Una estructura de hoja de cálculo de Excel puede parecer buena, pero si está llena de agujeros, es posible que desee considerar la posibilidad de reestructurarla.
Excel es una hoja de cálculo que los usuarios suelen forzar en modo hoja de datos porque no saben cómo usar Access. Si va a utilizar Excel como base de datos, necesita almacenar sus datos en términos de base de datos. La clave principal de que una hoja de Excel no está estructurada para ser flexible es tener muchas celdas en blanco. En este artículo, arreglaremos un conjunto de datos que está lleno de agujeros y, en consecuencia, de problemas.
Estoy usando Office 2019 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede aplicar este artículo a versiones anteriores. Puede trabajar con sus propios datos o descargar el archivo de demostración.xlsx o.xls.
El problema
La hoja de la es un buen ejemplo de datos que sólo parecen sólidos. Los maestros están usando esta hoja para dar seguimiento a los premios académicos presentados a los estudiantes. Desafortunadamente, la estructura limita cada premio a cinco destinatarios. Si los profesores deciden presentar un sexto premio, necesitarán una nueva columna. Por otro lado, no todos los premios tienen un ganador, y hay muchos espacios en blanco. (Estoy trabajando con el objeto Tabla, pero puede trabajar con un rango en su lugar.
Al considerar la estructura, hay dos pistas que apuntan a problemas:
- Muchas celdas en blanco
- Agregar una columna para acomodar los datos existentes
En el caso de nuestro conjunto de datos de ejemplo, cada adjudicación debe ser un registro propio, ya sea que utilice Excel o Access.
Esta hoja limita el número de premios a sólo cinco.
Veamos qué tan bien funciona la estructura, tal como está, con la característica PivotTable:
- Haga clic en cualquier parte del conjunto de datos. Haga clic en Insertar (en la ficha Inicio) y en PivotTable en el grupo Tablas. El cuadro de diálogo resultante muestra los ajustes predeterminados . Si utiliza una versión de menú anterior, encontrará PivotTable en el menú Datos.
- No es necesario que cambie la configuración predeterminada, así que haga clic en Aceptar.
- En el cuadro resultante, arrastre el campo Adjudicar al control Filas . Hasta ahora, todo bien.
- Ahora, arrastre el Destinatario 1 al control Columnas, eso no puede ser correcto. Agregar todos los campos de destinatario no ayuda. .
- Mover los campos de destinatario al área de valores no funciona mucho mejor .
Excel hace un buen trabajo anticipando los ajustes.
Arrastrar el campo Adjudicación al control Filas es correcto.
Algo claramente ha salido mal.
No importa dónde pongas los campos, los resultados no son significativos.
Una estructura flexible
El problema es tener múltiples campos de destinatario. La figura F muestra la estructura reelaborada, que tiene una fila (o registro) para cada adjudicación. Esta estructura puede no parecer una hoja de cálculo, pero no necesita una hoja de cálculo para esta tarea.
La estructura modificada tiene el siguiente aspecto.
Ahora, usando las instrucciones anteriores, base otra tabla pivotante en los datos recién estructurados. Existen varios diseños posibles; la muestra las adjudicaciones en el área Columnas y los destinatarios en el área Filas. Puede mover campos y casi todas las disposiciones tendrán sentido, mientras que antes nada funcionaba. También puede ver cuántos premios por tema se otorgan y cuántos premios
se otorgan a cada estudiante.
Éste es sólo un layout para los datos recién estructurados.
¡Espera!
El conjunto de datos aún contiene una fila en blanco – los maestros no le entregarán a ningún estudiante un premio de historia. La configuración predeterminada no omitirá este registro en la tabla dinámica. En su lugar, la tabla pivotante muestra un elemento en blanco. La tabla pivotante no sólo lo muestra, sino que también lo cuenta. Esto puede o no
ser lo que usted quiere.
Afortunadamente, puede filtrar rápidamente el registro en blanco. En el menú desplegable Etiquetas de fila, seleccione (en blanco) en la parte inferior de la lista, como se muestra en la .
Como puede ver en la , esa fila vacía se ha ido, y el total general se actualiza de 14 a 13, en consecuencia.
Desmarque la opción (en blanco) de la lista desplegable de filtros.
Elimine la línea en blanco para la adjudicación de historial.
Cuando encuentra que las funciones no funcionan como se esperaba o que sus necesidades de generación de informes no se pueden satisfacer, su solución a menudo consiste en replantearse la estructura de los datos. Las celdas en blanco no son erróneas, pero a menudo causan problemas.
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