Puedes abrumar fácilmente a la gente con muchos de los consejos de Gmail. Pero si realmente quieres cambiar la forma en que una persona utiliza el correo electrónico, estudia sus hábitos y recomienda una sola técnica para probarla.
La gente procesa el correo electrónico de diferentes maneras. Busca los términos «gestionar mejor el correo electrónico» y verás millones de artículos con títulos que empiezan por «4 Consejos…», «Siete Formas…», «Top 10…», «6 Trucos…», y así sucesivamente. Hay un montón de sugerencias por ahí.
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Pero en lugar de varios cambios, sugiero sólo uno. Estudie cómo una persona utiliza el correo electrónico, y luego recomiende una cosa para cambiar. No 10. No siete. No cuatro. Sólo uno. Después de todo, el uso del correo electrónico es un hábito que se acumula con el tiempo, y es poco probable que la gente cambie cuatro cosas a la vez. Es mucho más fácil si sólo tienes una cosa que cambiar.
Estos son algunos de los diferentes tipos de usuarios de correo electrónico que he encontrado, junto con la única sugerencia que le sugiero que pruebe para cada tipo. Dado que la mayoría de las veces trabajo con usuarios de Google, todos ellos se centran en Gmail, pero puedes adaptar el enfoque al sistema de correo electrónico que utilizas.
Los diferentes tipos de usuarios de correo electrónico
El Never Deleter tiene más correo electrónico que nadie. Con miles de correos electrónicos en su bandeja de entrada, se quedan con todo. Es como alguien que decidió guardar todo su correo basura, justo al lado de su correo regular. La mejor manera de ayudar a un Never Deleter es reducir la tasa de entrada de correo electrónico: Muéstreles cómo darse de baja de las listas de correo electrónico.
Un Oneboxer deja todo en la bandeja de entrada. A diferencia de los Never Deleters, un Oneboxer elimina algunos mensajes, pero no archiva ni ordena el correo electrónico. Todo queda en la bandeja de entrada. Para distinguir entre un Never Deleter y un Oneboxer, abra la Papelera. Si ves correo electrónico real de personas reales en la Papelera, la persona es un Oneboxer. Ayuda a un Oneboxer a habilitar el tipo de bandeja de entrada predeterminada (Configuración > Bandeja de entrada > Tipo de bandeja de entrada: Predeterminado > Marcar todas las categorías) y categorías (Primaria, Social, Promociones, Actualizaciones y Foros. Gmail separará el correo electrónico entrante en una de estas categorías. En caso de que un correo electrónico esté mal clasificado, muestre a la persona cómo arrastrar y soltar un correo electrónico de una categoría a otra.
Para el Label Lover, cada correo electrónico merece una clasificación clara. Los identificará por la larga lista de etiquetas que se encuentra a la izquierda de la pantalla. Una forma de ayudar a un amante de las etiquetas es asegurarse de que sabe cómo crear y aplicar filtros automáticamente, para reducir el tiempo que de otro modo podría utilizar para aplicar las etiquetas manualmente.
El más difícil de identificar es la lista de correo electrónico Email-is-my-task. A veces, parecen amantes de las etiquetas, pero sus etiquetas incluyen Waiting For, Next Actions, Project, u otros términos del tipo David Allen Getting Things Done. A veces, puedes identificarlos mediante el uso de estrellas en Gmail para indicar tareas, proyectos o elementos que requieren acción. Las listas de tareas de correo electrónico deberían dejar de utilizar la interfaz de la aplicación de Gmail y, en su lugar, probar la aplicación Bandeja de entrada de Gmail (http://inbox.google.com. La Bandeja de entrada de Gmail incluye la capacidad de configurar recordatorios (¡tareas!), repetición de mensajes de correo electrónico para que vuelvan a aparecer en una fecha u hora futuras, y fijación de elementos prioritarios.
Chatters de correo electrónico en vivo en el correo electrónico. Siempre está abierto. Envíe un correo electrónico y recibirá una respuesta y otra respuesta. Y una actualización aleatoria de otro proyecto. Y una pregunta sobre el próximo viaje. Y un correo electrónico de «Gracias» a su correo electrónico agradeciéndoles por la actualización del proyecto. La mejor manera de ayudar a un Email Chatter es ajustar la configuración de la notificación de correo electrónico. En el escritorio, desactive las notificaciones (Configuración > General > Notificaciones de escritorio > Notificaciones de correo Desactivado. En el móvil, cambie la frecuencia de búsqueda de inmediato a cada 15 minutos, 30 minutos o más.
El Nunca Checker es la antítesis del Email Chatter. Envíales un correo electrónico y nunca lo sabrán, ya que nunca revisan el correo electrónico. No puedes asumir que se conectarán, así que tienes que averiguar qué herramienta de comunicación utilizan: ¿SMS? ¿Twitter? ¿Facebook? Armado con ese conocimiento, usted puede configurar un applet IFTTT para enviarles una notificación sobre un servicio que utilizan cuando reciben un correo electrónico que requiere atención. (Por ejemplo, es posible que actives un SMS cuando llegue un nuevo Gmail desde una dirección específica.
Si ninguna de las categorías anteriores encaja, la persona puede ser una hamburguesa periódica, que de vez en cuando hace un esfuerzo valiente para mantener el correo electrónico bajo control. Ayudar a la búsqueda periódica de hamburguesas de manera eficaz, a fin de encontrar y eliminar el correo electrónico que ya no se necesita. Esto significa utilizar los términos de búsqueda de Gmail, como «antes de:2006-12-31», para encontrar todos los mensajes de correo electrónico antiguos, seleccionar todos los elementos encontrados y archivarlos o eliminarlos.
Usted puede notar que la gente lucha con una mezcla de dos o más tipos de correo electrónico arriba. Pero eso no significa que deba darles múltiples consejos. En su lugar, identifique el problema más importante y sugiera una única solución. Un mes o dos más tarde, vuelva a registrarse. Si usted ve un tipo diferente de correo electrónico, entonces su consejo fue un éxito. Puede ser el momento de pasar un nuevo consejo.
Por último, ¿qué hacer si te encuentras con unmaestro de «Bandeja de entrada cero», una persona que de alguna manera borra todos los correos electrónicos de su bandeja de entrada todos los días? Mi única sugerencia es reconocer su asombroso logro, inclinarse y alejarse lentamente con la cabeza reverentemente baja.
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