He aquí cómo lidiar con cuatro situaciones que tienen más probabilidades de crear noches de insomnio y nervios desgastados para los líderes de proyectos.
Algunos de los mayores factores estresantes del proyecto de TI están bajo el control de un líder de proyecto, mientras que otros pueden no estar completamente bajo su control, lo que los hace mucho más difíciles de resolver. He aquí sólo un puñado de los tipos de factores estresantes que pueden llegar a la cima de la lista. Se sorprenderá al descubrir cuántos de estos factores estresantes están parcial o totalmente bajo su control. Ha habido días en los que he escuchado a profesionales de proyectos (incluida la empresa actual) quejarse de los siguientes temas:
1. Un jefe que no puede decir no a nuevos proyectos
En lo que respecta a los proyectos de TI, los plazos de entrega de los proyectos compiten entre sí, y a menudo. Pero cuando esto se convierte en algo permanente porque su jefe simplemente no reconoce su necesidad de decir que’sí’ no está funcionando, es un factor de estrés importante. Mientras se ven bien para su jefe, su ganancia se convierte en su dolor y es innecesariamente problemático. ¡Aguanta, sin embargo! Antes de culpar a su jefe, es importante que se pregunte si es consciente de que su carga de trabajo es inmanejable. Asegúrese de tener esta conversación y sea honesto acerca de por qué esto es un problema, no trate de ser un mártir – es una historia que rara vez termina bien. Si usted ya ha tenido este diálogo y su jefe simplemente no muestra consideración, es posible que necesite encontrar una nueva forma de presentarles el problema, y tal vez también ofrecerles posibles soluciones.
- No lo posponga; antes de ir demasiado lejos en cada proyecto, destaque todos los puntos de riesgo, incluyendo la mayor posibilidad de fracaso, y pídales que establezcan sus prioridades. Discuta precisamente por qué y en qué casos una sobrecarga terminaría en fracaso para las partes interesadas – nadie quiere ese resultado.
- Ponte en su lugar; piensa en lo que alguien podría decirte si fueras el jefe que podría hacerte sentarte y tomar nota.
- Exprese sus puntos de una manera que tendría sentido si se le presentara a usted. En última instancia, tu fracaso también se refleja en ellos, y tal vez esto sea lo único que les ayude a reconocer que es mejor para todos si también aprenden a decir que no. Si usted tiene éxito, ellos también lo tienen.
2. Recursos insuficientes para realizar el trabajo
Las restricciones presupuestarias, la escasez de recursos e incluso la falta de comprensión o de conciencia, entre otras cosas, pueden obstruir su capacidad para obtener las herramientas que pueda necesitar para gestionar adecuadamente los proyectos. Esto también puede conducir a soluciones manuales innecesarias, tiempo desperdiciado y metas y expectativas poco realistas.
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Tómese su tiempo para entender exactamente qué tecnologías u otras herramientas son necesarias para ayudarle a hacer mejor su trabajo. Identificar cualquier ahorro de tiempo y costos o cómo mejorará la calidad de los productos a entregar. Si usted no conoce esta respuesta, es casi imposible lograr que la gerencia la apruebe. Esté preparado para describir cómo cualquier gasto es una inversión en el futuro de un proyecto de TI. Las empresas rara vez quieren gastar dinero en tecnologías o recursos a menos que puedan ver una recaptura bastante rápida de los costos o justificarlo a través de una necesidad continua. Esto es particularmente importante para las empresas más pequeñas con fondos limitados u organizaciones más grandes que ya han invertido un gran capital en las tecnologías existentes.
3. Aparecen nuevas amenazas a la seguridad
Los proyectos de TI siempre están a la vanguardia cuando se trata de amenazas externas, especialmente amenazas a la seguridad. «Ransomware está de moda en este momento», dijo Mike Davis, Director Técnico del proveedor de soluciones de seguridad CounterTack. «Sale en las noticias de la noche a las 22:00. Hasta tu madre podría habértelo dicho. Los directores de sistemas de información, los directores de tecnología de la información y cualquier persona que trabaje en el área de TI se enfrentan a esta amenaza. Pero, ¿deberías estarlo? ¿Es un riesgo real para su proyecto de TI?»
Davis cree que dar prioridad a los riesgos es un tema extremadamente malentendido cuando se trata de proyectos de TI. «Aquí está el enfoque actual que la mayoría de nosotros estamos tomando – hojas de cálculo Excel de lujo. Todos los hemos visto – la hoja de cálculo Excel con los colores rojo, verde y amarillo que le indican dónde está su riesgo. Se sigue lo que se aprendió en el pasado: primero se abordan las frutas que cuelgan poco y luego se perfora tan fuerte y rápido como se puede en los puntos críticos y altos», dijo. En su opinión, esta no es la forma correcta de abordar los problemas; explica que «le causa mucho más estrés a usted y a su personal de TI de lo que debería. Verá, los atacantes son oportunistas y peleones, pero nosotros, los CIOs, CTOs, etc., no parecemos trabajar en esas variables en nuestro mar de rojos y amarillos cuando administramos proyectos de TI». Davis se refiere a esto como el «problema de evaluación de riesgo único versus multivariable».
En el caso de las amenazas a la seguridad, Davis recomienda que los líderes de TI se pregunten a sí mismos y a sus equipos, «¿a qué tienen acceso los atacantes en términos de otras amenazas ahora que la amenaza ha sido explotada? Además, recomienda seguir la amenaza para determinar «ahora que el atacante está en el servidor de archivos, ¿qué amenazas pueden aprovechar? Dice que «este proceso no es difícil. No es demasiado complicado. No necesita un actuario para proporcionar un montón de algoritmos para calcular. Pero funciona y ayudará a que su proyecto de TI aborde los riesgos reales que importan». No te quedes en un modo reaccionario, no pienses sólo a la defensiva, piensa como la amenaza y no como la amenazada.
4. Cuando eres tu peor enemigo
Se ejerce una presión significativa sobre los departamentos de TI y los equipos de proyecto para que sigan el ritmo de los avances tecnológicos, lo que facilita que los líderes de proyectos de TI puedan esperar demasiado de sí mismos. Una vez más, el libro de los mártires rara vez termina bien.
- Manténgase en tierra y entienda sus límites. Tratar de ser todo para todos puede convertirte en tu peor enemigo. Esto es algo sobre lo que usted tiene control total, y no le sirve a nadie si comete errores porque se esparce demasiado delgado. Especialmente en TI, donde todo se está moviendo a un ritmo rápido, los líderes de proyectos necesitan priorizar y permanecer enfocados en lo que se requiere para evitar perderse en la maleza. Simplemente no se puede estar en todas partes todo el tiempo, ni todo para todos, es un mandado de tontos.
- Comprometerse a un equilibrio suficiente entre el trabajo y la vida privada. Este tema es muy conocido por muchos líderes de proyectos, especialmente en el campo de la TI. El ritmo apresurado de los proyectos de TI es común y puede hacer que sea casi imposible conseguir una buena noche de sueño o incluso tomar una porción del día libre. Si desea servir bien a las partes interesadas, los patrocinadores y los equipos de proyecto, tome descansos cuando sea posible, incluso si se trata de una caminata para despejar su mente y tomar un poco de aire fresco sin pensar en el trabajo. Regrese a casa a tiempo siempre que sea posible, y sepa cuándo»apagar» su mente y su teléfono y rejuvenecerse. Sí, esta es otra área en la que usted tiene control total sobre el resultado. Tome decisiones para detener el ruido, no deje que la decisión sea tomada por su jefe o peor aún – su médico.
- Asegúrese de reconocer los signos de agotamiento antes de que sea demasiado tarde. La mayoría de los líderes de proyectos comen, duermen y respiran de principio a fin, y aunque parezca admirable en la superficie, es más probable que se pongan al día en algún momento. La sobrecarga física y mental puede aparecer en los momentos más inoportunos dentro de un proyecto. El problema es que el riesgo no es sólo para el proyecto cuando esto sucede, sino que también tiene un costo para usted y su salud a través de dolencias relacionadas con el estrés. El agotamiento es demasiado común para los líderes de proyectos, especialmente con los proyectos de TI. Si no lo sabe, hable con otros líderes de proyecto sobre sus experiencias con esto, hay muchos que han estado allí. Ok, a riesgo de sonar como su familia o su médico, es necesario decir que tome medidas para reducir su estrés, hacer ejercicio adecuado, dormir, asegurarse de comer a tiempo, pedir recursos adicionales y ayuda, y saber cuándo debe decir»no» a su próximo proyecto. Usted no es bueno para las partes interesadas, los equipos, su empresa o usted mismo si se agota.
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Muchos de los factores estresantes mencionados no tienen que llegar a un punto preocupante. Como profesional de proyectos de TI, ha aprendido a solucionar problemas, anticiparse a los riesgos y desarrollar estrategias para mitigarlos. Estas son habilidades transferibles que pueden ayudarle a arreglar todos estos factores estresantes que he destacado, y más.
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