En la mayoría de los proyectos, las solicitudes de cambio son comunes. Aquí está todo lo que necesita saber sobre los registros de solicitudes de cambio y por qué son vitales para el éxito del proyecto.
Un registro de solicitud de cambios se utiliza para documentar todos los cambios que son solicitados por cualquier parte interesada, en cualquier etapa del proyecto.
Más para CXOs
Es importante tener un registro de todos los cambios porque ayuda a asegurar que todos los cambios solicitados al alcance original del proyecto sean analizados, aprobados o rechazados, documentados a fondo y rastreados. Esto proporciona a todas las partes interesadas -incluido el equipo del proyecto- una forma de identificar claramente qué puede haber cambiado en el ámbito de un proyecto, cuándo ocurrió y por qué. El registro de solicitudes de cambio puede ser esencial para garantizar que se confirmen los requisitos contractuales y que se presenten pruebas (si es necesario) de los cambios en el alcance original.
Componentes del registro de solicitudes de cambio
Aunque cada proyecto y cada solicitud de cambio de proyecto puede ser diferente, el tipo de información que aparece a continuación debe aparecer regularmente en la mayoría de los registros de solicitudes de cambio.
1. Un número de identificación de la solicitud de modificación
Esta es una clave única para cada solicitud que facilita la búsqueda y localización de solicitudes de cambio cuando hay varias que pueden ser similares. También asegura que todos los miembros del equipo y las partes interesadas puedan estar seguros de a qué solicitud de cambio pertenece cualquier discusión.
2. El tipo de solicitud de cambio
Esto ayuda a categorizar la solicitud de cambio de manera que sea relevante para el proyecto, como función, rol u otros criterios.
3. El cambio que se solicita
Esto debería incluir una descripción detallada del cambio exacto que se propone.
4. Qué ha desencadenado la solicitud
Como se explicará más adelante, siempre hay algo que desencadena una solicitud de cambio. Tener una visión de los desencadenantes puede ayudar al autorizador a determinar la necesidad y la importancia de la modificación.
5. El impacto en el proyecto
Antes de solicitar un cambio, es importante hacer un análisis sobre cuál será el impacto previsto y cómo cambiará el proyecto y los resultados. El solicitante del cambio debe proporcionar algo de esto, pero es posible que otros miembros del equipo y las partes interesadas también tengan que hacer aportes.
6. Otra información clave
Esto incluye lo siguiente:
- La fecha en que se recibió la solicitud
- Quién solicitó el cambio
- El status de la solicitud
- Quién aprobó (o rechazó) la solicitud
- Motivos de la aprobación o rechazo
- Acciones necesarias
Juntos, esta información clave ayuda a las partes interesadas, los equipos del proyecto y los patrocinadores a llevar un registro de lo que ha cambiado dentro de un proyecto, cuándo ha cambiado y, lo que es más importante, por qué era necesario el cambio.
VER: Descripción del puesto: Gestor de proyectos informáticos (Tech Pro Research)
Factores que desencadenan solicitudes de cambio
Siempre hay algo que provoca una solicitud de cambio en un proyecto. Aquí hay algunas comunes:
1. Supuestos incorrectos
Un ejemplo de una suposición incorrecta podría ser algo como asumir que todos los jefes de equipo del departamento estarán disponibles para dedicar 20 horas por semana a un proyecto, pero sólo están disponibles 10 horas por semana. Esto tendrá un impacto en el cronograma del proyecto y puede desencadenar la necesidad de una solicitud de cambio de alcance.
2. Necesidades del cliente
Las necesidades cambiantes de los clientes son un desencadenante común de las solicitudes de cambio de alcance. El cliente puede tener un cambio de opinión en la dirección deseada debido a factores internos o externos.
3. Limitaciones de recursos
Factores como la escasez de talento pueden obstaculizar significativamente la capacidad de cumplir las promesas de los proyectos, y esto puede desencadenar la necesidad de reevaluar y reducir los objetivos de los proyectos.
4. Limitaciones presupuestarias
Estos son a menudo un factor, ya que los clientes pueden tener una lista elevada de objetivos y entregables en constante cambio, sin embargo, su capacidad para cubrir suficientemente sus objetivos puede reducirse a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
5. Un cambio en la estrategia operativa
Esto puede causar un cambio en las prioridades de la cartera, el programa y el proyecto, provocando la necesidad de reducir o cancelar algunas metas o requisitos por completo.
6. Avances o lagunas tecnológicas
Las nuevas tecnologías o la falta de ellas pueden tener un impacto positivo o negativo en la forma en que se ejecutan los proyectos, por ejemplo, con la necesidad de incorporar una nueva herramienta de software. Incluso la más mínima modificación de un proceso puede desencadenar la necesidad de una solicitud de modificación.
7. Requisitos reglamentarios o legales
A menudo son sorpresas imprevistas que obligan a las organizaciones a alterar los proyectos en curso, lo que provoca la necesidad de solicitudes de cambio que pueden afectar a varias áreas de la empresa. Piensen en el reciente impacto del Reglamento General de Protección de Datos de la UE!
8. Errores o defectos
Esto también puede ser un suceso no deseado que puede desencadenar cambios en la forma en que el equipo del proyecto cumplirá con la calidad de sus entregables.
Dependiendo de su industria, la complejidad del proyecto, el tamaño del proyecto, la ubicación geográfica y la estructura organizacional, entre otras cosas, puede haber otros factores que influyen en la necesidad de una solicitud de cambio.
Boletín informativo para ejecutivos
Descubra los secretos del éxito del liderazgo en TI con estos consejos sobre gestión de proyectos, presupuestos y cómo enfrentarse a los retos del día a día. Entregado los martes y jueves
Inscríbase hoy