Echa un vistazo a estos consejos sobre cómo utilizar con éxito la gestión de aprovisionamiento en tus proyectos. Además, dos expertos comparten sus experiencias sobre lo que simplifica el proceso de adquisición para sus negocios.
La gestión de las adquisiciones es fundamental para el éxito de la gestión de proyectos y, sin embargo, algunos directores de proyectos no están familiarizados con esta práctica, o tal vez se sienten intimidados por lo que parece ser un proceso desalentador. Estos son los principios básicos de la gestión de aprovisionamiento que debe conocer.
¿Qué es la gestión de compras?
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La gestión de las adquisiciones es la práctica o el proceso de adquirir productos o servicios de un proveedor externo con el fin de iniciar o mantener operaciones comerciales. La adquisición implica, como mínimo, el proceso de determinar las necesidades, investigar las opciones, solicitar información, cotizaciones y propuestas a los proveedores, así como la selección final, las aprobaciones, el procesamiento de las órdenes de los proveedores y el pago y todas las actividades subsiguientes hasta el cierre del proyecto.
Las adquisiciones son comunes en el mundo de la gestión de proyectos, donde hay procesos formales que se han establecido e identificado en el Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos (PMBOK. La gestión de las adquisiciones es un área en la que cada vez se presta más atención, ya que cada vez son más las empresas que recurren a la contratación externa debido a los beneficios que se derivan del ahorro de costes, la disminución de la carga administrativa, el aumento de la eficiencia y la mejora del acceso a los expertos externos.
De acuerdo con el pronóstico de IDC sobre las compras mundiales a partir de junio de 2019, se espera que el mercado de software de compras alcance los 5.600 millones de euros en 2020. De hecho, los analistas de IDC señalan que «el aprovisionamiento es el segundo mayor contribuyente de ocho mercados de aplicaciones dentro del mercado ERM[Enterprise Risk Management]».
VER: Entender el papel del Primer Ministro en la gestión de compras (ConsejoTecnologico.com)
Cuatro fases del proceso de adquisición
- Planificar los aprovisionamientos: Elaborar un plan de gestión de las adquisiciones que identifique todos los requisitos y detalles necesarios.
- Ejecute el plan: Envíe a los proveedores solicitudes de información (RFI), solicitudes de ofertas (RFQ) y solicitudes de propuestas (RFP), entre otras cosas. Durante esta fase, evalúe toda la información del proveedor en relación con el plan de gestión de adquisiciones y los requisitos, así como los objetivos generales del proyecto. Después de la evaluación, seleccione los productos o servicios de un proveedor. RFIs: Este es el primer conjunto de solicitudes de los proveedores y es un paso inicial para explorar los requisitos del proyecto, las necesidades de adquisición y las ofertas de los proveedores. Se trata de una petición y un formato amplio, pero sencillo.RFQs: Una vez que los requisitos específicos del proyecto/adquisición están claramente identificados y documentados, las peticiones de oferta se envían a los proveedores para determinar cuáles pueden cumplir con los requisitos, así como para solicitar un precio específico, que es una parte importante: Las empresas a menudo envían a los proveedores una solicitud de propuestas e incluyen información sobre cuestiones específicas que están tratando de resolver, o sobre objetivos de proyectos. Los vendedores utilizarán esta información para vender a la empresa sobre su producto o servicio en relación con esas necesidades. Este es un documento mucho más completo y deja a los proveedores una gran flexibilidad para personalizar sus respuestas y soluciones. Las RFP son ampliamente utilizadas.
- Controlar y supervisar las adquisiciones: El proceso de control de las adquisiciones debe iniciarse para gestionar la relación con los proveedores, supervisar y evaluar todos los aspectos de las ofertas de los proveedores y realizar los cambios necesarios.
- Cierre el aprovisionamiento: Una vez que los productos o servicios del proveedor son aceptados en su totalidad, los aprovisionamientos del proyecto pueden cerrarse oficialmente.
VER: Política de ética: Relaciones con los proveedores (Tech Pro Research)
Consejos para lograr una gestión exitosa de las adquisiciones
Cada organización desarrolla sus propias políticas y procedimientos internos cuando se trata de proyectos y adquisiciones; sin embargo, estos consejos de gestión de adquisiciones pueden aplicarse a todas las empresas.
- Desarrollar una clara comprensión de todos los objetivos y desafíos únicos
- Centrarse en las capacidades de los proveedores y en la forma en que sus soluciones ayudarán a alcanzar los objetivos y a superar los obstáculos.
- Resistir la tentación de sopesar las decisiones finales basándose únicamente en el costo
- Asegúrese de que las soluciones no sean sólo a corto plazo (a menos que ese sea el objetivo principal); la sostenibilidad y el apoyo futuro también son factores a tener en cuenta.
Los expertos en adquisiciones comparten lo que funciona para sus empresas
Greg Tennyson, Director de Adquisiciones de una compañía global de cuidado de la visión, dice:
Rendi Miller, Directora de Viajes y Compras de Splunk, una de las principales plataformas de inteligencia operativa, dice:
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En artículos futuros, entraremos en más detalles sobre RFIs, RFQs, y RFPs. Comparta sus ideas sobre la gestión de adquisiciones en la discusión del artículo.
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