Cómo añadir un índice a un documento de Word utilizando etiquetas de índice

Susan Harkins explica cómo añadir un índice a un documento de Word utilizando etiquetas de índice.

El índice de contenidos de un documento es predecible y generalmente fiable. Un índice, por otro lado, puede ser útil o decepcionante, porque el proceso de creación no es tan establecido. Hay pocas reglas para determinar lo que un autor debe o no debe incluir en un índice. Demasiadas o muy pocas entradas confundirán y frustrarán a su lector. En este artículo, discutiremos el proceso para generar un índice útil en Word y algunas de las opciones que tendrá que tomar cuando decida lo que entra y lo que no entra.

Al trabajar con el ejemplo de indexación, puede utilizar cualquier documento, o puede descargar el archivo de ejemplo.docx o.doc. Las cifras y las instrucciones están en Word 2010, pero no debería tener problemas para aplicar las instrucciones a Word 2003 hasta 2013.

Un poco de historia

Un buen índice es más que una lista; un buen índice es intuitivo y consistente, y eso requiere una habilidad especializada. Aunque la función de indexación de Word es potente y fácil de implementar, la clave para un buen índice es más planear que ejecutar.

Word le ayudará a crear una concordancia o un índice de margen. Una concordancia es un índice alfabético de las palabras principales de un libro o documento; un índice es una lista o entradas relativas en orden alfabético. ¿Cuál es la diferencia? Una concordancia es un conjunto de palabras, mientras que un índice enumera los elementos (relacionados) que tienen significado en el contexto de la obra escrita. Un índice muestra el resultado de algún análisis o conocimiento de la obra. Sólo crearás una concordancia cuando tengas una razón específica para hacerlo, y no cubriremos el proceso de creación de una concordancia en este artículo.

Un índice de recargo requiere más planificación pero produce una referencia más intuitiva y fiable en el contexto. Este tipo de índice requiere una experiencia en el tema porque usted etiqueta las entradas en el documento real. Cuando usted genera el índice, Word usa esas etiquetas para determinar qué es lo que hace el índice. Se necesita más esfuerzo o su parte, pero los resultados son más útiles para los lectores.

A menudo verá referencias cruzadas, que vienen en dos sabores: Ver y Ver también. A Vea los puntos de referencia a la ubicación correcta para una referencia que no está definida en esa ubicación. En lugar de no encontrar nada, el índice remite al lector a otra entrada. Este tipo de referencia puede ser molesto, así que úselas sabiamente. Si no hay nada de valor contextual en esa ubicación, ¿por qué incluir la entrada en absoluto? Véase también las referencias a las entradas relacionadas que el lector puede encontrar útiles además de la entrada actual. La longitud, el tema y la complejidad del documento impulsarán su decisión de utilizar referencias cruzadas.

Piense en el futuro

Antes de empezar a marcar el documento, necesita un plan. Si su organización tiene convenciones de índice, ya tiene un plan. Si no es así, he aquí algunas cosas a considerar:

• ¿Cruzará referencias? Si es así, ¿incluirá referencias de See?
• ¿Cómo manejará artículos (gramaticales) como The y A?
• ¿Cómo clasificará los números – alfabéticamente o numéricamente?
• ¿Cómo mostrará las referencias que abarcan más de una página?
• ¿Indicará el índice y otros títulos?

No hay bien o mal, a menos que su contenido dicte lo contrario. Sus lectores se ajustarán a sus elecciones lo suficientemente rápido si usted es consistente. Si usted etiqueta mientras escribe o después de que el documento está hecho también depende de usted, aunque darle al índice toda su atención después de que se haya escrito podría producir un índice más completo. Y lo que es más importante, las etiquetas visuales están distrayendo el proceso creativo. Mi consejo es que etiquete después de que haya terminado de escribir, editar y formatear el documento.

Las etiquetas de índice son sensibles a mayúsculas y minúsculas y al espacio. En otras palabras, los términos «Cardenal» y «cardinal» no son los mismos; ambos aparecerán en su índice. Del mismo modo, «Cardenal» y «Cardenal» no se clasifican juntos. El carácter de espacio al principio de este último forzará esa entrada a la parte superior del índice. Por lo tanto, cuando empiece a etiquetar, etiquete cuidadosamente y considere estos dos temas delicados. Si algo está fuera de lugar, uno de estos dos asuntos puede ser el culpable.

Marcar el texto

Después de planificar el contenido de su índice, está listo para empezar a etiquetar, como se indica a continuación:

1. Seleccione el término que desea indexar. En este ejemplo, seleccione la frase Insertar ficha en la primera línea del primer párrafo (. Como puede ver, el resaltado no incluye el espacio anterior ni la coma y el espacio que siguen a la frase.
2. Haga clic en la ficha Referencias y, a continuación, haga clic en Marcar entrada en el grupo Índice o pulse[Mayúsculas]+[Alt]+[x]. En Word 2003, seleccione Marcar entrada de índice en el menú Insertar. (Si este comando no está disponible en Word 2003, utilice el atajo de teclado o vea el comando Word 2003 a continuación.)
3. Haga clic en Marcar .

La etiqueta resultante se muestra en la .

Word identifica visualmente el texto etiquetado.

La etiqueta { XE «Insert tab» } es un campo especializado que incluye el texto marcado y atributos adicionales, tales como referencias cruzadas. En este sencillo ejemplo, no hemos cambiado ninguno de los valores predeterminados. No añadimos una referencia cruzada ni aplicamos ningún formato especial. Podrías tomar otras decisiones. En un documento con muchas referencias de ficha, es posible que desee que Tab sea la entrada principal e Insertar una subentrada. Es posible que desee hacer ambas cosas, y si lo hace, es posible que las referencias cruzadas estén en orden.

Añada una segunda etiqueta de índice marcando las galerías en la primera línea, como se muestra en la . Esta vez, reemplace las galerías con galería en el control de entrada principal y luego haga clic en Marcar todas.

Puede etiquetar un término y modificar la entrada.

Como puede ver en la , la etiqueta contiene la palabra galería en lugar de galerías. Aunque la galería es la entrada del índice, el índice hará referencia a las ubicaciones de las galerías. Además, al hacer clic en Marcar todo, se etiquetaron todas las instancias de las galerías de términos en el documento, excepto en el índice y los encabezados.

La segunda etiqueta es diferente.

Ahora, veamos una entrada más compleja – Estilos rápidos en el segundo párrafo. En la terminología de Word, Quick Styles es una galería. Como tal, sería razonable incluir dos entradas: una para Quick Styles, y otra para la galería.

• { XE «Quick Styles» \N – «Ver también la galería» } Haga clic en Referencia cruzada en la sección Opciones y añada el texto Ver también galería para añadir una referencia cruzada a la galería para la entrada principal Estilos rápidos. La bandera denota una referencia cruzada.
• { XE «gallery:Quick Styles» } Introduzca la galería como el texto de la Entrada Principal y los Estilos Rápidos como el texto de la Subentrada para introducir Estilos Rápidos como una subentrada a la galería.

La figura F muestra el resultado de añadir dos etiquetas de índice:

Se puede marcar el mismo texto para crear subentradas y referencias cruzadas.

Comando Word 2003

Si sigue utilizando Word 2003 y el comando Marcar entrada de índice no está en el menú Insertar, puede utilizar el método abreviado del teclado para abrir el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, o añadir el comando al menú Insertar como se indica a continuación:

1. Seleccione Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.
2. Asegúrese de que la Barra de menús esté marcada en la lista de Barras de herramientas (es una opción predeterminada, por lo que debe estar marcada.
3. Haga clic en la ficha Comandos.
4. En la lista Categorías, haga clic en Todos los comandos.
5. En la lista Comandos, seleccione MarkIndexEntry y arrastre el comando al menú Insertar.
6. Arrastre el icono del comando a la ubicación donde desea que aparezca el comando en el menú y suéltelo.
7. Cierre el cuadro de diálogo Personalizar.

Generar el índice

Hay varios términos y frases que podríamos indexar en este breve documento, pero sigamos adelante y generemos un índice.

Posicione el cursor al final del documento (probablemente agregará una nueva página a su documento. En el grupo Insertar (aún en la ficha Referencias), haga clic en Insertar índice. En Word 2003, seleccione Referencia en el menú Insertar y luego seleccione Índice y Tablas. Los ajustes predeterminados son adecuados para la primera ejecución, pero cambie las Columnas a 1, como se muestra en la .

Generar un índice de una columna.

Encontrará un índice de una columna, similar al que se muestra en la , que es más fácil de probar y editar. El índice incluye sus entradas etiquetadas y el número de página en el que aparecen. El índice también inserta automáticamente un salto de sección. (He añadido la etiqueta de índice, no Word.)

El índice es el resultado de sus etiquetas.

Las entradas están en orden alfabético. La primera entrada, galería, se encuentra en la página 1 pero también tiene una subentrada, Estilos Rápidos. La entrada principal para la entrada de Quick Styles tiene una referencia cruzada a la galería. Recuerde ser consistente. Por ejemplo, si marcó otra galería, como la galería Estilos, querrá añadirla a la entrada de la galería como subentrada y cruzar la entrada de la galería en la entrada principal Estilos. La consistencia es la clave para generar un índice legible y útil.

Modificar el índice

A menos que usted sea un maestro de índices o esté indexando un documento simple con sólo unas pocas entradas, lo más probable es que no haga las cosas bien la primera vez. Por ejemplo, puede que haya notado que la entrada principal de Quick Styles tiene una referencia cruzada pero no un número de página. Si revisa la , notará que puede agregar un número de página de una referencia cruzada en la misma etiqueta, pero no en ambas. Necesita otra etiqueta para incluir un número de página para la entrada principal de Estilos rápidos.

No puede modificar el índice directamente. En su lugar, modifique la etiqueta de índice en cuestión o añada una nueva. A continuación, genere un nuevo índice. En este caso, añada una etiqueta de entrada principal para Estilos rápidos resaltando Estilos rápidos en el documento y añadiendo una etiqueta de entrada principal como se muestra en la . Después de cerrar el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, genere un nuevo índice. No tiene que preocuparse por la posición; Word reemplazará el índice existente. Cuando Word le pida que confirme esta acción, haga clic en Aceptar. En el índice resultante, Quick Styles tiene un número de página y una referencia cruzada.

Una entrada principal puede tener un número de página y una referencia cruzada.

Extras

Has aprendido mucho, pero hay mucho más. Hay varias opciones que puede utilizar para crear un índice más avanzado. Por ejemplo, puede crear una segunda subentrada separando el texto con un carácter de dos puntos (:. Las entradas de tercer nivel (y más) rara vez son necesarias, pero Word le permitirá crear tantos niveles como necesite.

Puede formatear las entradas de varias maneras:

• En el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, utilice las opciones de formato de número de página para dar formato a los números de página.
• En la etiqueta, aplicar formatos al texto de entrada.
• En la etiqueta, use banderas (que mencionaré a continuación.

Hay varias banderas que puede insertar en la etiqueta para obtener más control:

• Usa \b para poner en negrita la entrada.
• Usa»I» para poner en cursiva la entrada.
• Úsalo para agregar una referencia cruzada.
• Utilice \r para hacer referencia a un marcador (que no hemos cubierto en este artículo. Puede utilizar este indicador para crear un rango de páginas.

El cuadro de diálogo Marcar entrada de índice tiene un botón en la parte inferior llamado AutoMark. Usará este botón para crear un índice de concordancia (que no se trata en este artículo.

No es necesario cerrar el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice cada vez que se marca una entrada, lo que sería tedioso. Deje el diálogo abierto mientras resalta los términos. Si el control de la Entrada Principal no se actualiza con el nuevo texto, haga clic dentro del control. Después de que el control muestre el nuevo texto, establezca las opciones necesarias y haga clic en Marcar o Marcar todo. Repita la marcación hasta que haya terminado.

A continuación, cierre el cuadro de diálogo.

Utilice la opción Mostrar/Ocultar en el grupo Párrafo de la ficha Inicio para ocultar y mostrar las etiquetas de índice, según sea necesario.

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