Cómo restablecer una tarea periódica en Outlook

Las tareas recurrentes de Outlook son lo suficientemente flexibles como para permitir cambios en la programación y tareas perdidas. He aquí cómo aprovechar sus funciones de programación de tareas.

Outlook trata las citas y tareas recurrentes de forma diferente. Las citas recurrentes vienen en conjuntos que comienzan con la primera cita y terminan con la última; cada cita es visible en su calendario. Por el contrario, sólo una tarea recurrente es visible en un momento dado. Outlook muestra la siguiente tarea periódica después de marcar la tarea actual como completada. Si omite una tarea periódica, puede marcarla como completada u omitida y continuar con la siguiente tarea periódica. Sin embargo, no siempre será así. En este artículo, le mostraré cómo evitar los problemas que pueden surgir cuando necesite restablecer una tarea recurrente.

Para crear una tarea recurrente, puede empezar desde cero o puede arrastrar una cita recurrente al icono Tareas. De cualquier manera, tendrá que establecer las propiedades de recurrencia. Para aprender a hacerlo, puede que quieras leer las preguntas y respuestas de Office: Cómo funcionan realmente las tareas recurrentes de Outlook antes de continuar. En este artículo, vamos a ir más allá de lo básico discutido en ese artículo anterior. Específicamente, trataremos los problemas que pueden surgir cuando usted pospone la tarea actual.

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Estoy usando Outlook 2019 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede aplicar lo que aprenda en este artículo a versiones anteriores de Ribbon. Las tareas repetitivas están disponibles en Outlook Web App. No hay ningún archivo de demostración para esta técnica.

Crear una tarea periódica

Supongamos que te pones una inyección para la alergia todos los lunes. Entonces, te pierdes uno. Puedes saltarte esa toma (tarea) por completo. O bien, puede obtener la inyección el jueves y adaptar la tarea recurrente en consecuencia. Debe hacerlo porque la nueva tarea depende de la finalización de la tarea actual. Para trabajar en este ejemplo, primero configuremos una tarea recurrente para cada lunes. Entonces, lo cambiaremos a la tarea del jueves. Para crear la tarea periódica para el lunes, haga lo siguiente:

1. Cree una nueva tarea llamada Allergy Shot y ábrala.
2. Si es necesario, fije la fecha de inicio. (El ejemplo muestra el lunes 10 de julio de 2019.)
3. En la nueva ventana Tarea, haga clic en Recurrencia en el grupo Recurrente de la Cinta de tareas.
4. En el cuadro de diálogo resultante, establezca el patrón de recurrencia para una tarea que se repite todos los lunes (.
5. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar y cerrar en el grupo Acciones de la ficha Tarea. La figura B muestra la primera toma de la serie en la lista de tareas pendientes. Outlook muestra sólo la tarea actual. Outlook no mostrará la siguiente tarea de captura hasta que marque la tarea actual como completa.

Establezca las propiedades recurrentes para una inyección semanal contra la alergia.

Outlook muestra sólo la tarea recurrente actual.

Omitir una tarea periódica

Ahora, supongamos que fallas el tiro del lunes actual. Cuando esto sucede, usted puede marcar el tiro fallido como completado como lo haría normalmente. O puede marcar esa tarea como omitida:

1. Abra la tarea Inyección para alergias.
2. En la ventana Tarea resultante, haga clic en Omitir Ocurrencia. Como puede ver en la , Outlook actualiza la fecha de inicio al siguiente lunes.
3. Haga clic en Guardar y cerrar y Outlook eliminará la tarea perdida y mostrará la siguiente en la lista de tareas pendientes.

Outlook restablece la fecha de inicio cuando se salta una incidencia.

Tenga en cuenta que una tarea omitida no es lo mismo que una tarea completada, aunque Outlook muestre la siguiente tarea de cualquier forma. Al ver los detalles de las tareas, Outlook no mostrará una tarea omitida, pero mostrará las tareas completadas. Saltar no significa completar, sino en una fecha diferente; ¡saltarse significa que no lo hiciste!

Si completó la tarea, pero lo hizo en una fecha posterior a la programada, y no desea cambiar el patrón de recurrencia, simplemente márquelo como completo en la lista de tareas pendientes. Outlook lo eliminará y lo mostrará al día siguiente en el patrón.

Cambiar el patrón de recurrencia

Si no puede continuar donde lo dejó, es posible que tenga que ajustar su tarea recurrente estableciendo un nuevo patrón de recurrencia. Para demostrarlo, cambiemos el día de finalización de lunes a jueves de la siguiente manera:

1. Abra la tarea Inyección para alergias.
2. Haga clic en Recurrencia.
3. Desmarque el lunes en la sección Recurrir cada 1 semana. No te saltes este paso. Si no desmarca el día actual, terminará con un patrón que se repite dos veces por semana el lunes y otra vez el jueves.
4. Compruebe el jueves ) y haga clic en Aceptar. Outlook establecerá la siguiente tarea para el jueves 13 de julio.
5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Cambie el intervalo de finalización de lunes a jueves.

Si no completa varias tareas seguidas, puede abrir la tarea y hacer clic en Omitir Ocurrencia tantas veces como sea necesario. Pero podría ser más eficiente simplemente borrar la serie original y generar una nueva basada en sus necesidades actualizadas. La alternativa a ambas es hacer clic en cada nueva tarea recurrente como completada hasta que esté al día, lo que puede ser tedioso.

Cuando se trabaja con intervalos recurrentes, las tareas de Outlook pueden aparecer de forma inesperada. Si no puede solucionar el problema, simplemente abra la tarea, haga clic en Eliminar y vuelva a empezar. Si Outlook muestra la confirmación Eliminar todo o Eliminar todo, haga clic en Eliminar todo. Además, recuerde deseleccionar las opciones cuando restablezca los intervalos o Outlook añadirá los nuevos ajustes al patrón existente en lugar de crear un nuevo patrón.

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