Cómo crear citas de Outlook a partir de datos de Excel

Aprenda a importar rápidamente los datos de Excel a las citas de Outlook después de convertirlos en un archivo delimitado por comas.

No es raro recibir una hoja de Excel con una lista de citas o tareas. Pero si utiliza Outlook para mantenerse al día con sus obligaciones, una lista en Excel no es útil. Puede introducir cada registro como una nueva cita, o puede importar los datos de Excel directamente a las citas de Outlook. ¡Yo elegiría la segunda opción! En este artículo, le mostraré cómo crear citas de Outlook a partir de unos pocos registros de Excel. Al guardar los datos de origen en el formato delimitado por comas y luego asignar esos datos a Outlook, puede importar casi cualquier cosa en el elemento apropiado de Outlook, con poco esfuerzo.

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Estoy usando Outlook 2019 en un sistema Windows 10 de 64 bits. Con una versión más antigua, no tendrá que guardar los datos en un archivo con formato.csv antes de importarlos, ya que el asistente de Outlook admite Excel y Access. Puede trabajar con sus propios datos de Excel o descargar el archivo de demostración simple.xlsx o.xls.

Preparar los datos de origen

En las versiones anteriores de Outlook, puede importar directamente desde un libro de trabajo de Excel, pero ese ya no es el caso en las versiones más recientes. Antes de poder importar datos de Excel a Outlook 2019, debe guardar esos datos en formato separado por comas (delimitado), .csv.

Para ilustrar este proceso, utilizaremos el sencillo conjunto de datos que se muestra en la . Tenga en cuenta que los datos son apropiados para una cita (o tarea) de Outlook. Específicamente, hay un texto significativo que identifica la cita y una fecha y hora de la misma. Es importante que empiece con los datos adecuados.

Importaremos este sencillo conjunto de datos.

Ahora, guardemos esta hoja en formato.csv de la siguiente manera:

1. Haga clic en la ficha Archivo y seleccione Guardar como en el panel izquierdo.
2. Cambie el nombre del archivo si es necesario. Excel no escribirá sobre su archivo de libro de trabajo de Excel; creará un nuevo archivo.csv.
3. En el menú desplegable Tipo de archivo, seleccione la opción CSV (delimitado por comas) (*.csv) .
4. Haga clic en Guardar. Puede ignorar el posible error de pérdida de datos si se muestra. Asegúrese de anotar la ubicación del archivo si existe la posibilidad de que no recuerde dónde está.
5. Cierre el archivo.csv que acaba de crear.

Seleccione la opción .csv.

El archivo de demostración contiene una hoja porque eso es todo lo que soporta la característica.csv. Excel no le permitirá guardar un libro de trabajo de varias hojas en formato.csv. La hoja utiliza un objeto Table para organizar los datos, pero también puede utilizar un rango de datos normal. Con los datos en formato.csv, está listo para importarlos a Outlook.

Importar a Outlook

Abra Outlook y prepárese para importar los registros mostrados en la en su calendario de Outlook. Para iniciar el asistente, haga clic en la ficha Archivo, seleccione Abrir y exportar en el panel izquierdo y, a continuación, haga clic en Importar/Exportar en la sección Abrir. Ahora, ejecute el asistente como se indica a continuación:

1. En el primer panel del asistente, seleccione Importar desde otro programa o archivo (si es necesario) y haga clic en Siguiente.
2. Seleccione Valores separados por comas y haga clic en Siguiente.
3. Haga clic en el botón Examinar y recorra la estructura de carpetas para seleccionar el archivo.csv que creó anteriormente. Haga clic en Aceptar después de seleccionar ese archivo. Este panel también le permite determinar cómo trata Outlook los datos duplicados. No habrá ninguna en nuestro ejemplo, pero cuando aplique esto a su propio trabajo, querrá elegir apropiadamente. Por ahora, acepte la opción predeterminada, Permitir que se creen duplicados y haga clic en Siguiente.
4. Seleccione Calendario ) y haga clic en Siguiente. Si tiene más de un calendario, asegúrese de seleccionar el correcto.
5. Haga clic en Campos personalizados del mapa. Si es necesario, marque Importar «su nombre de archivo» para activar la opción Map Custom Fields (Campos personalizados del mapa

)

1. .

1. En este punto, debe identificar los valores de Excel que desea importar y especificar dónde colocarlos. El panel izquierdo enumera los campos de Excel.

El panel derecho enumera los elementos del Calendario y muestra la asignación predeterminada . El campo Tarea no está asignado porque no hay ningún campo Calendario con ese nombre. Sin embargo, los campos de fecha y hora tienen nombres de campo coincidentes, por lo que Outlook puede asignarlos correctamente. Puede cambiarlos si lo necesita, pero en este caso, Outlook los mapeó correctamente. Para asignar el campo Tarea, simplemente arrástrelo desde el panel izquierdo al panel derecho.

Identifique el calendario.

Asigne los campos de Excel a los campos del Calendario.

La muestra una de las citas recién creadas. Como puede ver, contiene los datos de Excel para un registro asignado apropiadamente a los campos Calendario.

Outlook importa los datos de Excel.

Panorama general

Este artículo tiene un objetivo específico: importar datos de Excel a una cita de Outlook. Usando datos.csv y el asistente de Outlook, puede importar muchos datos diferentes en diferentes elementos de Outlook. El proceso es el mismo; la clave es importar los datos apropiados y

seleccionar el elemento correcto de Outlook .

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