Construir una oficina efectiva de planta abierta requiere más que poner a los empleados en una habitación grande con escritorios de pie. A continuación se presentan las mejores prácticas y los riesgos potenciales que toda empresa debe comprender al crear un espacio de trabajo abierto.
David Galownia, CEO y Presidente de Slingshot (una empresa de desarrollo de software con sede en Louisville, KY), comparte las lecciones del proyecto de su compañía de diseñar una oficina de planta abierta que incremente la colaboración de los empleados, la productividad y la satisfacción en el lugar de trabajo.
Los planos abiertos han estado de moda en los últimos años, pero definitivamente hay una manera correcta y otra incorrecta de hacer las cosas. Hablé con David Galownia, CEO y Presidente de Slingshot, una compañía de desarrollo de software y productos basada en móviles con sede en Louisville, KY, que recientemente se mudó a una nueva oficina con un plano abierto. Hablé con él y con varios miembros del equipo de Slingshot sobre las lecciones que aprendieron al construir un plano abierto que aumenta la colaboración, pero también respeta la privacidad de los empleados.
Bill Detwiler: Recientemente se mudó a un nuevo edificio y en el proceso cambió de oficinas individuales a un plano abierto. ¿Por qué hiciste el cambio?
David Galownia: Con muchos de nuestros proyectos, traemos a nuestros clientes directamente a nuestra oficina. Colaboramos con ellos. Cuando estamos desarrollando, en realidad traemos personal de desarrollo de nuestros clientes a nuestra oficina, trabajamos con ellos también, y hay mucha comunicación. Así que, teníamos oficinas cerradas, y antes, cada uno tenía su propia oficina, lo que era bueno, creo, hasta cierto punto. Es muy tranquilo y tranquilo, y todo eso, pero creo que para facilitar más la comunicación, tener una oficina abierta tenía mucho sentido.
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Bill Detwiler: ¿Cuáles fueron algunos de los desafíos a los que se enfrentaron durante el proceso?
David Galownia: La cosa número uno en la que, en realidad, no pensabas mucho, en la que nosotros no pensábamos iba a ser un problema, era la distracción visual. Así que, ya sabes, piensa en una oficina abierta. Siempre pensé que el ruido iba a ser lo más importante, y tenemos una máquina de ruido blanco aquí, y eso ayuda mucho. Y la gente ha expresado: «Oye, tengo los auriculares puestos y está bien. El ruido no me molesta», así que es realmente lo visual.
Si lo piensas, si estás sentado allí, si la gente está caminando, o si estás en un extremo de la oficina, y si estás demasiado abierto, y puedes ver todo el camino hasta el otro extremo de la oficina, te vas a distraer si algo está pasando aquí, incluso si no puedes oírlo.
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Rachel Foster: Terminamos consultando con un practicante de Feng Shui. Como equipo, dibujamos un mapa del nuevo espacio, y empezamos, como tratar de colocar objetos y dibujar en ellos lo que pensábamos, pero rápidamente nos dimos cuenta de que necesitábamos un poco de ayuda. Aunque hacemos experiencia de usuario en el lado del software, necesitábamos ayuda en la experiencia de usuario desde un punto de vista espacial. Trabajamos mucho con el color, y todos los colores de la pintura, y luego cómo queríamos conectar a tierra el espacio. Verás mucho negro por todo el espacio, para ayudar a poner a tierra todos los colores brillantes.
Sunny Gulati: Pusimos un plano de toda el área, y empezamos a dibujar con pequeñas cosas de pizarra, y cuando a Dave se le ocurrió la idea de»Y aquí es donde van a estar los cubos», o no los cubos, los espacios de trabajo van a estar, me gustaría ponerlos todos, y recortar pequeños muebles para ver cómo encajan. Luego pegué con cinta adhesiva los lados de mi nueva oficina en mi oficina actual, para ver si podía mover todas mis cosas allí y ver si todo eso encajaba. Hay una cosa en mi cabeza que se hace realidad, y mira cómo encaja.
Bill Detwiler: Ahora, ¿qué consejo le daría a otras compañías que podrían estar considerando un plano abierto?
David Galownia: Mueva algo más delante de alguien si necesita más distracción visual. Trajimos plantas que eran más altas, para romper algo de lo visual. Movimos el espaciamiento de las paredes. Nuestros escritorios, ya sabes, fueron diseñados de cierta manera para empezar, pero todo eso cambió, ¿sabes? Porque la gente podría fácilmente tomarlos y moverlos. Así que creo que es muy importante. Estoy muy contenta de que tengamos un gran espacio abierto. Tenemos paredes, pero todo es movible, y eso nos permitió afinarnos en un espacio donde todo el mundo podía estar contento, los diseñadores, los desarrolladores, nuestros chicos que trabajan en la nube, todo.
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Tómate tu tiempo. Asegúrate de hacerlo bien. No sienta que necesita apresurar todo, y no sienta que ya está hecho cuando está hecho. Dese muchas oportunidades donde pueda cambiar las cosas si es necesario. Sabes, puedes mover las cosas. No estés tan atado que pongas todos tus esfuerzos en este diseño inicial y boom, entonces estás acabado.
Creo que, con muchas cosas, incluso con el software, cuando diseñamos software, es iterativo. Creo que hacer que tu espacio de oficina también sea iterativo. La otra cosa que diría es, ya sabes, hablar con todo el mundo. Asegurándose de que escuchas las preocupaciones de todos, todos saben por qué estás haciendo lo que estás haciendo. Trate de obtener la mayor cantidad de información posible e incorporarla a su oficina. Ya sabes, para que todo el mundo pueda al menos tener una pieza que les emocione mucho y a la que hayan contribuido.
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