El conflicto entre los copatrocinadores del proyecto es más común de lo que se podría pensar. Esto es lo que debe hacer si usted es un gerente de proyecto atrapado en esta posición poco envidiable.
Cuando los patrocinadores del proyecto tienen objetivos contradictorios, pueden impedir el progreso, obstruir la toma de decisiones y poner en peligro el proyecto en su conjunto. Por injusto que esto pueda parecer, corresponde al gerente de proyecto (PM) utilizar sus habilidades de liderazgo, facilitación, comunicación y resolución de conflictos para ayudar a los patrocinadores a llegar a un acuerdo satisfactorio.
Aquí están algunos de los conflictos que usted puede encontrar cuando los padrinos tienen diferentes metas, y consejos sobre cómo enfrentar cuidadosamente estas situaciones espinosas.
Centrarse en los objetivos del departamento en lugar de en la estrategia corporativa
Aunque muchos patrocinadores pueden comprender instintivamente la necesidad de que los proyectos tengan un valor estratégico, esto puede olvidarse cuando se centran en los objetivos departamentales. Cuando las necesidades de un solo patrocinador se satisfacen en un entorno de múltiples patrocinadores, se pone en riesgo el éxito del proyecto y toda la compañía sufre de maneras que pueden no ser mensurables hasta bien entrado el futuro.
Lo que debe hacer un Primer Ministro
Puede ser necesario reunirse regularmente con todos los patrocinadores del proyecto para asegurar que la alineación estratégica tenga prioridad sobre las metas departamentales. Usted puede ganarse su confianza guiando a los patrocinadores para que entiendan y trabajen a través de sus expectativas y ajusten sus perspectivas, y ayudarlos a ver por qué es necesario llegar a un compromiso.
Este puede ser un territorio muy delicado para navegar; usted debe usar tacto, influencia, buen juicio y habilidades de liderazgo, al mismo tiempo que sigue siendo justo y franco. Es posible que los patrocinadores del proyecto no siempre estén satisfechos, pero es probable que al menos respeten su intención de resolver el conflicto y encontrar las mejores soluciones a largo plazo.
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Ideas contradictorias sobre la priorización de objetivos
A veces, varios patrocinadores pueden estar en sintonía con los objetivos generales del proyecto en toda la empresa, pero tienen opiniones diferentes sobre cómo priorizar metas específicas. Incluso si los patrocinadores del proyecto tienen un claro entendimiento de los objetivos, los plazos, el compromiso financiero y los aspectos del cliente y la calidad, es posible que no vean lo que se necesita ejecutar para alcanzar plena y exitosamente el resultado deseado. Lo que puede parecer una prioridad para un patrocinador puede ser completamente diferente a otros patrocinadores.
Lo que debe hacer un Primer Ministro
Los patrocinadores dependerán de usted para guiar el proyecto desde el inicio hasta el cierre mientras se mantienen dentro del alcance (o lo más cerca posible), así que no espere que los patrocinadores del proyecto conozcan todos los detalles sobre el establecimiento de prioridades. Es su responsabilidad educar a los patrocinadores sobre por qué ciertas tareas tienen mayor prioridad que otras; esto es particularmente crítico cuando se trata de prioridades de tareas en lugar de prioridades de departamento individuales. Puede que no sea fácil de explicar, pero es necesario. Al explicar cosas como las dependencias de las tareas, deja claro a los patrocinadores del proyecto por qué una tarea se clasificó como de mayor prioridad que otra.
Luchando por los recursos
Habrá ocasiones en que los copatrocinadores de proyectos choquen debido a las limitaciones de recursos. Esto parece más inocente a primera vista en comparación con la falta de enfoque estratégico y los conflictos de priorización, pero tiene el potencial de convertirse en una situación polémica muy rápidamente.
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Los patrocinadores y las partes interesadas pueden quedar atrapados fácilmente en una batalla por recursos de cualquier naturaleza, lo que hace que sea extremadamente estresante para usted ejecutar sin problemas un plan de proyecto. Una vez que los plazos se reducen, la necesidad de recursos también se hace más apremiante. Usted puede quedar atrapado en el medio en poco tiempo.
Lo que debe hacer un Primer Ministro
Comuníquese con los patrocinadores sobre las dependencias de las tareas, las prioridades del proyecto y los cambios de alcance tan pronto como sea posible en el proceso, de modo que pueda tratar de evitar la lucha por los recursos. Además, asegúrese de estar al tanto de la supervisión, programación y asignación de recursos.
Debe mantener a los patrocinadores al tanto de la asignación de recursos durante cada etapa, lo que permite a los patrocinadores colaborar con mayor frecuencia y debe conducir a una mejor toma de decisiones.
Lidiar con conflictos o agendas personales
No importa lo bien que se planifique o ejecute un proyecto, afrontémoslo: habrá momentos en los que los patrocinadores tendrán conflictos personales debido a prejuicios o agendas individuales. Este es posiblemente el escenario más difícil de tratar para cualquier Primer Ministro porque los problemas no tienen nada que ver con el proyecto, lo que hace que el razonamiento basado en hechos se quede corto. Para empeorar las cosas, si los ánimos se acaloran, los padrinos pueden estar menos motivados y menos interesados en escuchar o comprometerse.
Lo que debe hacer un Primer Ministro
Una formación en psicología organizacional puede ser útil, pero en ausencia de eso, usted debe trabajar con tacto pero con firmeza con los patrocinadores para volver a centrar su atención en las metas de la compañía y los objetivos del proyecto. Usted necesita permanecer neutral sobre el conflicto personal y enfocarse en el proyecto.
Esta situación podría incluso requerir la asistencia de otro ejecutivo que podría ayudar a salir del estancamiento y reducir los prejuicios que impiden el progreso.
El resultado final
Enfrentará situaciones difíciles de gestión de proyectos, en diferentes grados y a diferentes niveles. Por eso es esencial que te reconozcas a ti mismo como líder, mentor, facilitador de proyectos y experto en resolución de conflictos.
El objetivo aquí es reducir el conflicto y reorientar los esfuerzos en la dirección correcta, independientemente de dónde surja el conflicto. La única manera de lograr esto es a través de conversaciones sinceras, respetuosas y enfocadas en el proyecto con los patrocinadores.
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