitar tres opciones posibles para el uso compartido público:
- Puede ver (por defecto) – el público sólo tiene acceso de lectura.
- Puede editar – el público tiene acceso de lectura y escritura.
- Puede comentar – el público puede leer y añadir comentarios.
Lo más probable es que quieras seguir con la opción predeterminada. Si desea obtener comentarios del público, le recomiendo que utilice la opción de comentarios Can. Sin embargo, usted debe entender que esto significa que el público puede añadir lo que quiera, por lo que usted se abre al escrutinio, o los usuarios que añaden un lenguaje que no es seguro para el trabajo. Sin embargo, si desea obtener información sobre un documento, es una buena forma de hacerlo.
Una vez que el documento ha sido compartido, se le presentará un enlace para utilizarlo en la distribución del documento. Comparte ese enlace en las redes sociales, correo electrónico, el sitio web de tu empresa……o lo que sea necesario.
Cuide su seguridad
En caso de que necesite otro recordatorio, por favor recuerde no hacer pública la información confidencial. Lo último que tienes que hacer es hacer público un documento de Google Drive, que contiene datos de la empresa de propiedad exclusiva. Sin embargo, para la información de relaciones públicas, la documentación y otros datos no protegidos por derechos de propiedad intelectual, compartir con el público a través de Google Drive es un medio práctico de difusión.
Boletín de noticias de Cloud Insights
Su base de conocimiento para lo último sobre AWS, Microsoft Azure, Google Cloud Platform, Docker, SaaS, IaaaS, seguridad en la nube, contenedores, la nube pública, la nube híbrida, la nube de la industria y mucho más. Lunes de entrega